Dispozitie de plata/de incasare. Model [PDF], in ce situatii se poate utiliza si studii de caz utile

Dispozitia de plata si dispozitia de incasare sunt doua documente importante in contabilitate, deoarece joaca un rol esential in gestionarea fluxurilor de numerar ale unei companii. O firma care efectueaza plati la timp si proceseaza incasarile eficient demonstreaza profesionalism si incredere in fata partenerilor de afaceri. Prin urmare, este imperativ ca orice societate sa acorde o atentie deosebita dispozitiilor de plata/de incasare si sa le utilizeze in mod corespunzator.

In cele ce urmeaza veti afla ce este o dispozitie de plata, in ce situatii se poate utiliza si la final puteti consulta doua studii de caz utile pentru contabili.

Ce este o dispozitie de plata catre casierie

Dispozitia de plata este un document financiar-contabil care serveste ca dovada a tranzactiilor efectuate prin casierie.

Astfel, o dispozitie de plata catre casierie serveste ca:

- dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;

- document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.

Dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste:

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, cand nu exista alte documente prin care se dispune plata;

- in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.

Ce este dispozitia de incasare

Dispozitia de incasare este o dovada pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale.

SAF-T pentru Contribuabili Mici

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Dispozitia de incasare catre casierie se intocmeste cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea.

Mod de completare dispozitie de plata

Dispozitia de plata poate fi intocmita fie pe suport de hartie, fie în format electronic. Este important ca informatiile din dispozitia de plata sa fie corecte si sa fie gestionate corespunzator pentru a asigura precizia si integritatea datelor financiare ale unei companii.

Atentie! In conditiile in care documentele justificative si documentele contabile sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie element obligatoriu.

Ce elemente trebuie sa se regaseasca pe dispozitia de plata
 

Daca te intrebi cum se completeaza o dispozitie de plata afla ca informatiile obligatorii ce trebuie sa le contina dispozitia de plata/incasare sunt:

- Denumirea unitatii;

- Numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii dispozitiei de plata/incasare;

- Numele si prenumele persoanei care incaseaza sau restituie o anumita suma;

- Functia persoanei care incaseaza/restituie suma;

- Suma incasata/restituita (in cifre si litere);

- Scopul incasarii/platii;

- Semnaturile: casierului, conducatorului unitatii, compartimentului financiar-contabil.

In cazul platilor, sunt necesare si alte informatii privind beneficiarul sumei precum seria si numarul CI, suma primita, data, numele complet si semnatura.

Model dispozitie de plata

Descarca aici model pentru dispozitie de plata [PDF] >>

Descarca aici model pentru dispozitie de incasare [PDF] >>

Circuitul si arhivarea dispozitiei de plata

O dispozitie de plata se intocmeste in doua exemplare de catre compartimentul financiar-contabil.

Se semneaza de intocmire la compartimentul financiar-contabil.

Se aproba de catre persoana autorizata sa efectueze incasarea sau plata sumelor.

Se prezinta la casierie, pentru efectuarea operatiunii de incasare sau plata si se semneaza de casier si de catre persoana care a primit suma.

Se depune un exemplar la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitate.

Un exemplar se retine la platitor.

In ce situatii poate fi folosita o dispozitie de plata (exemple)

O dispozitie de plata se foloseste in urmatoarele situatii:

- Atunci cand trebuie sa restituim suma creditata in numerar societatii catre administratorul entitatii.

- Pentru a efectua plata diferentelor datorate angajatilor pentru cheltuielile lor de deplasare.

- Atunci cand trebuie sa platim salariile in numerar, in situatia in care nu putem utiliza statul de plata din diverse motive.

- Pentru a justifica plata unui furnizor in cazul in care documentele de plata au fost pierdute.

- Pentru a returna in numerar o garantie retinuta de la un gestionar.

Pastrarea documentelor justificative - cat timp se pastreaza dispozitia de plata

Prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, respectiv:

Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.

La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Legea 36/2023 se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023.
Pentru documentele emise pana la 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data-respectiv OMFP nr.2634/2015.

Dispozitiile de plata/incasare se pastreaza pe o perioada de 5 ani.

