e-Factura 2025. Ce trebuie sa stie firmele despre facturile din relatiile B2B si B2C

B2G, B2B, B2C: Ce inseamna aceste abrevieri in relatia e-Factura?

Relatia B2G

Relatia dintre un operator economic si autoritati contractante, respectiv entitati contractante - B2G reprezinta tranzactia dintre un operator economic care are calitatea de contractant sau subcontractant/subantreprenor si autoritati contractante sau entitati contractante care primesc si prelucreaza facturi electronice.

Lista institutiilor publice care au obligatia utilizarii sistemului national RO e-Factura se gaseste pe portalul-ul www.anaf.ro.

Relatia B2B

Relatia comerciala dintre doi operatori economici - B2B reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre doi operatori economici.

Relatia B2C

Relatia B2C reprezinta tranzactia avand ca obiect executia de lucrari, livrarea de bunuri/produse si/sau prestarea de servicii dintre un operator economic - persoana impozabila stabilita in Romania si o persoana neimpozabila . 

Livrarile de bunuri/prestarile de servicii efectuate catre o persoana fizica care se identifica in relatia cu furnizorul/prestatorul prin codul numeric personal se considera efectuate in relatia B2C.
Asadar, in relatia B2C sistemul a devinit obligatoriu incepand cu 01.01.2025. In consecinta, toate persoanele impozabile care emit facturi catre consumatori vor trebui sa le raporteze in sistemul RO e-Factura.

Sanctiuni: Ca si in cazul relatiei B2B, daca nu se transmit facturile prin sistem in relatia B2C, operatorii economici vor risca amenzi cuprinse intre 1.000 si 10.000 lei, in functie de categoria contribuabilului. Amendarea se face pentru una sau mai multe facturi al caror termen-limita de transmitere in sistemul e-Factura intervine in cursul unei luni calendaristice. 

Noutati e-Factura pentru 2025

In facturile emise pentru operatiunile realizate in baza unor contracte de achizitii publice/sectoriale, de concesiune de lucrari si de concesiune de servicii, precum si, dupa caz, contracte de achizitii publice in domeniile apararii si securitatii, se inscriu, in mod obligatoriu, codurile CPV corespunzatoare din nomenclatorul de referinta in domeniul achizitiilor publice, adoptat prin Regulamentul (CE) nr. 2.195/2002 al Parlamentului European si al Consiliului din 5 noiembrie 2002 privind Vocabularul comun privind achizitiile publice.

In relatia comerciala B2B, intre persoane impozabile stabilite in Romania, se vor transmite prin e-factura numai facturile emise pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii care au locul livrarii/prestarii in Romania.

Facturile simplificate se vor transmite prin sistemul e-factura. Nu se transmit prin e-factura  bonurile fiscale emise in conformitate cu prevederile Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, care indeplinesc conditiile unei facturi simplificate.

Sunt exceptate de la obligatia transmiterii prin sistemul e-factura, facturile emise pentru livrari intracomunitare de bunuri, pentru care beneficiarul persoana impozabila stabilita in Romania comunica un cod de inregistrare in scopuri de TVA din alt stat membru.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Agenda Fiscala a Contabilului 2025

Vezi AICI detalii

In relatia B2C: ,, Livrarile de bunuri/Prestarile de servicii efectuate catre o persoana fizica care nu se identifica in relatia cu furnizorul/prestatorul prin niciun cod de identificare fiscala sau opteaza sa se identifice prin codul numeric personal se considera efectuate in relatia B2C. Daca beneficiarul, persoana fizica, nu se identifica prin niciun cod de identificare fiscala, facturile se emit utilizand un cod format din 13 cifre de zero in locul codului de identificare fiscala a beneficiarului.

Se abroga de la 1 ianuarie 2025  prevederile privind transmiterea in sistem a facturilor emise pentru vouchere de vacanta titularilor acestora de catre unitatile afiliate, avand in vedere ca toate facturile emise in relatia B2C vor fi raportate in sistem de la 1 ianuarie 2025.

