Inventarierea elementelor de trezorerie: Concepte, etape si exemple practice

Trezoreria – concepte si conceptii

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Trezoreria – concepte si conceptii

Situatia fluxurilor de trezorerie este un document din cadrul situatiilor financiare ale exercitiului, avand ca principal obiectiv furnizarea catre utilizatori a informatiilor financiare privind incasarile si platile de mijloace banesti si echivalente de numerar ale entitatii pe durata exercitiului.

De asemenea, datele despre mijloacele banesti si echivalentele de numerar prezinta un interes major atat pentru utilizatorii interni ai informatiilor contabile, cat si pentru cei externi.

Aceste informatii, alaturi de alte date din rapoartele financiare, permit utilizatorilor sa aprecieze:

• modificarile in patrimoniul net al entitatii;
• situatia financiara a acesteia (inclusiv lichiditatea si solvabilitatea);
• capacitatea entitatii de a se adapta noilor circumstante economice si financiare.

Situatia fluxurilor de trezorerie le ofera utilizatorilor posibilitatea de a evalua:

a) suficienta mijloacelor banesti pentru desfasurarea operatiunilor din activitatile de exploatare, investitii si finantare;

b) capacitatea entitatii de a mentine un nivel adecvat al mijloacelor banesti fara atragerea acestora din alte surse;

c) abilitatea entitatii de a genera mijloace banesti necesare operatiunilor sale.

Conceptual, trezoreria poate fi analizata din doua perspective:

1. Din punct de vedere organizatoric, trezoreria este o componenta a structurii organizatorice a unei entitati, careia ii revin sarcini si atributii specifice. Acest departament angajeaza personal specializat si isi desfasoara activitatea pe baza unor proceduri si reguli bine stabilite.

Indiferent de denumire (departament, serviciu etc.), trezoreria are atributii principale precum:

• efectuarea de tranzactii pe piata valutara;
• realizarea de plasamente pe piata monetara (in titluri de stat, depozite etc.) pentru a genera venituri financiare suplimentare;
• documentarea si selectarea nevoilor de finantare;
• analiza serviciilor de cash management;
• efectuarea platilor catre furnizorii de bunuri si servicii.

Atributiile obisnuite ale unui trezorier includ:

• gestionarea eficienta a lichiditatilor si strategia de plasamente;
• finantarea activitatii prin credite interne si externe;
• relatia cu bancile si gestionarea riscurilor valutare si de devalorizare a monedei;
• previzionarea cash-flow-ului pe termen scurt si mediu;
• efectuarea de investitii pe termen scurt pentru surplusul de numerar;
• utilizarea hedging-ului.

In general, departamentele de trezorerie sunt specifice entitatilor cu cifra de afaceri mare, companiilor multinationale sau firmelor cu actionariat strain, care gestioneaza sume semnificative de numerar.

2. Din punct de vedere structural, trezoreria include totalitatea lichiditatilor monetare si echivalentelor de numerar disponibile pentru sustinerea platilor scadente.

Conform reglementarilor contabile in vigoare si Planului de conturi general, trezoreria cuprinde:

• investitii financiare pe termen scurt;
• valori de incasat;
• disponibilitati pastrate in conturi bancare;
• credite bancare pe termen scurt;
• numerarul si alte valori gestionate prin casieria unitatii;
• acreditive;
• avansuri de trezorerie.

Conform IAS 7, „Situatia aferenta fluxurilor de trezorerie” si reglementarilor contabile romanesti, trezoreria nu este definita explicit, dar include numerarul si echivalentele de numerar. Fluxurile de trezorerie reprezinta intrarile si iesirile de numerar si echivalente de numerar. Numerarul include disponibilul in casa si in conturile bancare, precum si depozitele la vedere. Echivalentele de numerar sunt investitii financiare pe termen scurt, foarte lichide, usor convertibile in numerar si supuse unui risc nesemnificativ de schimbare a valorii.

Inventarierea trezoreriei are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de trezorerie si a modului de gestionare a numerarului si echivalentelor de numerar.

Aceasta include inventarierea:

• investitiilor financiare pe termen scurt;
• valorilor de incasat;
• disponibilitatilor pastrate in conturi la banci;
• numerarului si altor valori gestionate prin casierie;
• acreditivelor;
• avansurilor de trezorerie.

Inventarierea investitiilor financiare pe termen scurt

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea investitiilor financiare pe termen scurt

Investitiile financiare pe termen scurt reprezinta titluri de valoare, cum ar fi actiuni, obligatiuni sau alte titluri de plasament, pe care entitatea le achizitioneaza pentru o perioada scurta de timp, de regula sub un an.

Aceste titluri sunt procurate in scop investitional sau speculativ:

• fie pentru a fi vandute in momentul in care valoarea lor creste, in vederea obtinerii de venituri financiare din diferentele de pret (cum este cazul actiunilor);
• fie pentru a realiza venituri financiare din dobanzi (in cazul obligatiunilor);
• fie pentru a fi anulate (in situatia obligatiunilor proprii rascumparate).