In concluzie sunt 3 termene de pastrare a documentelor financiar-contabile:
- 50 ani pentru state de salarii
- 5 ani pentru documentele prevazute in anexa 4 a OMFP nr.2634/2015
- 10 ani pentru toate celelalte documente

Spete utile cu privire la dispozitia de plata / de incasare

PFA. Inventariere casa
 

Intrebare: La sfasitul anului se inventariaza toate bunurile unei PFA, comert cu amanuntul marfuri, sistem real, partida simpla. Cum se inventariaza casa, avand in vedere ca el poate ridica bani din casa oricand doreste fara justificare ca la SRL? De exemplu: scriptic, soldul casei este 100 lei din vanzari-plati. El ridica banii. Faptic este zero. Trebuie facut dispozitie de plata daca ridica din casieria PFA?

Raspuns: Potrivit prevederilor din Anexa la OMFP 170/2015, inventarierea cuprinde toate elementele de natura activelor si datoriilor care contribuie la desfasurarea activitatii persoanei care conduce contabilitatea in partida simpla si se face cu respectarea prevederilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

Potrivit prevederilor din acest ordin, platile din Registrul-jurnal de incasari si plati cuprind:

- platile efectuate in cadrul activitatii desfasurate in scopul realizarii de venituri;

- sumele reprezentand restituirea aporturilor in numerar si prin conturi bancare;

- sumele reprezentand rambursarea de credite bancare sau de alte imprumuturi;

- alte plati efectuate (de exemplu: penalitati, amenzi platite s.a.).

Registrul-inventar serveste ca document contabil de inregistrare a elementelor de natura activelor si datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creantele si datoriile).

Registrul-inventar se completeaza prin inscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate dupa natura lor, potrivit optiunii persoanei respective, in acest caz, listele de inventariere se anexeaza la Registrul-inventar.

Dupa cum si dvs. ati mentionat, titularul PFA are dreptul sa retraga numerar si sa il foloseasca pentru orice doreste fara nicio justificare.

Toate platile in interes personal vor fi considerate cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe venit.

Toate retragerile in interes personal vor fi considerate fie nedeductibile, fie, daca folosit un soft de contabilitate, setati ca aceste retrageri sa nu fie preluate in Registrul Jurnal de Incasari si Plati.

Prin urmare apreciez ca la inventariere, se poate considera soldul scriptic egal cu soldul faptic, iar in situatia in care doriti sa inregistrati aceste sume prin intocmirea DP, aceste sume nu vor fi luate in calculul cheltuielilor deductibile.

Restrictii la plata arendei in numerar
 

Intrebare: O societate comerciala are incheiate contracte de arenda cu persoane fizice. In contract se precizeaza ca 50% din valoare se plateste la recolta la grau si 50% la recolta de porumb.

Daca valoarea totala pe contract depaseste 10.000 lei si platile se fac in numerar pe dispozitie de plata, se considera plata fragmentata? Se poate achita arenda in numerar intr-o zi de exemplu 50.000 lei total catre mai multe persoane, dar fara a depasi 10.000 lei catre o singura persoana fizica?

Raspuns: Plata fragmentata este definita de Legea 70/2015 la art. 2 ca fiind fractionarea sumei de plata in mai multe transe, pentru a evita plafonul de plata in numerar stabilit prin lege.

Dat fiind ca in contract se stabilesc platile in 2 transe in functie de culturile care vor genera fonduri si nu pentru a evita plafonul cred ca puteti argumenta ca aceasta nu este o plata fragmentata.

Se poate achita arenda in numerar intr-o zi de exemplu 50000 lei total catre mai multe persoane, dar fara a depasi 10000 lei catre 1 singura persoana fizica deoarece la art. 4 din Legea 70/2015 se stipuleaza:

(4) Operatiunile de plati in numerar efectuate de persoanele prevazute la art. 1 alin. (1), catre persoane fizice, reprezentand contravaloarea unor achizitii de bunuri sau a unor prestari de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi si restituiri de imprumuturi sau alte finantari se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre o persoana. Sunt interzise platile fragmentate in numerar catre o persoana, pentru tranzactiile mai mari de 10.000 lei.

Plafonul de la art. 3, litera c) din Legea 70/2015:

plati catre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1), in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi;

se refera la plati facute catre alti comercianti, nu catre persoane fizice.

Pentru persoane fizice plafonul este cel de la art. 4 si anume 10.000 lei/zi/persoana

Explicatii oferite de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com