Cum inregistrezi corect salariile si contributiile in cadrul unui proiect finantat: Formule contabile si exemple

Inregistrarea corecta a platii salariilor si contributiilor

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inregistrarea corecta a platii salariilor si contributiilor

In cazul in care o societate comerciala implementeaza un proiect finantat din fonduri nerambursabile si efectueaza plati aferente salariilor si contributiilor la buget din fonduri proprii, inainte de incasarea subventiei, evidenta contabila trebuie sa reflecte aceste operatiuni in mod clar si transparent, in cadrul balantei de verificare specifice proiectului.

Inregistrarea corecta a platii salariilor si contributiilor se realizeaza prin conturile 421 Personal salarii datorate , 43 Asigurari sociale si 444 Impozit pe salarii , in corespondenta cu contul 5121.

Formula contabila este, asadar, 421, 43 , 444 = 5121, ceea ce reflecta faptul ca societatea a efectuat platile din propriile disponibilitati. Ulterior, la momentul aprobarii decontului si al recunoasterii dreptului de incasare a finantarii, se inregistreaza creanta fata de finantator prin contul 445 Subventii guvernamentale de primit in corespondenta cu 7411 Venituri din subventii de exploatare.

Contabilitatea analitica are un rol esential in acest proces, intrucat permite separarea clara a cheltuielilor eligibile de cele neeligibile, urmarirea distincta a finantarii primite si utilizate, precum si corelarea permanenta intre inregistrarile contabile si documentele justificative. Prin aceasta abordare, societatea asigura transparenta si corectitudinea evidentei contabile, oferind finantatorului si auditorului posibilitatea de a verifica in mod direct fiecare operatiune, conform principiilor de legalitate, eficienta si responsabilitate financiara.

Aici intervine un volum de munca suplimentar, practic aveti de evidentiat separat 641 = 421 aferent acestui proiect de alte costuri salariale neeligibile.Este necesar ca programul de contabilitate sa va permita o astfel de detaliere.

641.1 = 421.1 cheltuieli salariale eligibile

641.2 = 421.2 cheltuieli salariale neeligibile

604.1 = 401 costuri eligibile

604.2 = 401 costuri neeligibile

samd.

De regula programele de contabilitate permit asocierea notelor contabile cu un centru de cost.Va trebui sa va interesati cum este posibila aceasta asociere si cum se poate face retroactiv pentru inregistrarile contabile deja facute.

Dupa aceasta etapa puteti genera balanta de verificare pe centru de cost/proiect etc.

Balanta de verificare de la A la Z. Analize, corelatii, studii de caz iti aduce acum nu doar toata aceasta cunostere legislativa referitoare la conturile existente, dar iti si exemplifica prin situatii explicite, modul corect de inregistrare in contabilitate! Te ajuta sa:

• stii intotdeauna cum sa procedezi corect, unde sa intervii;
• gasesti solutii avantajoase pentru buzunarul firmei tale;
• eviti erorile din inregistrarile contabile si amenzile aferente.
  Detalii aici >>

Balanta de verificare pe proiect

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Balanta de verificare pe proiect

Contabilitatea analitica reprezinta evidenta detaliata si structurata a operatiunilor financiare, pe categorii, centre de cost, proiecte sau beneficiari. Scopul ei este sa completeze contabilitatea generala, oferind informatii detaliate si controlabile asupra modului in care sunt utilizate resursele firmei.

In cazul proiectelor finantate, contabilitatea analitica permite:

-urmarirea cheltuielilor eligibile versus neeligibile;

-urmarirea finantarii primite si utilizate;

-asigurarea trasabilitatii fiecarui leu cheltuit in cadrul proiectului;

Examen Consultant Fiscal 2025

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2025 - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

-justificarea costurilor salariale, de manopera, materiale si servicii;

-fundamentarea rapoartelor catre finantator si pentru audit.

Obiectivele contabilitatii analitice in cadrul proiectelor finantate

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Obiectivele contabilitatii analitice in cadrul proiectelor finantate

a) Trasabilitatea si justificarea cheltuielilor
Toate cheltuielile trebuie sa fie identificabile si verificabile fata de documentele justificative: facturi, bonuri, ordine de plata, procese-verbale de punere in functiune etc.

Exemplu: salariile instalatorilor care monteaza panouri PV trebuie sa fie inregistrate pe proiect si beneficiarul final, prin pontaje si ordine de deplasare.

b) Separarea cheltuielilor eligibile de cele neeligibile

Contabilitatea analitica permite sa se distinga:

-Cheltuieli eligibile rambursabile prin program/voucher;

-Cheltuieli suportate din resurse proprii (ex. informare, publicitate, mentenanta suplimentara).

Exemple: factura pentru panouri PV (eligibila) vs factura pentru pliante promotionale (neeligibila).

c) Controlul financiar intern

Permite verificarea corectitudinii operatiunilor si prevenirea erorilor sau fraudei.

Ex.: verificarea ca suma cheltuita pe manopera nu depaseste numarul de ore lucrate in pontaje.

d) Corespondenta intre inregistrarile contabile si documentele suport

Fiecare inregistrare trebuie sa aiba un document justificativ clar: factura, chitanta, bon, proces-verbal, contract.

Exemple:

-Note de intrare-receptie pentru materialele intrate in magazie;

-Bonuri de consum pentru materialele utilizate la montaj;

-Procese-verbale de punere in functiune a echipamentelor;

-Certificate de origine pentru echipamentele achizitionate.

e) Evidenta distincta pe proiecte si beneficiari

Permite sa se raporteze costurile exacte pe fiecare proiect si beneficiar, astfel incat sa fie clar cat costa implementarea fiecarei activitati eligibile.

Ex.: salariile, materialele, manopera pentru Beneficiar X se inregistreaza separat de Beneficiar Y.

f) Calculul costului real al proiectului

Contabilitatea analitica ajuta la determinarea costului complet al proiectului, inclusiv:

-materiale;

-manopera;

-costuri indirecte alocate proportional;

-TVA aferent.

Acest calcul este necesar pentru deconturi si evaluarea eficientei proiectului.

g) Asigurarea transparentei pentru audit si finantator

Autoritatile finantatoare si auditorii trebuie sa poata vedea:

-ce s-a cheltuit;

-cine a realizat activitatea;

-ce documente justifica cheltuiala;

-legatura directa cu proiectul si cu beneficiarul.

Cum se organizeaza contabilitatea analitica

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum se organizeaza contabilitatea analitica

Pe conturi analitice:

Ex.: conturi separate pentru salarii, materiale, servicii, costuri indirecte, pentru fiecare proiect.

Pe centre de cost / cod proiect:

Exemple:

Proiect ... Beneficiar X Manopera;

Proiect .... Beneficiar X Materiale;

Proiect .... Beneficiar X TVA.

Pe documente justificative:

Toate inregistrarile trebuie legate de facturi, bonuri, ordine de plata, pontaje, procese-verbale.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

In concluzie, balanta de verificare pe proiect trebuie sa reflecte fidel realitatea economica a derularii proiectului, prin evidentierea distincta a cheltuielilor efectuate, a surselor de finantare aferente si a rezultatelor financiare obtinute, in cadrul unei contabilitati analitice riguroase, care garanteaza trasabilitatea completa a tuturor fluxurilor financiare asociate proiectului.