Arhivare documente: Ce obligatii au societatile comerciale potrivit Legii Arhivelor Nationale

Sunt societatile comerciale obligate sa respecte Legea nr. 16/1996 si care este baza legala?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Sunt societatile comerciale obligate sa respecte Legea nr. 16/1996 si care este baza legala?

Da, societatile comerciale trebuie sa respecte Legea nr. 16/1996 in masura in care sunt creatori si/sau detinatori de documente care intra in sfera legii.

Baza legala porneste din art. 1, unde Fondul Arhivistic National este alcatuit si din documentele create de organizatiile ... private economice, continua cu art. 4, care spune ca persoanele juridice creatoare si detinatoare de documente raspund de evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor , si se concretizeaza in art. 31 alin. (1), potrivit caruia persoanele juridice au obligatia de a infiinta compartimente de arhiva sau de a desemna persoane responsabile.

Care sunt obligatiile legale privind organizarea si pastrarea arhivei proprii?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Care sunt obligatiile legale privind organizarea si pastrarea arhivei proprii?

Concret, pentru arhiva proprie a societatii, legea impune un set minim de obligatii organizatorice:

• art. 8 alin. (1)-(2) cere gruparea anuala a documentelor in unitati arhivistice si intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva;
• art. 9 alin. (1) cere depunerea documentelor la depozitul arhivei creatorului in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire;
• art. 11 alin. (1) cere existenta unei comisii de selectionare;
• art. 12 alin. (1)-(2) cere pastrarea documentelor in conditii corespunzatoare, iar pentru persoanele juridice, in spatii special amenajate pentru arhiva.
  

  Agenda Fiscala a Contabilului 2026

  Vezi AICI detalii

  

  Cartea Verde a Contabilitatii 2026

  Vezi AICI detalii

  

  Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Editie revizuita

  Vezi AICI detalii
  
   

Totusi, asta nu inseamna ca toate documentele firmei se predau imediat la Arhivele Nationale. Art. 13 alin. (1) stabileste termenele de depunere spre pastrare permanenta: in principal, 20 de ani pentru documente fotografice si pelicule, 30 de ani pentru documente scrise si 50 de ani pentru documente tehnice. Iar art. 14 alin. (1) permite creatorilor/detinatorilor sa pastreze documentele si dupa expirarea termenului de depunere daca ele mai sunt necesare activitatii, cu aprobarea prevazuta de lege.

In ce conditii pot societatile comerciale presta servicii arhivistice si ce obligatii exista in situatii speciale?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: In ce conditii pot societatile comerciale presta servicii arhivistice si ce obligatii exista in situatii speciale?

A doua ramura trebuie separata clar: una este respectarea legii pentru arhiva proprie, alta este prestarea de servicii arhivistice pentru terti. Pentru aceasta a doua situatie, art. 19 alin. (1) este expres: operatorii economici pot presta servicii de pastrare, conservare, restaurare, legatorie, prelucrare arhivistica si utilizare a documentelor cu valoare practica numai dupa obtinerea autorizatiei de functionare de la Arhivele Nationale sau structurile lor teritoriale. Art. 19 alin. (2)-(3) mai cere cumulativ competenta profesionala, baza materiala si reguli interne de practica arhivistica, iar autorizatia este pe 3 ani. Arhivele Nationale publica si registrul operatorilor economici autorizati.

A treia ramura este dizolvarea, reorganizarea sau lichidarea. Aici baza legala expresa este art. 41, care obliga creatorii si/sau detinatorii de documente sa comunice in scris, in 30 de zile, Arhivelor Nationale sau serviciilor teritoriale documentele care atesta infiintarea, reorganizarea sau desfiintarea, precum si masurile luate pentru arhivarea documentelor, inclusiv la dizolvare sau lichidare potrivit Legii societatilor nr. 31/1990. Pentru faliment, art. 18 reglementeaza distinct preluarea documentelor cu valoare istorica si predarea, pe baza de contract, a anumitor documente cu valoare practica catre operatori economici autorizati.

A patra ramura este cea a documentelor electronice. Legea nr. 135/2007, in art. 1 alin. (2), spune expres ca activitatea de arhivare a documentelor electronice se realizeaza de creatorul ori detinatorul documentelor ca parte a obligatiilor ce ii revin potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996 sau de catre un furnizor de servicii de arhivare electronica, iar art. 2 prevede ca operatiunile de prelucrare arhivistica a documentelor electronice se fac cu respectarea Legii nr. 16/1996.

Care sunt riscurile si consecintele nerespectarii Legii nr. 16/1996?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Care sunt riscurile si consecintele nerespectarii Legii nr. 16/1996?

Pe partea de risc, legea 16/1996 are si sanctiuni exprese. Art. 34 spune ca nerespectarea dispozitiilor legii atrage, dupa caz, raspundere contraventionala, civila sau penala. Art. 36 califica drept contraventii, intre altele, neintocmirea nomenclatoarelor, nepredarea documentelor la arhiva proprie, neselectionarea la termen, neasigurarea conditiilor de pastrare, nepredarea la Arhivele Nationale la expirarea termenelor si incalcarea obligatiilor din art. 19. Iar art. 37 alin. (1)-(2) stabileste amenda de la 1.000 lei la 25.000 lei, aplicabila si persoanei juridice.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Prin urmare, da, societatile comerciale trebuie sa respecte Legea nr. 16/1996; nu doar institutiile publice intra sub logica legii. Pentru o firma obisnuita, nucleul obligatiei este organizarea si pastrarea arhivei proprii potrivit art. 4, art. 8-13 si art. 31. Daca firma vrea sa presteze servicii arhivistice pentru altii, intra suplimentar sub art. 19 si are nevoie de autorizare. Daca firma se reorganizeaza sau se inchide, intra si art. 41. Daca arhiva este electronica, se adauga si cerintele din Legea nr. 135/2007.