Investitiile financiare pe termen scurt includ urmatoarele categorii principale:

a) Actiuni:

Sunt titluri de valoare care confera detinatorului drepturi de proprietate asupra unei parti din capitalul unei entitati.

Acestea sunt achizitionate in scop speculativ, fiind vandute atunci cand pretul lor de piata creste, generand venituri financiare din diferentele de pret.

b) Obligatiuni:

Sunt titluri de creanta emise de companii, guverne sau alte entitati, care garanteaza detinatorului o anumita dobanda. Investitiile in obligatiuni permit entitatilor sa obtina venituri financiare din dobanzi.

In cazul obligatiunilor proprii rascumparate, acestea pot fi anulate pentru a reduce datoriile entitatii.

c) Alte titluri de plasament:

Sunt alte instrumente financiare cu lichiditate ridicata, achizitionate pentru o perioada scurta, cum ar fi fondurile mutuale sau alte instrumente financiare structurate.

Aceste investitii financiare pe termen scurt se regasesc in contabilitate in conturile din grupa 50 „Investitii pe termen scurt”.

2.1. Inventarierea depozitelor pe termen scurt, cu durata initiala de pana la un an inclusiv

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Venituri impozabile si neimpozabile la calculul impozitului pe profit

Vezi AICI detalii

Aceste investitii financiare pe termen scurt sunt prezentate in contabilitate cu ajutorul contului 508 „Alte investitii pe termen scurt si creante asimilate”.

Depozitele la termen reprezinta „depozite netransferabile care nu pot fi transformate in numerar inainte de un termen fix prestabilit sau care pot fi transformate in numerar inainte de termenul convenit numai daca detinatorul plateste penalitati. Produsele financiare care sunt reinnoite automat la scadenta trebuie sa fie clasificate in functie de scadenta cea mai apropiata in timp.

Disponibilitatile banesti sub forma depozitelor pe termen scurt constituite la banci sau la unitatile Trezoreriei Statului se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de acestea cu cele din contabilitatea entitatii.

Comisia de inventariere, in vederea indeplinirii misiunii sale, va verifica situatia contului de depozit, pe baza extrasului de cont, cu datele inscrise in contabilitate din punctul de vedere al realitatii soldurilor, precum si din punctul de vedere al exactitatii calculelor privitoare la dobanda, in vederea constatarii prezentei eventualelor erori de inregistrare sau de calcul.

Contestarea acestor erori trebuie, insa, formulata in termen de o luna de la data asa numitei aprobari in principiu a extrasului de cont, sub sanctiunea decaderii, dupa expirarea termenului de o luna operand o prezumtie absoluta de acceptare a tranzactiilor.

Pe scurt, Comisia de inventariere va realiza urmatoarele:

• Verificarea situatiei contului de depozit: Compararea soldului din extrasul de cont cu soldul inscris in contabilitate, pentru a confirma realitatea si exactitatea soldurilor.
• Verificarea dobanzilor: Analiza exactitatii calculelor privind dobanzile aferente depozitelor.
• Identificarea erorilor: Constatarea eventualelor erori de inregistrare sau calcul si raportarea acestora.

In ceea ce priveste inventarierea depozitelor constituite in valuta se vor avea in vedere precizarile pct. 304 alin. (3) si (4) din O.M.F.P. nr. 1.802/2014, care precizeaza urmatoarele:

- La finele fiecarei luni, disponibilitatile in valuta si alte valori de trezorerie, cum sunt titluri de stat in valuta, acreditive si depozite in valuta se evalueaza la cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ultima zi bancara a lunii in cauza.

- Diferentele de curs inregistrate se recunosc in contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

Astfel, depozitele bancare constituite in valuta inventariate se vor evalua la cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ultima zi bancara a lunii in cauza.

Ca documente justificative necesare:

- Extrasul de cont emis de banca la care este constituit depozitul in valuta;

- Contractul de depozit sau alte documente similare care confirma conditiile depozitului (scadenta, rata dobanzii, eventualele penalitati pentru retragere anticipata);

- Note interne sau alte documente contabile aferente dobanzilor acumulate pana la data inventarierii.

2.2. Inventarierea si evaluarea titlurilor de natura datoriei, participatiilor si actiunilor/ unitatilor ale fondurilor de investitii

Inventarierea plasamentelor in imobilizari financiare se efectueaza pe baza documentelor originale care atesta detinerea acestora, precum registrul actionarilor, documente care au stat la baza achizitiei sau primirii cu titlu gratuit, contracte de depozit, sau a confirmarilor cu emitentii, cu respectarea legislatiei in vigoare.

Inventarierea plasamentelor financiare se efectueaza intocmindu-se liste separate pentru plasamentele detinute in cadrul grupului, plasamentele in imobilizari financiare cotate pe piete reglementate si necotate si pe categorii de instrumente financiare, precum titluri de stat si bonuri de tezaur, obligatiuni emise de autoritati ale administratiei publice locale, actiuni si alte participatii cu randament variabil sau asimilat acestora pe o piata reglementata, imprumuturi pe termen lung, investitii in unitati de fond, alte instrumente financiare etc.

