Documente intocmite si evidenta cheltuielilor legate de drepturile de personal

1. Contractul individual de munca

Contractul individual de munca este contractul in baza caruia o persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. Contractul individual de munca sta la baza intocmirii statului de salarii.

Contractul individual de munca se intocmeste in forma scrisa, utilizandu-se un formular tipizat, model-cadru, pus la dispozitie de Inspectoratul Teritorial de Munca.

Prin negociere intre parti, contractul individual de munca poate cuprinde si clauze specifice:

• clauza cu privire la formarea profesionala;
• clauza de neconcurenta;
• clauza de mobilitate;
• clauza de confidentialitate.

In cadrul firmelor in care s-a incheiat un contract colectiv de munca, prevederile contractului individual de munca trebuie sa fie puse de acord cu cele ale contractului colectiv (de exemplu, daca in contractul colectiv de munca este prevazut un timp de concediu de odihna anual de 20 de zile, prin contractul individual nu se poate stabili un numar mai mic de zile de concediu de odihna).

Contractul de munca, in general, atesta atat realitatea si legalitatea relatiei de munca stabilita cu persoana care il semneaza, contractul fiind inregistrat la Inspectoratul Teritorial de Munca, cat si nivelul datoriei angajatorului in legatura cu salariul angajatului.

2. Documente de evidenta a timpului lucrat

Timpul lucrat reprezinta perioada de timp in care salariatul isi indeplineste obligatiile de munca.

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2025

Vezi AICI detalii

Cu exceptia tinerilor in varsta de pana la 18 ani, pentru salariatii angajati cu norma intreaga durata normala a timpului de lucru este de 8 ore pe zi si de 40 de ore pe saptamana. Durata maxima legala a timpului de lucru nu poate depasi 48 de ore pe saptamana, inclusiv orele suplimentare.

Munca prestata in afara duratei normale a timpului de lucru saptamanal este considerata munca suplimentara.

Pentru anumite sectoare de activitate, unitati sau profesii se poate stabili prin negocieri colective sau individuale ori prin acte normative specifice o durata zilnica a timpului de lucru mai mica sau mai mare de 8 ore.

Angajatorul are obligatia de:

1. � a tine evidenta orelor de lucru prestate de catre fiecare salariat; si
2. � a supune controlului inspectiei muncii aceasta evidenta ori de cate ori i se solicita acest fapt.

Pentru evidenta zilnica si lunara a timpului de lucru pe fiecare salariat se folosesc urmatoarele documente:

• condica de prezenta cu semnaturile salariatilor, atat la inceperea programului de lucru, cat si la terminarea acestuia; si
• fisa zilnica de prezenta intocmita in baza condicii de prezenta si semnata de catre responsabilii desemnati in acest scop.

Entitatea ABC are ca obiect de activitate comertul cu amanuntul al produselor cosmetice si de parfumerie (cod CAEN 5233). Salarizarea agentilor comerciali este efectuata printr-un salariu de baza lunar de 700 lei/salariat, la care se adauga un comision de 6% aplicat la volumul vanzarilor (exclusiv T. V.A.) realizate de fiecare agent comercial. Coordonatorul celor 6 agenti comerciali are functia de sef de zona si este salarizat cu un salariu de baza lunar de 1.300 lei si un comision de 4% aplicat la volumul de vanzari realizat de echipa sa.

Nr.

crt.

1.

Bradescu Victor

2.

Badea Eugen

3.

Costea Mihai

4.

Deleanu Andrei

5.

Popa Elena

Nr.

crt.

6.

Munteanu Larisa

7.

Popescu Ciprian

TOTAL:

Ca regula generala, salariul se plateste in bani cel putin o data pe luna, la data sta-bilita in contractul individual de munca, in contractul colectiv de munca aplicabil sau in regulamentul intern.

Prin contractul de munca (individual sau colectiv) se pot stabili urmatoarele modalitati de plata a salariului:

• in numerar, prin casieria firmei, salariul fiind platit direct titularului sau persoanei imputernicite de acesta;
• prin virament intr-un cont bancar de disponibilitati banesti al salariatului;
• prin virament pe card bancar deschis pe numele salariatului.

Plata in natura a unei parti din salariu este posibila numai daca este prevazuta in mod expres in contractul de munca.

Atentie! Nu este permisa operarea de retineri din salariile datorate de angajator catre salariatii sai, cu exceptia situatiei in care salariatul a provocat daune angajatorului sau. Nu efectuati retineri salariatilor dvs. decat daca sunteti in posesia:

• unei hotarari judecatoresti definitive si irevocabile prin care se constata ca datoria acestora este scadenta, lichida si exigibila; sau
• altor documente privind retinerile din drepturile de personal pentru care exista acordul angajatorului.

Ordinea de efectuare a retinerilor pe baza statelor de salarii este urmatoarea:

1. obligatiile de intretinere stabilite in sarcina salariatului, conform Codului familiei;
2. contributiile si impozitele datorate catre stat;
3. daunele cauzate proprietatii publice prin fapte ilicite;
4. acoperirea altor datorii.

Retinerile cumulate din salariul lunar nu pot depasi jumatate din salariul net.

3. Statul de plata a salariilor

Prin O.M.F.P. nr. 1.850 din 14.12.2004 privind registrele si formularele financiarcontabile, au fost reglementate urmatoarele documente justificative pentru plata salariilor:

• statul de salarii cu urmatoarele patru variante prezentate la sectiunea anexe:

1. � cod 14-5-1/a;
2. � cod 14-5-1/b;
3. � cod 14-5-1/c;
4. � cod 14-5-1/k;

• lista de avans chenzinal: cod 14-5-1/d.

Statul de salarii reprezinta un document utilizat pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate de acestia.

• avansul chenzinal;
• lichidarile;
• indemnizatiile de concediu.

Statul de salarii se intocmeste pe sectii, ateliere, servicii etc. si apoi se centralizeaza la nivelul intregii firme pe acelasi formular tipizat.

Plata salariului se dovedeste prin semnarea statelor de plata sau prin ordinele de plata intocmite si operate de unitatea bancara.

Statul de salarii circula la:

� la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv si sa aprobe plata;

� la casieria entitatii pentru efectuarea platii sumelor cuvenite;

� la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate;

• exemplarul 2:

� la compartimentul care l-a intocmit pentru acordarea vizei, atunci cand se solicita plata salariilor neridicate.

Arhivarea statului de salarii se face astfel:

• exemplarul 1:

� la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de plati;

• exemplarul 2:

Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, cu incepere de la data in-cheierii exercitiului financiar in cursul caruia acestea au fost intocmite. In caz de incetare a activitatii, entitatile au obligatia de a preda intreaga documentatie la arhivele statului.