Exceptii de la obligatia utilizarii sistemului RO e-Factura

Sunt exceptate persoanele impozabile stabilite in Romania, care emit facturi pentru operatiuni:

Termene de transmitere e-Factura

ANAF precizeaza intr-un comunicat de presa "ca termenul de 5 zile calendaristice de la data emiterii facturii se calculeaza pe zile calendaristice din ziua urmatoare celei in care a fost emisa factura si expira in cea de-a 5-a zi, indiferent ca aceasta este o zi lucratoare sau nelucratoare.

Spre exemplificare, in situatia in care o factura este emisa pe data de 5 august, termenul incepe sa curga din ziua urmatoare, respectiv din 6 august, si se considera implinit in data de 10 august. Prin urmare, in acest caz, factura transmisa in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura pe 11 august se considera a fi transmisa cu intarziere.

De asemenea, in cazul unei facturi emise pe 31 iulie, aplicand acelasi rationament, ultima zi in care contribuabilii pot trimite prin sistem factura ar fi 5 august."

Sanctiuni e-Factura

Nerespectarea termenului limita pentru transmiterea facturilor in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari, definiti potrivit legii, cu amenda de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii, definiti potrivit legii, si cu amenda de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.

Intrebari frecvente cu privire la e-Factura

1. Ce este o factura electronica? 

O factura electronica, fisier xml, ofera continutul facturii intr-un set de date structurat, care poate fi citit de masina. Acest lucru asigura ca informatiile furnizate pot fi:
a) transmise electronic;
b) primite electronic; 
c) procesate si aprobate pentru plata in mod automat.

2. Ce constrangeri sunt aplicate la crearea facturilor electronice? 

Facturile electronice trebuie create folosind un format de date care respecta urmatoarele cerinte: 
- standardul european (EN 16931); 
- termenii de utilizare pentru sistemul RO e-Factura de transmitere a facturilor; 
- cerintele nationale privind facturarea electronica RO_CIUS.
Factura electronica trebuie prezentata ca fisier XML structurat simplu.

3. Ce cerinte formale trebuie respectate pentru crearea facturilor electronice? 

Cea mai recenta versiune a standardului european si a normelor nationale privind facturarea electronica trebuie intotdeauna utilizate la emiterea facturilor electronice. Facturile care nu respecta cerintele standardului european si normele nationale nu pot fi luate in considerare. 

Documentele justificative ale facturii sau atasamentele trebuie sa fie incorporate in structura de date a facturii si nu pot fi trimise separat. 
Suma dimensiunilor tuturor fisierelor atasate nu trebuie sa depaseasca 3Mb.
Numarul maxim de documente incorporate care sustin factura este limitat la 50. Codurile MIME ale documentelor atasate permise:
 - aplicatie/pdf; 
- imagine/png;
 - imagine/jpeg; 
- text/csv;
 - aplicatie/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet; 
- aplicatie/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet. 
Legislatia aplicabila in legatura cu facturarea electronica poate fi consultata la adresa de internet: https://mfinante.gov.ro/ro/web/efactura/legislatie

4. Pot trimite un fisier PDF ca factura electronica? 

Nu! Dupa cum este definita la art. 2 alin. (1) lit a) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 120/2021, cu modificarile si completarile ulterioare, factura electronica este factura care a fost emisa, transmisa si primita intr-un format electronic structurat de tip XML care permite prelucrarea sa electronica si automata. Un fisier PDF nu este o factura electronica, conform acestor cerinte.

5. Pot trimite fisiere diferite de tipul xml prin intermediul sistemului RO e-Factura?

Nu! In conformitate cu standardul national SR CEN/TS 16931-2, sintaxa de baza pentru factura electronica este XML1.0. Sintaxele care sunt conforme cu EN 16931-1:2017 sunt UN/CEFACT Cross Industry Invoice XML message, asa cum este specificat in XML Schemas 16B (SCRDM – CII) si UBL invoice and credit note messages (mesaje pentru factura si nota de creditare UBL), asa cum sunt definite in ISO/IEC 19845:2015.