In listele de inventariere in care sunt inscrise titlurile pe termen scurt se vor mentiona urmatoarele: denumirea emitentului, contractul, valoarea contabila, valoarea neta contabila, data achizitiei, data scadentei, valorile rezultate din evaluarile in conformitate cu reglementarile contabile, dobanzile de incasat.

Listele de inventariere a plasamentelor financiare necotate vor fi insotite de documentele care au stat la baza determinarii valorilor stabilite cu ocazia inventarierii, precum si a metodelor de determinare a acestora si ajustarilor de valoare calculate.

In cazul titlurilor pe termen scurt (actiuni si alte investitii financiare) care sunt admise la tranzactionare pe o piata reglementata O.M.F.P. nr. 1.802/2014 prevede la pct. 91 alin. (1) faptul ca acestea „se evalueaza la valoarea de cotatie din ultima zi de tranzactionare, iar cele netranzactionate, la costul istoric mai putin eventualele ajustari pentru pierdere de valoare”.

Astfel, asa cum rezulta din prevederile legale, in cazul titlurilor pe termen scurt cotate nu se vor constitui ajustari pentru pierderea de valoare.

Comisia de inventariere va stabili valoarea de inventar a titlurilor de valoare folosind preturile cotate pe o piata activa pentru acel titlu. Un titlu financiar are o piata activa daca pentru acel instrument sunt disponibile rapid si in mod regulat preturi cotate.

Exemplu:

O companie detine 1.000 de actiuni la o societate listata pe Bursa de Valori Bucuresti (BVB), achizitionate la un pret de 10 lei/actiune in luna martie. La finalul exercitiului financiar (31 decembrie), situatia este urmatoarea:

Detalii privind actiunile detinute:
Denumirea emitentului: SC Exemplu SA
Numar de actiuni: 1.000
Pret de achizitie (cost istoric): 10 lei/actiune
Valoarea totala la achizitie: 10.000 lei
Pretul de inchidere din ultima zi de tranzactionare: 12 lei/actiune

Evaluarea la valoarea de cotatie: Conform OMFP nr. 1.802/2014, titlurile cotate se evalueaza la pretul de inchidere din ultima zi de tranzactionare (valoarea de cotatie).

Valoarea de inventar se determina astfel:
Valoarea de inventar: 1.000 actiuni × 12 lei/actiune = 12.000 lei.

Inregistrari contabile:

Valoarea de inventar este mai mare decat costul istoric, deci nu este necesara constituirea de ajustari pentru pierderea de valoare. Diferenta favorabila intre valoarea de inventar si costul istoric nu se recunoaste in contabilitate, fiind doar o informatie pentru raportare.

In absenta unei cotatii de pret pe o piata activa, comisia de inventariere va folosi tehnici de evaluare. Valoarea de inventar a activelor financiare netranzactionate pe o piata activa este determinata, de regula, de evaluatori autorizati.

In cazul actiunilor necotate acestea, de regula, sunt evaluate in baza:

a) valorii capitalului propriu al societatii emitente (capitaluri proprii), conform ultimelor situatii financiare anuale

Aceasta metoda utilizeaza capitalurile proprii ale societatii, asa cum sunt prezentate in ultimele situatii financiare anuale, pentru a estima valoarea actiunilor.

Exemplu: Daca societatea are capitaluri proprii totale de 500.000 lei si emite 10.000 de actiuni, valoarea contabila a unei actiuni este de 50 lei/actiune.

b) metodelor de evaluare in conformitate cu Standardele Internationale de Evaluare (conform principiului valorii juste).

Metode utilizate frecvent:

• Metoda comparatiei de piata: Compararea cu actiuni similare tranzactionate.
• Metoda fluxurilor de numerar actualizate (DCF): Estimarea valorii viitoare a fluxurilor de numerar generate de societate, actualizate la valoarea prezenta.
• Metoda activului net ajustat: Ajustarea capitalurilor proprii pentru a reflecta valoarea justa a activelor si pasivelor.

In situatia actiunilor emise de societati in insolventa sau supuse unor proceduri similare sau cu capital propriu negativ, acestea vor fi trecute in listele de inventariere fie:

a) la valoarea zero

Aceasta abordare este utilizata daca:

• societatea emitenta nu are perspective de redresare;
• capitalurile proprii ale societatii sunt complet negative, fara active semnificative ce pot genera valoare;
• procedurile de insolventa sau reorganizare indica pierderea totala a valorii actiunilor pentru actionari.

b) fie la valoarea stabilita de un evaluator independent prin utilizarea unor metode de evaluare in conformitate cu Standardele Internationale de Evaluare

Daca exista indicii ca o parte din valoarea actiunilor poate fi recuperata, se utilizeaza metode de evaluare conform Standardelor Internationale de Evaluare (SIV), inclusiv:

• Metoda activului net ajustat: Ajustarea capitalurilor proprii pentru a reflecta valoarea justa a activelor si pasivelor.
• Estimarea valorii de lichidare: Determinarea valorii activelor disponibile dupa acoperirea obligatiilor catre creditori.

