Un spatiu eficient organizat poate spori productivitatea angajatilor, conferind claritate si o mai usoara gestionare a muncii. Ba mai mult, intr-un birou incarcat de documente, dosare si echipamente informatice, o buna organizare este esentiala.
Afla care sunt cele mai importante tehnici de organizare a spatiului de lucru, pentru a facilita desfasurarea eficienta a sarcinilor intr-un birou de contabilitate.
Clasificarea si ordonarea documentelor
Intreaga documentatie care nu exista in format digital si care se impune a fi pastrata in forma fizica necesita o ordonare amanuntita. Pentru a usura accesul la documente, este recomandabila utilizarea unui sistem de clasificare prestabilit, care sa se aplice tuturor documentelor existente. Acesta poate lua in calcul tipul documentatiei, clientii careia se adreseaza sau perioada de timp careia ii coincide.
De altfel, documentele pot fi puse in dosare si organizate in ordine cronologica sau alfabetica. Pentru a distinge usor principalele categorii de documente, pot fi utilizate diferite culori sau sisteme de etichetare.
Organizatoarele pentru documente si dosare se pot dovedi extrem de eficiente, in special daca in birou exista o gama vasta de acte care necesita stocate. Ulterior, acestea pot fi arhivate in sertare sau dulapuri, numerotate sau etichetate corespunzator.
Organizarea produselor de birotica si papetarie
Pentru a nu crea senzatia de haos si dezordine, produsele de birotica si papetarie necesita, deopotriva, o organizare atenta. Separarea produselor pe categorii si utilizarea cutiilor de depozitare sunt practici extrem de utile pentru a identifica usor orice element.
In plus, este indicat ca fiecare angajat sa aiba la indemana produsele pe care le utilizeaza cel mai frecvent, fie ca este vorba despre pixuri, perforator sau capsator. Toate acestea pot fi grupate in suporturi specifice si ordonate pe categorii. Pentru produsele utilizate la comun de catre angajati, cutiile de depozitare etichetate sau organizatoarele de sertare se pot dovedi utile in organizarea logica a consumabilelor.
Manual de politici contabile - Stick USB
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
Totodata, stocarea produselor in functie de frecventa utilizarii este necesara pentru a nu incarca spatiul din birou. Prin urmare, produsele mai putin utilizate pot fi depozitate intr-un loc mai greu accesibil, in timp ce produsele utilizate in mod regulat ar trebui sa fie la indemana tuturor angajatilor.
Pentru a crea un spatiu de lucru optim, este indicata ordonarea periodica, aruncarea lucrurilor uzate sau inutile si eliminarea excesului de produse.
Amenajarea eficienta a spatiului
Pentru a crea un mediu de lucru propice, aspectul general al biroului este hotarator. Amplasarea birourilor, a imprimantelor si a altor echipamente determina usurinta cu care angajatii se deplaseaza si isi desfasoara activitatea.
De asemenea, este indicat ca spatiul de lucru sa fie impartit in zone diferite pentru activitati specifice, precum zone de lucru individual, zone de intalniri cu clientii, zone de relaxare si zone de colaborare. Acest lucru permite angajatilor sa aleaga mediul potrivit pentru sarcinile lor.
In cazul in care biroul nu este suficient de spatios pentru a permite compartimentarea, organizarea eficienta a echipamentelor de lucru si a mobilierului poate oferi spatiu suplimentar. In plus, pentru a economisi spatiu, angajatii pot opta pentru un decor minimalist, alegand decoratiuni ce permit a fi puse pe rafturi sau pe pereti.
Luminozitatea spatiului este un alt element care confera biroului un confort aparte. Prin urmare, este important ca patrunderea luminii naturale sa fie cat mai mult facilitata. In cazul in care in birou lucreaza un numar mai mare de angajati, un spatiu deschis, care sa permita si sa incurajeze colaborarea, se poate dovedi extrem de util in sudarea relatiilor de echipa.
Eficientizarea spatiului de lucru influenteaza productivitatea angajatilor si starea de bine a acestora. Drept urmare, pentru contabilii care petrec cel putin opt ore de munca intr-un birou plin de echipamente informatice si documente care necesita stocare, a-si organiza spatiul devine o necesitate.
De la etichetarea si clasificarea documentatiei si a dosarelor, pana la amenajarea corecta a spatiului si organizarea produselor de birotica, aceste tehnici au rolul de a transforma biroul intr-un mediu primitor si eficient, pentru a facilita desfasurarea tuturor activitatilor specifice.
Sursa foto: Shutterstock