6. Trebuie sa folosesc un program special pentru a crea factura electronica? 

Nu! Nu este necesar un program special. Exista mai multe optiuni pentru crearea unei facturi electronice, de exemplu: 
a) Utilizarea unui sistem (ERP) sau a unui furnizor de servicii Daca utilizati un furnizor de servicii sau un software pentru facturare, contactati producatorul si aflati daca facturarea electronica este o solutie implementata. Daca folositi propriul sistem, analizati cu departamentul IT care sunt pasii necesari pentru a crea facturi electronice conforme cu standardul UE. 
b) Utilizarea aplicatiilor puse la dispozitie de Statul Roman 
Daca nu utilizati un sistem de facturare sau daca aveti nevoie de o solutie intermediara, familiarizati-va cu aplicatia disponibila public la adresa de internet https://www.anaf.ro/CompletareFactura/faces/factura/informatiigenerale.xhtml. 
Aplicatia web ofera functii pentru introducerea manuala a datelor. Facturile electronice create pot fi salvate in sistemele informatice locale pentru utilizarea in sistemul RO e-Factura.

7. Ce cerinte de continut trebuie respectate pentru a crea o factura electronica conforma cu cerintele sistemului RO e-factura si care sa fie transmisa destinatarului potrivit?

O factura electronica este considerata valida daca respecta Modelul semantic de date al elementelor esentiale ale unei facturi electronice si setul de Reguli operationale. O instanta de document factura (fisier xml) este strict conforma cu modelul facturii de baza daca respecta toate regulile definite pentru modelul facturii de baza, inclusiv specificatia care figureaza intr-o CIUS conforma. 

Pentru a fi acceptata de la furnizor si trimisa catre destinatarul potrivit factura trebuie sa contina informatii relevante in procesul de identificare a celor doi parteneri: Numele vanzatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Vanzatorului, Identificatorul de TVA al Vanzatorului, Identificatorul de inregistrare fiscala a Vanzatorului, Numele Cumparatorului, Identificatorul de inregistrare legala a Cumparatorului, Identificatorul de TVA al Cumparatorului.
In unele cazuri trebuie sa se ofere informatii despre reprezentatul fiscal al vanzatorului: Numele reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Identificatorul de TVA al reprezentantului fiscal al Vanzatorului, Numele Cumparatorului.

E-factura pentru agricultorii care aplica regimul special - Studiu de caz

Intrebare: "O intreprindere individuala inregistrata in „Registrul agricultorilor - regimul special” este obligata sa incarce factura electronica (e-factura) atunci cand emite o factura catre o companie?"

Raspuns:  Agricultorul este definit in intelesul tva la art. 315 indice 1 lit. b) din Codul fiscal astfel:
b) agricultorul reprezinta persoana fizica, persoana fizica autorizata, intreprinderea individuala sau intreprinderea familiala, cu sediul activitatii economice in Romania, care realizeaza activitatile prevazute la lit. c) si d) si care nu realizeaza alte activitati economice sau realizeaza si alte activitati economice a caror cifra de afaceri anuala este inferioara plafonului de scutire prevazut la art. 310;
Deci agricultorul poate fi:
-persoana fizica;
-persoana fizica autorizata;
-intreprinderea individuala;
sau
-intreprinderea familiala.