Actiunile emise de societatile aflate in procedura de lichidare judiciara, precum si cele aflate in incetare temporara sau definitiva a activitatii, sunt trecute in listele de inventariere cu valoarea zero.

Actiunile emise de societatile aflate in procedura de lichidare judiciara (de exemplu faliment) sunt intotdeauna trecute in listele de inventariere la valoarea zero, avand in vedere ca:

- procedura de lichidare presupune vanzarea tuturor activelor pentru a acoperi datoriile societatii;
- in majoritatea cazurilor, actionarii nu recupereaza nicio valoare din investitiile lor;
- activitatea societatii este incetata definitiv, iar activele reziduale sunt insuficiente pentru a genera valoare pentru actionari.

Pentru societatile aflate in incetare temporara a activitatii, valoarea actiunilor depinde de:

• capacitatea societatii de a-si relua activitatea si de a genera venituri;
• analiza activelor si pasivelor, pentru a stabili daca exista o valoare recuperabila.

Daca exista perspective de reluare a activitatii, evaluarea poate fi realizata de un evaluator independent, iar actiunile sunt trecute in listele de inventariere la valoarea determinata de acesta. Daca insa reluarea activitatii nu este probabila, acestea vor fi trecute la valoarea zero.

Investitiile financiare sub forma unitatilor de fond sunt evaluate in baza VUAN, calculat de catre administratorul de fond utilizand cotatii de inchidere pentru instrumentele financiare cotate.

Mai jos gasesti si explicatii amanuntite despre inventarierea valorilor de incasat, a disponibilitatilor in lei si valuta, a numerarului si a altor valori, precum si a acreditivelor. Vezi detaliile mai jos 

Inventarierea si evaluarea imprumuturilor

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea si evaluarea imprumuturilor

Cu ocazia lucrarilor de inventariere, entitatile trebuie sa evalueze si sa contabilizeze ajustarile pentru pierderile din creditare, conform propriilor politici contabile, in functie de riscul de credit.

Riscul de credit este riscul inregistrarii unei pierderi ca urmare a incapacitatii imprumutatului de a-si indeplini obligatiile; aceasta definitie include riscul ca debitorul sa nu isi poata indeplini obligatiile de plata (la timp si in suma totala) din orice motive: neplata, faliment etc.

Astfel, riscul poate fi generat de:

• Neplata: Intarzierea sau imposibilitatea de plata a ratelor datorate.
• Faliment: Intrarea debitorului in proceduri de insolventa sau faliment.
• Alte motive: Factori economici sau juridici care impiedica plata la termen si in cuantumul datorat.

Din documentele avute in vedere de comisia de inventariere in vederea stabilirii situatiei faptice, regasim ca inscrisuri probatoare:

• Contractele de credit: Documente care stabilesc termenii si conditiile imprumuturilor acordate.
• Extrasele de cont: Detalii despre platile efectuate si soldurile ramase.
• Graficele de rambursare: Planurile de plata detaliate, inclusiv ratele scadente si dobanzile.
• Documente suplimentare: Comunicari oficiale cu debitorii, decizii de restructurare sau de esalonare.

Atunci cand valoarea de inventar a imprumuturilor acordate este mai mica decat valoarea de intrare, se procedeaza la constituirea unei ajustari pentru pierderea de valoare a titlului respectiv.

Ajustarile sunt necesare pentru a reflecta riscul de nerecuperare a sumelor datorate si sunt calculate conform urmatoarelor principii:

1. Analiza riscului de credit individual: Evaluarea fiecarui imprumut pe baza istoricului de plata, situatiei financiare a debitorului si altor factori de risc.

2. Estimarea pierderilor: Calculul pierderii potentiale, utilizand metode precum:

- Valoarea prezenta a fluxurilor de numerar estimate a fi recuperate
- Valoarea de lichidare a garantiilor, daca exista.

3. Constituirea ajustarii:

Diferenta dintre valoarea contabila si valoarea estimata de recuperare reprezinta pierderea de valoare si se recunoaste in contabilitate prin ajustari.

In bilantul contabil, imobilizarile financiare, respectiv investitiile pe termen scurt, ca de altfel toate activele, sunt inscrise la valoarea contabila neta. In cazul acestei categorii de active, valoarea contabila neta este data de diferenta dintre valoarea contabila si marimea ajustarii pentru pierdere de valoare.

Exemplu:

O entitate acorda un imprumut de 100.000 lei, cu o rata anuala a dobanzii de 5%. La finalul exercitiului financiar se constata ca debitorul are dificultati financiare, iar estimarea este ca doar 60% din suma va fi recuperata.

Determinarea pierderii de valoare:

Valoare de intrare: 100.000 lei
Valoare estimata de recuperare: 60.000 lei
Pierdere de valoare: 100.000 lei – 60.000 lei = 40.000 lei

Constituirea ajustarii:

                                               6834    =     598  40.000 lei
„Cheltuieli financiare privind ajustarile  „Ajustari pentru pierderea de valoare a altor investitii pe termen scurt si creante asimilate”
pentru pierderea de valoare a activelor circulante”

Valoarea contabila neta in bilant: 100.000 lei – 40.000 lei = 60.000 lei.

