3.6.Raspunderea in privinta organizarii si conducerii contabilitatii, auditului si gestiunii patrimoniale

Cuvinte cheie:

• raspunderea administratorului
• auditorul fiscal
• forma opiniei de audit

Conform Legii nr. 31/1990, Legea societatilor comerciale, republicata, administratorii unei societati comerciale au dreptul de a face toate operatiunile cerute de indeplinirea obiectului de activitate al societatii, deci inclusiv organizarea si conducerea contabilitatii societatii. Ei pot fi trasi la raspundere in legatura cu aceasta de autoritatile statului (in principal organele de control ale Ministerului Finantelor Publice), dar si de asociati si actionari.

Administratorii nu pot fi trasi la raspundere de catre creditorii societatii decat in cazul in care societatea a intrat in stare de faliment.

Raspunderea imputernicirii unei persoane ca director economic si prin aceasta organizarea unui compartiment distinct pentru conducerea contabilitatii revine administratorului, iar daca acesta nu exista, asociatilor (art. 11. alin. (1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata: „Raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective.“).

Atentie! Daca societatea are mai multi administratori, numirea directorului economic trebuie sa aiba loc prin decizie unanima a acestora. Daca aceasta conditie nu poate fi satisfacuta, decizia revine asociatilor care vor hotari in majoritate absoluta a capitalului (peste 50%).

Acelasi mecanism de decizie se aplica si in cazul contractelor incheiate cu persoane fizice sau juridice pentru tinerea contabilitatii (art. 11 alin. (3) din Legea contabilitatii: „Contabilitatea poate fi organizata si condusa pe baza de contracte de prestari de servicii si de persoane juridice autorizate sau de persoane fizice care au calitatea de expert contabil, respectiv contabil autorizat, care raspund potrivit legii.“).

Daca persoana numita ca director economic sau persoana autorizata cu care se incheie contract nu satisface cerintele legii, raspunderea pentru lucrarile contabile efectuate de acestia ramane in sarcina administratorului sau asociatilor.

Angajamentul de munca sau contractual nu exonereaza administratorul de raspunderile sale, chiar daca este valid incheiat. Administratorul trebuie sa asigure conditiile necesare pentru ducerea la indeplinire a contractului (un circuit al documentelor si informatiilor corespunzator, mijloace tehnice in cazul angajatilor cu contract de munca) si trebuie sa controleze indeplinirea corespunzatoare a acestui contract.

Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Controlul asupra corectitudinii lucrarilor de contabilitate presupune, de regula, contractarea si a unui audit financiar independent.

Raspunderea auditorilor este sa examineze situatiile financiare anuale in vederea exprimarii unei opinii, potrivit standardelor de audit armonizate cu standardele internationale de audit si adoptate de Camera Auditorilor Financiari din Romania.

Daca aceasta opinie este ca „situatiile financiare anuale ... dau o imagine fidela a situatiei patrimoniale, performantei financiare, fluxurilor de trezorerie si a celorlalte informatii privind activitatea desfasurata de intreprindere“, atunci asociatii sau administratorul pot fi siguri ca lucrarile de contabilitate au fost efectuate in mod corespunzator.

Aceasta „descarcare de gestiune“ survine anual, in urma verificarii situatiilor financiare incheiate pentru anul anterior.

Desigur, opinia favorabila a auditorilor nu va protejeaza de eventualele probleme pe care le-ar putea ridica un control al Administratiei Financiare, deoarece opinia auditorilor nu se refera la fiscalitate, ci la regularitatea si corectitudinea contabilitatii.

Pentru probleme de fiscalitate, este indicat sa contractati separat un audit fiscal (in conditiile O.G. nr. 71/2001 privind organizarea si exercitarea activitatii de consultanta fiscala), care va va releva in ce masura sunteti sau nu expusi amenzilor, penalitatilor, conatestarii deductibilitatii anumitor cheltuieli sau a calculelor privitoare la impozite si taxe.

Art. 6 alin. (2) din Legea contabilitatii specifica: „Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate, dupa caz“.

