Factura proforma reprezinta o componenta esentiala a procesului comercial, jucand un rol important in stabilirea si clarificarea detaliilor tranzactiilor viitoare intre vanzatori si cumparatori. Aceasta nu are caracter obligatoriu din punct de vedere legal si este emisa inainte de livrarea efectiva a bunurilor sau serviciilor. Prin intermediul facturii proforme, vanzatorul ofera o imagine detaliata a produselor sau serviciilor, inclusiv specificatii tehnice, cantitati, preturi unitare si totaluri.
In continuare veti afla ce este factura proforma, informatii utile despre emiterea ei, iar la final puteti consulta un studiu de caz practic.
Ce este factura proforma
O factura proforma este un document comercial care serveste drept oferta sau propunere pentru o tranzactie viitoare intre vanzator si cumparator. Este o versiune preliminara a unei facturi comerciale si este emisa inainte de livrarea reala a bunurilor sau serviciilor. Factura proforma ofera informatii detaliate despre costurile si termenii tranzactiei propuse.
In ce situatii se poate emite o factura proforma
Factura proforma poate fi emisa in diverse situatii si contexte comerciale. Iata cateva situatii comune in care se poate emite o factura proforma:
Inaintea livrarii de bunuri sau servicii: factura proforma este adesea emisa inaintea livrarii efective a bunurilor sau serviciilor. Aceasta ofera cumparatorului o imagine detaliata a costurilor asociate si a conditiilor tranzactiei propuse inainte de finalizarea comenzii.
Ofertarea in tranzactii comerciale: in cazul tranzactiilor comerciale complexe sau in procesul de licitatie, vanzatorii pot emite facturi proforme pentru a prezenta cumparatorilor o propunere detaliata. Acest lucru permite partilor implicate sa clarifice si sa negocieze termenii inainte de finalizarea tranzactiei.
Tranzactii Internationale: in comertul international, facturile proforme sunt adesea utilizate pentru a oferi cumparatorilor o estimare a costurilor totale, inclusiv costurile de transport, taxele vamale si alte cheltuieli asociate. Aceasta ajuta la evitarea neintelegerilor si la asigurarea unei intelegeri clare intre parti.
Solicitarea avansului: factura proforma poate fi emisa in situatii in care vanzatorul solicita un avans sau o plata partiala inainte de livrarea finala a bunurilor sau serviciilor. Aceasta ofera cumparatorului o baza clara pentru calcularea sumei de plata initiale.
In situatii speciale sau de urgenta: In cazurile in care tranzactia trebuie finalizata rapid, iar documentarea completa poate intarzia procesul, o factura proforma poate fi emisa in avans pentru a initia rapid procesul de achizitie.
Personalizarea sau productie la comanda: cand bunurile sau serviciile sunt personalizate sau produse la comanda, factura proforma poate fi emisa pentru a evidentia detaliile specifice ale comenzii. Aceasta ofera cumparatorului o privire detaliata asupra costurilor implicate in productie.
In negocieri comerciale preliminare: facturile proforme sunt utile in fazele de negociere comerciala, permitand partilor sa discute si sa ajusteze termenii si conditiile inainte de a emite o factura comerciala finala.
Factura proforma vs. factura fiscala
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Cartea Verde a PFA Contabilitatea si obligatiile fiscale
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
Factura proforma nu are aceeasi valoare legala ca o factura comerciala obisnuita. Ea serveste mai mult ca o declaratie de intentie si ofera cumparatorului o idee clara a costurilor implicate in tranzactie.
Iata principalele diferente intre ele:
Caracter legal
Factura proforma: este un document preliminar, o propunere sau o oferta emisa de catre vanzator catre cumparator. Nu are caracter legal obligatoriu si nu poate fi folosita pentru a justifica deducerea de taxe sau alte scopuri legale.
Factura fiscala: este un document legal recunoscut oficial de autoritatile fiscale. Factura fiscala confirma faptul ca bunurile sau serviciile au fost livrate sau prestate si este utilizata in scopuri fiscale si contabile. Este necesara pentru inregistrarea corecta a tranzactiilor si pentru respectarea regulilor fiscale.