Te confrunti cu neclaritati fiscal-contabile? Cei mai buni specialisti sunt acum la dispozitia ta, pregatiti sa iti raspunda la intrebari! Descopera serviciile de consultanta super-profesioniste pe care ti le ofera platforma DomeniulContabil.ro!

Inventarierea valorilor de incasat

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea valorilor de incasat

Contul 511 „Valori de incasat” este utilizat pentru inregistrarea instrumentelor financiare (cecuri, bilete la ordin, cambii etc.) depuse la banca pentru incasare. Inventarierea acestui cont este esentiala pentru a verifica daca valorile din contabilitate reflecta corect realitatea instrumentelor aflate in proces de decontare.

Inventarierea contului 511 urmareste:

• Confirmarea existentei si a valabilitatii instrumentelor financiare predate la banca.
• Verificarea corectitudinii inregistrarilor contabile.
• Identificarea diferentelor intre evidentele contabile si situatia reala (documente justificative, extrase bancare).
• Asigurarea unei raportari financiare corecte si conforme cu reglementarile contabile.

Etapele inventarierii

1. Pregatirea documentelor necesare

Comisia de inventariere trebuie sa colecteze urmatoarele documente:

• Borderourile de depunere la banca: Acestea sunt principalele documente justificative pentru instrumentele depuse. Contin informatii precum: numarul instrumentului (CEC/bilet la ordin), valoarea, data depunerii, termenul de scadenta, banca emitenta.
• Copii ale instrumentelor financiare: Confirma existenta si detaliile instrumentelor depuse.
• Extrase de cont bancare: Confirma incasarea instrumentelor depuse sau stadiul lor in procesul de decontare.
• Fisa scadentelor: Registrul intern al entitatii care reflecta termenii de scadenta si starea fiecarui instrument financiar.
• Notele contabile: Inregistrarile contabile care reflecta depunerea instrumentelor in contul 511.

2. Verificarea soldului contului 511

Se compara soldul contului 511 din evidentele contabile cu:

a) totalul sumelor inscrise in borderourile de depunere;

b) extrasele bancare care confirma stadiul procesarii instrumentelor financiare.

3. Verificarea valabilitatii instrumentelor financiare

Comisia de inventariere trebuie sa se asigure ca instrumentele financiare respecta conditiile de forma si fond:

- Corectitudinea datelor inscrise (emitent, beneficiar, valoare, scadenta, semnaturi).
- Termenii scadentei sa fie valabili.

4. Comisia de inventariere trebuie sa identifice starea fiecarui instrument:

Incasat: confirmat de banca prin extrasul de cont.

In curs de decontare: reflectat in borderele de depunere, dar fara confirmare de incasare.

Returnat de banca: din motive precum fonduri insuficiente sau neconformitate.

5. Identificarea diferentelor

Daca sunt constatate discrepante intre soldurile contabile si documentele justificative, acestea trebuie:

- documentate in procesul-verbal de inventariere;
- corectate prin inregistrari contabile, daca diferentele sunt justificate.

6. Raportarea rezultatelor. Intocmirea procesului-verbal

Procesul-verbal de inventariere trebuie sa includa:

a) Detaliile instrumentelor financiare inventariate:

• numarul total de instrumente;
• sumele corespunzatoare fiecarui instrument;
• starea fiecarui instrument (incasat, in curs de decontare, returnat).

b) Diferentele constatate:

• intre contabilitate si documentele justificative;
• motivele diferentelor (ex: erori de inregistrare, instrumente returnate de banca).

Recomandari:

• Ajustari contabile
• Masuri pentru evitarea unor discrepante viitoare.

7. Corectarea diferentelor

a) Instrumente returnate de banca

Se reclasifica instrumentele returnate in contul 413 „Efecte de primit de la clienti”.

Exemplu de inregistrare contabila:

                                       413  = 511
„Efecte de primit de la clienti” „Valori de incasat”

b) Ajustari contabile pentru erori
Daca diferentele sunt cauzate de erori contabile (ex.: inregistrari gresite ale sumelor sau instrumentelor inexistente): se corecteaza soldul contului 511.

Inventarierea disponibilitatilor in lei si valuta

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea disponibilitatilor in lei si valuta

Inventarierea disponibilitatilor detinute in conturi la banci sau Trezorerie se realizeaza prin concilierea soldurilor, in conformitate cu inregistrarile contabile din contul 512 „Conturi curente la banci” cu datele extrasului bancii. De obicei, reconcilierea cu banca se realizeaza in ultima zi bancara a lunii, precum si la data incheierii exercitiului financiar.

Abaterile constatate in timpul inventarierii sunt generate, de obicei, numai din cauza erorilor de contabilizare. De regula, daca lucrarile premergatoare inventarierii s-au derulat corespunzator, nu ar trebui sa existe diferente de inventar.