Prevederile referitoare la persoanele fizice care aplica Regimul special pentru agricultori se regasesc la art. 10 indice 7 din OUG 120/2021 cu modificarile si completarile ulterioare:
Articolul 10 7
(1) Agricultorii persoane fizice care aplica Regimul special pentru agricultori prevazut la art. 315 1 din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, nu au obligatia utilizarii sistemului national RO e-Factura pentru facturile emise in perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025.
(2) Persoanele prevazute la alin. (1) pot opta pentru utilizarea sistemului national RO e-Factura. In situatia in care opteaza pentru transmiterea facturilor in sistemul national RO e-Factura, aceste persoane sunt obligate sa fie inregistrate in Registrul RO e-Factura optional.
(3) Persoanele prevazute la alin. (1) care au optat pentru utilizarea sistemului national RO e-Factura sunt inscrise in Registrul RO e-Factura optional incepand cu data de 1 a lunii urmatoare exercitarii optiunii.
(4) Persoanele prevazute la alin. (1) au obligatia de a solicita inscrierea in Registrul RO e-Factura obligatoriu pana la data de 1 iulie 2025, in cazul in care nu au optat deja pentru aplicarea sistemului national RO e-Factura. Persoanele prevazute la alin. (1) care incep sa desfasoare activitati economice dupa data de 30 iunie 2025 au obligatia de a solicita inscrierea in Registrul RO e-Factura obligatoriu inainte de a incepe desfasurarea activitatilor economice si sunt inscrise in registru in termen de 3 zile lucratoare de la data solicitarii.
(5) Operatorii economici - persoane impozabile stabilite in Romania conform art. 266 alin. (2) din Legea nr. 227/2015, cu modificarile si completarile ulterioare, care livreaza bunuri/presteaza servicii catre persoanele prevazute la alin. (1) nu au obligatia transmiterii facturilor emise catre acestea prin sistemul national RO e-Factura, cu exceptia situatiei in care beneficiarii sunt inscrisi in Registrul RO e-Factura optional sau, incepand cu data de 1 iulie 2025, in Registrul RO e-Factura obligatoriu.

In baza acestor prevederi, agricultorii persoane fizice care aplica regimul special de la art. 315 indice 1 din Codul fiscal nu au obligatia utilizarii sistemului national RO e-Factura pentru facturile emise in perioada 1 iulie 2024-30 iunie 2025, cu exceptia situatiei in care opteaza sa utilizeze sistemul prin inscrierea in Registrul RO e-Factura.

Aceasta prevedere nu este insa aplicabila pentru agricultorii persoana fizica autorizata, intreprinderea individuala sau intreprinderea familiala.

Prin urmare, opinia mea este ca o intreprindere individuala care este inregistrata in "Registrul agricultorilor regimul special" este obligata sa incarce factura electronica (e-factura), deoarece exceptia este aplicabila numai agriculorilor persoane fizice.

Factura in valuta - Studiu de caz

Intrebare: Am primit in e-factura de la un furnizor din Romania o factura in EUR, unde moneda facturii este EUR si moneda de contabilizare este RON. Justificarea acestei facturi a fost ca programul SAGA asa lucreaza acum.

Va rugam sa ne spuneti daca aceasta factura este corecta pentru inregistrarea in contabilitate.

Raspuns: Potrivit art. 319 alin. (23) sumele indicate pe factura se pot exprima in orice moneda cu conditia ca valoarea TVA colectata sau de regularizat sa fie exprimata in lei.
In situatia in care valoarea taxei colectate este exprimata intr-o alta moneda, aceasta va fi convertita in lei utilizand cursul de schimb prevazut la art. 290.
Prin urmare, factura poate fi emisa in EUR ca moneda atat timp cat TVA este exprimata in lei.
In contabilitate creantele si datoriile in valuta, rezultate ca efect al tranzactiilor entitatii, se inregistreaza in contabilitate atat in lei, cat si in valuta.

O tranzactie in valuta trebuie inregistrata initial la cursul de schimb valutar, comunicat de Banca Nationala a Romaniei, de la data efectuarii operatiunii.
Prin urmare, factura se va inregistra in lei prin aplicarea cursului de schimb BNR valabil la data facturii (cursul comunicat in ziua anterioara emiterii facturii).
 

Raspunsuri oferite in luna ianuarie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti. 

Foto: pixabay.com