Atentie! Raspunderea contabilului-sef este in principal sa asigure inregistrarea, conform legii, a documentelor si tranzactiilor economice care i-au fost aduse la cunostinta.

Daca, intr-o anumita situatie, contabilul-sef poate demonstra ca un fapt sau un document i-a fost ascuns, el nu poate fi facut raspunzator pentru neinregistrarea sau inregistrarea cu intarziere a respectivei tranzactii.

Daca, din motive de indisciplina a agentilor de teren din departamentul de Vanzari, documentele justificative privind cheltuielile cu numerar efectuate in luna martie ajung la contabilitate abia in luna august, contabilitatea nu poate fi facuta responsabila pentru neinregistrarea cheltuielilor si a T.V.A. aferente in luna martie.

Contabilul-sef va fi insa responsabil daca din acest motiv nu a inchis balanta contabila a lunii martie si nu a intocmit decontul de T.V.A. si impozit pe profit in termenul legal. Solutia este sa se efectueze inchiderea potrivit documentelor contabile existente la data respectiva, urmand ca documentele sosite ulterior sa fie inregistrate in luna in care au fost predate la contabilitate.

IMPORTANT:
Va sfatuim ca atunci cand primiti spre inregistrare documente intarziate sa insistati sa le primiti numai prin Registratura firmei, cu numar de intrare din data la care sunt primite.

EXEMPLU:

De asemenea, raspunderea departamentului de contabilitate se refera numai la inregistrarea tranzactiilor, nu si la natura comerciala a acestora.

Daca, de exemplu, incalcand legea, responsabilii comerciali ai firmei pun in vanzare alcool sub forma de alcool sanitar netaxat cu accize cand de fapt produsul vandut trebuia accizat, contabilul nu poate fi facut raspunzator pentru neinregistrarea accizelor respective. El are obligatia de a inregistra factura de vanzare asa cum a fost intocmita.

Contabilul-sef sau directorul economic este raspunzator pentru activitatea personalului contabil din subordine, dar aceasta nu elimina raspunderea fiecarui membru al compartimentului de contabilitate, impreuna cu contabilul-sef, pentru calitatea lucrarilor intocmite (art. 11 alin. (2) din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata: „Persoanele prevazute la art. 1 organizeaza si conduc contabilitatea, de regula, in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare si raspund impreuna cu personalul din subordine de organizarea si conducerea contabilitatii, in conditiile legii.“).

Forma pe care o imbraca raspunderea persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea depinde de tipul de contract existent intre parti:

• raspundere disciplinara – pentru persoanele angajate cu contracte de munca;
• raspundere contractuala – pentru persoanele angajate cu contract.

EXEMPLU:

De asemenea, nu este exclusa raspunderea contraventionala pentru faptele stabilite de lege ca fiind contraventii sau raspunderea penala daca faptele savarsite intrunesc elementele necesare pentru a dobandi caracter penal – conform Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata:

„Art. 35. – Constituie contraventii la prevederile prezentei legi urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni:

• detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar si alte drepturi si obligatii, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate;
• nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice cu privire la:

a) utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate;

b) intocmirea si utilizarea documentelor justificative si contabile pentru toate operatiunile efectuate, inregistrarea in contabilitate a acestora in perioada la care se refera, pastrarea si arhivarea acestora, precum si reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;

c) efectuarea inventarierii;

d) intocmirea si auditarea situatiilor financiare anuale;

e) intocmirea si depunerea situatiilor financiare periodice stabilite de Ministerul Finantelor Publice;

f) nedepunerea declaratiei din care sa rezulte ca persoanele prevazute la art. 1 nu au desfasurat activitate;

3. prezentarea de situatii financiare care contin date eronate sau necorelate, inclusiv cu privire la identificarea persoanei raportoare.

Art. 37. – Efectuarea cu stiinta de inregistrari inexacte, precum si omisiunea cu stiinta a inregistrarilor in contabilitate, avand drept consecinta denaturarea veniturilor, cheltuielilor, rezultatelor financiare, precum si a elementelor de activ si de pasiv ce se reflecta in bilant, constituie infractiunea de fals intelectual si se pedepseste conform legii.“