Cu ocazia inventarierii pot fi retratate si depozitele bancare pe termen de cel mult 3 luni care pot fi incluse in numerar si echivalente de numerar, in masura in care acestea sunt detinute cu scopul de a acoperi nevoia de numerar pe termen scurt, si nu in scop investitional.

Disponibilitatile banesti si alte valori similare in valuta se evalueaza in bilant la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar.

La finele fiecarei luni, disponibilitatile in valuta si alte valori de trezorerie, cum sunt titluri de stat in valuta, acreditive si depozite in valuta, se evalueaza la cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei din ultima zi bancara a lunii in cauza.

Inventarierea numerarului

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea numerarului

In vederea intocmirii situatiilor financiare, disponibilitatile in lei si in valuta din casieria entitatii se inventariaza in ultima zi lucratoare a exercitiului financiar, dupa inregistrarea tuturor operatiunilor de incasari si plati privind exercitiul respectiv, confruntandu-se soldurile din registrul de casa cu monetarul si cu cele din contabilitate.

Principalul obiectiv al efectuarii inventarierii numerarului il reprezinta verificarea realitatii sumelor detinute in casierie sub forma numerarului si a efectuarii verificarii corectitudinii inregistrarilor in contabilitate.

Casierii, la solicitarea comisiei de inventariere, vor prezenta comisiei de inventariere atat documentele cu privire la casa, precum si documentele justificative cu privire la gestionarea fondurilor care le-au fost incredintate, dar si toate registrele, evidentele, corespondenta si alte documente relevante.

La inventarierea casieriei se verifica existenta numerarului si a altor valori aflate in casa, prin inscrierea acestora in lista/listele de inventariere, precum si in procesul-verbal. Dupa stabilirea totalului, se confrunta soldul faptic al numerarului din casa cu soldul scriptic conform Registrului de casa si cu cel inregistrat in contabilitate.

Cu ocazia incheierii operatiunilor de inventariere se pot constata plusuri sau minusuri de casa. In practica, managementul entitatilor trebuie sa acorde o mare atentie acestor evenimente, care sunt o expresie a lipsei de profesionalism si pot constitui o premisa a unor actiuni frauduloase.

In cazul cand in casa se constata lipsa sau plus de numerar, in procesul-verbal de inventariere se arata suma constatata lipsa sau plus, precum si cauzele care au determinat aceasta situatie. In ambele cazuri se solicita casierului o nota explicativa in care sa relateze cauza aparitiei acestui plus sau minus de casa.

Sumele constatate in plus sau in minus se inregistreaza fie ca „Plus de casa”, fie ca „Minus de casa”, in functie de situatie.

Numerarul nejustificat cu acte de casa pentru incasare se considera plus de casa si se inregistreaza (se emite chitanta). In procesul-verbal de inventariere se va mentiona plusul constatat si numarul chitantei emise pentru plusul respectiv.

Daca diferenta reprezinta un minus de casa, casierul va fi obligat sa depuna imediat suma respectiva. Pentru suma depusa se va emite chitanta pe numele casierului, inscriindu-se la obiectul incasarii respectiv „Minus de casa constatat in ziua de ...”.

Daca diferenta in minus nu se depune de catre casier, in procesul-verbal de inventariere se va mentiona acest lucru.

In ambele cazuri, comisia de inventariere va prezenta conducerii entitatii rezultatele inventarierii in vederea luarii masurilor legale, inclusiv sesizarea organelor de urmarire penala in cazurile savarsirii unei infractiuni.

Elementele monetare exprimate in valuta trebuie evaluate si prezentate in situatiile financiare anuale utilizand cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Nationala a Romaniei si valabil la data incheierii exercitiului financiar. Diferentele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, intre cursul de schimb al pietei valutare, comunicat de Banca Nationala a Romaniei de la data inregistrarii creantelor sau datoriilor in valuta, sau cursul la care acestea sunt inregistrate in contabilitate si cursul de schimb de la data incheierii exercitiului financiar se inregistreaza la venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz.

Inventarierea altor valori

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea altor valori

Inventarierea altor valori (Timbre fiscale si postale, Bilete de tratament si odihna, Tichete si bilete de calatorie, Alte valori)

Inscrierea in listele de inventariere a marcilor postale, a timbrelor fiscale, a tichetelor de calatorie, a tichetelor de masa, a tichetelor cadou, a tichetelor de cresa, a tichetelor de vacanta, a bonurilor cantitati fixe, a biletelor de spectacole, de intrare in muzee, expozitii si altele asemenea se face la valoarea lor nominala, cu exceptia timbrelor cu valoare filatelica.

Pentru bunurile de aceasta natura, constatate fara utilitate (expirate, deteriorate), se intocmesc liste de inventariere distincte.

Inventarierea timbrelor filatelice se efectueaza potrivit procedurii elaborate in acest scop, de catre administratorii entitatilor care le au in evidenta.

Timbrele fiscale si postale sunt editate de o autoritate determinata (fiind in general destinate sa fie completate si validate) si au drept caracteristica reprezentarea unei valori conventionale superioare valorii lor intrinseci.