Scop si utilizare
Factura proforma: este emisa in scopul oferirii unei estimari a costurilor si a conditiilor tranzactiei viitoare. Poate fi utilizata pentru a facilita negocierile si pentru a oferi cumparatorului o imagine detaliata inainte de finalizarea comenzii.
Factura fiscala: este utilizata pentru a documenta si justifica o tranzactie comerciala care a avut deja loc. Este esentiala pentru evidenta contabila, pentru calculul taxelor si pentru conformitatea cu cerintele legale.
Caracterul obligatoriu
Factura proforma: nu impune obligatii legale si nu stabileste drepturi sau obligatii intre parti.
Factura fiscala: este un document legal si constituie un instrument esential pentru colectarea taxelor si mentinerea transparentei in tranzactii.
Factura proforma: model de completare si continut
Este important de subliniat ca factura proforma serveste in primul rand ca o oferta sau un document informativ pentru cumparator, oferindu-i acestuia o privire de ansamblu asupra costurilor estimate. Pe de alta parte, factura fiscala reprezinta un document legal care atesta oficial o tranzactie si este folosita in scopuri contabile si fiscale.
Factura proforma trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente:
-
Datele furnizorului si ale clientului: Informatii complete despre ambii participanti la tranzactie, inclusiv adresele si detaliile de contact.
-
Descrierea produselor/serviciilor: O enumerare detaliata a bunurilor sau serviciilor oferite, cu specificatii, cantitati si preturi unitare.
-
Data: Data la care a fost emis documentul.
Studiu de caz util cu privire la factura proforma
Achizitie utilaj cu plata in avans pe baza de factura proforma
Intrebare: Societatea doreste sa achizitioneze un utilaj printr-un proiect. Furnizorul a prevazut in contract ca plata acestui utilaj sa se faca in patru transe: 25% avans, 50% la finalizarea productiei utilajului si emiterea facturii cu seria si nr. utilajului, iar 25% in termen de 30 de zile de la punerea in functiune. Pentru suma reprezentand avansul de 25% furnizorul a emis proforma.
Cum tratez inregistrarea acestei proforme? Ca si pe o factura fiscala? Tva este deductibila? Valoarea ei influenteaza rezultatul exercitiului trim. 3? Din punctul de vedere al profitului reinvestit se tine cont de valoarea din proforma?
Raspuns: Proforma nu se inregistreaza in contabilitate.
Potrivit art. 319 alin. (6) lit. a) si d) din Codul fiscal, persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, in urmatoarele situatii:
a) pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate;
d) pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b).
Potrivit art. 319 alin. (16) din Codul fiscal, persoana impozabila trebuie sa emita o factura pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
In baza acestor prevederi, furnizorul este obligat sa intocmeasca factura de avans, pentru suma avansurilor incasate, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care a incasat avansurile.
Pana la momentul primirii facturii de avans, nu puteti evidentia tva in contabilitate.
Plata avansului o puteti inregistra fie direct in contul 4093, fie in contul 473.
Plata unui avans nu genereaza cheltuieli, deci rezultatul fiscal al trimestrului 3 nu va fi influentat de avansul platit.
473/avans fara factura = 5121
Factura de avans:
% = 404
4093
4426
Stingerea obligatiei:
404 = 473/avans fara factura
Factura achizitie:
% = 404
2131
4093
4426
Plata rata 2:
404 = 5121
Plata rata 3:
404 = 5121
Potrivit art. 22 din Codul fiscal, facilitatea privind profitul reinvestit poate fi aplicata doar pentru activele achizitionate si puse in functiune. Societatea dumneavoastra a platit doar un avans, deci nu a achizitionat si nu a pus in functiune un activ, deci nu se poate aplica facilitatea privind profitul reinvestit.
Raspuns oferit in luna octombrie 2023 de catre specialistii site-ului Portalcontabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pexels.com
