Arhivare facturi: Documentul care trebuie pastrat obligatoriu este fisierul XML semnat de ANAF!

Fisierul XML, singurul document oficial

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Fisierul XML, singurul document oficial

In contextul aplicarii sistemului national RO e-Factura, obligatia legala de arhivare vizeaza factura electronica in format XML validata de ANAF, respectiv fisierul descarcat din Spatiul Privat Virtual, care contine semnatura electronica a Ministerului Finantelor si indexul de incarcare. Acesta este singurul document cu valoare fiscala recunoscut de legislatia in vigoare.

Facturile primite de la furnizori pe e-mail in format PDF sau tiparite au exclusiv rol informativ. Ele nu substituie obligatia de a detine si arhiva fisierul XML validat de ANAF. In cazul facturilor emise de societate, arhivarea trebuie realizata tot pe baza fisierului XML transmis si validat prin SPV, nu a reprezentarii PDF generate din programul de facturare sau contabilitate. Reprezentarile PDF pot fi pastrate suplimentar, pentru uz intern, dar nu inlocuiesc documentul fiscal oficial.

Control fiscal: ANAF va solicita in mod expres fisierul XML semnat

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Control fiscal: ANAF va solicita in mod expres fisierul XML semnat

Factura electronica trebuie arhivata in format electronic, in conditii care sa asigure integritatea, lizibilitatea si accesibilitatea acesteia pe intreaga perioada de arhivare. In cazul unui control fiscal, ANAF va solicita in mod expres fisierul XML semnat, nu varianta PDF. Mentiunea este esentiala deoarece ANAF pastreaza fisierele in SPV doar pentru o perioada limitata, in prezent de aproximativ 60 de zile, ulterior responsabilitatea arhivarii revenind exclusiv emitentului si beneficiarului facturii.

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Atentie! In cazul facturilor emise de societate prin sistemul RO e-Factura, nu este suficient sa arhivati sau sa tipariti facturile in forma generata de programul de facturare fara indexul de incarcare si fara validarea ANAF.

Atentie la fisierul XML transmis si validat de ANAF!

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Atentie la fisierul XML transmis si validat de ANAF!

Din punct de vedere legal si fiscal, singurul document care are valoare de factura este fisierul XML transmis si validat de ANAF, disponibil in SPV, care contine semnatura electronica a Ministerului Finantelor si indexul de incarcare. Varianta PDF sau tiparita, emisa din programul intern, are exclusiv caracter informativ si nu tine loc de document justificativ in sens fiscal.

Prin urmare, pentru facturile emise de societate, obligatia de arhivare este indeplinita doar prin pastrarea fisierului XML validat si descarcat din SPV. Acesta trebuie arhivat electronic pe perioada prevazuta de lege, astfel incat sa poata fi pus la dispozitia organelor fiscale in cazul unui control.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Tiparirea sau arhivarea suplimentara a facturilor in format PDF, fara indexul de incarcare din SPV, este optionala si poate fi utila doar pentru uz intern, pentru o mai buna lizibilitate sau gestionare operationala, insa nu substituie arhivarea XML-ului validat.

In concluzie, nu este suficient sa arhivati sau sa printati facturile emise fara indexul de incarcare din SPV. Documentul care trebuie pastrat obligatoriu este fisierul XML semnat de ANAF, iar orice alt format are doar rol informativ.