Timbrele sunt imprimate pe hartie, de obicei gumata, au desene si culori variate si poarta imprimata mentiunea valorilor lor si indicarea utilizarii careia ii sunt destinate. In aceasta categorie sunt:

- Timbrele postale, care sunt utilizate in mod normal pentru francarea corespondentei, prin plata anticipata a taxei postale. Timbrele de suprataxa pentru refacerea sau cresterea taxei postale pe scrisorile insuficient francate sunt clasificate de asemenea aici.

- Timbrele fiscale, destinate sa fie lipite pe documente foarte diverse: acte legale, documente si contracte comerciale, facturi si uneori chiar pe marfuri, in scopul de a justifica plata drepturilor sau taxelor fiscale al caror cuantum este indicat de valoarea reprezentativa a timbrului. Se clasifica aici si vinietele fiscale prezentate sub forma de benzi, etichete etc., care se lipesc pe anumite marfuri ca dovada a platii anticipate a taxelor speciale pentru aceste produse.

Inventarierea efectiva a documentelor banesti (bilete de tratament si odihna, vouchere de vacanta, tichete de masa, marci postale si timbre fiscale) presupune determinarea valorii, autenticitatii fiecarui document in parte si corectitudinii perfectarii lui si compararea totalurilor valorilor din listele de inventariere cu situatia scriptica din contabilitate.

Inventarierea presupune: gruparea documentelor banesti pe valori nominale; stabilirea numarului de documente pe fiecare valoare nominala in parte; calcularea valorii totale pe fiecare valoare nominala prin inmultirea numarului de documente banesti cu valoarea nominala, stabilindu-se totalul; compararea totalurilor obtinute cu situatia sintetica din contabilitate.

Inventarierea se efectueaza pe tipuri de documente, indicandu-se in lista de inventariere denumirea, numarul, seria si suma totala a acestora.

In ceea ce priveste tichetele si biletele de calatorie, cu ocazia efectuarii inventarierii se urmareste existenta depozitelor de bilete si de imprimate cu regim special cu care se gaseste incarcata gestiunea de casa, verificandu-se bilet cu bilet, carnetele de imprimate cu regim special incepute.

Pachetele de bilete si carnetele neintrebuintate se verifica fiecare in parte, desfacandu-se pachetele fara a se rupe sigiliul de control, asigurandu-se ca sigiliul este intact si ca in pachet nu sunt introduse bilete de valoare mai mica, bilete albe, bilete intrebuintate etc. Se vor verifica prin sondaj filele din carnete si biletele din pachete.

Lipsa unor imprimate cu regim special pe baza carora se incaseaza sume, nejustificata de catre casier, constituie lipsa in gestiune la pretul de vanzare a acelor imprimate si se suporta de gestionar.

Cand, din cercetarile efectuate, rezulta existenta unei infractiuni, raspunderea se stabileste potrivit legii penale.

Imprimatele cu regim special pe baza carora se pot incasa sume de bani, anulate, distruse sau pierdute din motive neimputabile casierului gestionar, sunt considerate fara valoare si se scot din evidenta. In aceasta situatie, constatarea anularii legitimatiilor si a celorlalte imprimate cu regim special pe baza carora se pot incasa sume de bani, efectuata de catre casier, se face de conducatorul entitatii.

Inventarierea „altor valori” se face in functie de procedurile adoptate de fiecare entitate.

Inventarierea acreditivelor

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inventarierea acreditivelor

Acreditivul documentar este un instrument care ofera vanzatorului un angajament irevocabil de plata si, in acelasi timp, ii ofera cumparatorului siguranta ca plata se va efectua numai in urma prezentarii documentelor ce atesta livrarea marfurilor/executarea lucrarilor/prestarea serviciilor, in stricta conformitate cu termenii si conditiile acreditivului.

Principalul avantaj al acestei modalitati de plata o reprezinta garantia pe care o ofera partilor implicate (exportator, importator, banci) in legatura cu apararea intereselor acestora in efectuarea platii.

Procedura consta in emiterea unui acreditiv in favoarea exportatorului (beneficiar) de catre banca importatorului (banca emitenta) la cererea importatorului (ordonator).

Acreditivele se supun Regulilor si Uzantelor Uniforme, Publicatia 600 (UCP 600) a Camerei de Comert International, Paris.

In baza acestor reguli, acreditivul documentar reprezinta „un aranjament intre un client si o banca care sa:

• efectueze o plata catre, sau la ordinul beneficiarului;
• sa plateasca sau sa accepte o cambie trasa de catre beneficiar;
• sa autorizeze o alta banca sa efectueze o astfel de plata;
• sa plateasca, sau sa accepte, sau sa negocieze cambii, contra documentelor solicitate, in conformitate cu termenele si conditiile stipulate in contract”.

Derularea platii prin acreditiv documentar implica parcurgerea urmatoarelor etape:

1. Incheierea operatiunii comerciale: cumparatorul (importatorul) si vanzatorul (exportatorul) convin prin contract termenii operatiunii comerciale si stabilesc ca modalitate de plata acreditivul documentar.

2. Cererea de deschidere a acreditivului documentar: importatorul (ordonatorul) cere bancii sale sa deschida un acreditiv in favoarea exportatorului (beneficiar), detaliind toate conditiile conform prevederilor contractului. Ordinul pentru deschiderea acreditivului se face pe baza disponibilului pe care ordonatorul il are deja in contul sau, sau pe baza unui credit pe care banca il acorda in acest scop.

3. Deschiderea acreditivului documentar/Instiintarea bancii exportatorului: banca importatorului (banca emitenta) transmite textul acreditivului documentar la banca sa corespondenta din tara exportatorului (banca beneficiarului), cerandu-i eventual sa-l si confirme.

4. Avizarea deschiderii acreditivului documentar: banca corespondenta (avizatoare) avizeaza deschiderea acreditivului documentar vanzatorului (exportatorului), transmitandu-i un exemplar al acestuia.

5. Confirmarea concordantei datelor: confirmarea de catre exportator a concordantei datelor din acreditiv cu clauzele din contractul incheiat, precum si alte clauze indicate de importatorul-ordonator, dar care nu contravin spiritului contractului.

6. Expedierea marfii si prezentarea documentelor de livrare: vanzatorul (exportatorul) expediaza marfa conform conditiilor contractului de vanzare-cumparare si a clauzelor convenite in acreditiv si prezinta bancii avizatoare toate documentele de livrare precizate in acreditivul documentar, intocmite in stricta conformitate cu termenii si conditiile acestuia.

7. Remiterea documentelor: exportatorul remite documentele care atesta expedierea marfurilor la banca, documente ce au fost indicate in mod expres in acreditiv, in numarul de exemplare convenit.

8. Controlul documentelor: banca avizatoare verifica conformitatea stricta a documentelor cu termenii si conditiile acreditivului.

9. Plata marfurilor: banca emitenta, dupa verificarea documentelor, efectueaza plata, apoi elibereaza documentele importatorului.

10.Remiterea documentelor: banca firmei exportatoare remite documentele bancii firmei importatoare-ordonatoare, debitand-o in valuta prevazuta in acreditiv.

11. Receptia marfii: pe baza documentelor primite si verificate, importatorul intra in posesia documentelor, importatorul receptioneaza marfa.

Inventarierea acreditivelor consta in:

- inscrierea in listele de inventariere a acreditivelor deschise avandu-se in vedere: furnizorii beneficiari de acreditive, numarul si data documentelor justificative, suma si termenul de plata sau de decontare, prin verificarea documentelor justificative din care rezulta obligatia deschiderii acreditivelor;

- confruntarea extraselor de cont cu soldurile conturilor din conturile sintetice si totalul listelor de inventariere.

Exemplu:

La 31 decembrie, o companie are deschise doua acreditive pentru furnizori:

Furnizor A: 10.000 lei, scadenta 15 ianuarie.

Furnizor B: 15.000 lei, scadenta 20 ianuarie.

Inventariere

a) In listele de inventariere: Se inscriu detaliile celor doua acreditive (furnizor, suma, scadenta).

b) Confruntarea soldurilor:

Sold contabil al contului 541 „Acreditive”: 25.000 lei. Confirmat prin extrasele de cont bancar si documentele justificative.

c) Note contabile (daca nu exista diferente): Nu este necesara ajustarea.

In ceea ce priveste avansurile de trezorerie evidentiate in contul 542 „Avansuri de trezorerie”, reprezentand sume de bani acordate personalului sau altor persoane imputernicite de entitate in vederea efectuarii unor plati in favoarea acesteia (achizitii sau prestari de servicii), prin casierie sau prin sistemul de carduri, se vor avea in vedere prevederile O.M.F.P. nr. 1.802/2014 care stipuleaza la pct. 306 alin. (3): „Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, acordate potrivit legii si nedecontate pana la data bilantului, se evidentiaza in contul de debitori diversi (461 «Debitori diversi») sau creante in legatura cu personalul (4282 «Alte creante in legatura cu personalul»), in functie de natura creantei.”

Astfel, legiuitorul a stabilit faptul ca la finalul anului are loc soldarea contului 542 si prezentarea in situatiile financiare a sumelor de natura avansurilor de trezorerie ca fiind sume de decontat de catre salariati sau terti.

La finalul anului, sumele nu sunt asimilate valorilor de trezorerie, nu se cumuleaza cu conturile din clasa 5, ci se cumuleaza cu valorile de creante si datorii, dupa caz. Astfel, inventarierea acestora se va efectua in cadrul conturilor de creante.

Descopera serviciile de consultanta super-profesioniste pe care ti le ofera platforma DomeniulContabil.ro! Continutul platformei este structurat logic pe 27 de domenii, cu sute de spete rezolvate, astfel incat sa gasesti rapid exact ce iti trebuie, cand ai nevoie – de la e-Factura, e-Transport si e-TVA, pana la imobilizari, trezorerie, salarii, asociere in participatie, productie, servicii, agricultura, leasing, IFN, PFA, HORECA si multe altele. Practic, fiecare activitate economica e tratata distinct si detaliat. Click aici >>