Refuz inregistrare factura in SPV: caz concret si solutia specialistului

O provocare frecvent intalnita de contabili este situatia in care facturile emise de un furnizor nu sunt inregistrate la timp de catre client, generand neintelegeri cu privire la solduri.

Acest studiu de caz analizeaza o situatie intalnita in luna octombrie 2024, cand o companie a emis in luna aprilie o factura pentru marfa livrata, pe baza de avize, si a transmis-o in RO e-Factura. Cu toate acestea, clientul nu si-a inregistrat factura si, ulterior, la o confruntare de solduri, refuza sa o recunoasca, solicitand stornarea acesteia si emiterea unei noi facturi cu data actuala. In continuare, haideti sa aflam opinia specialistului!

Refuz inregistrare factura in SPV - studiu de caz

Intrebare: "In luna aprilie 2024, am emis o factura catre un client pentru marfa livrata pe baza de avize. Factura a fost incarcata in RO e-Factura, dar nu a fost transmisa si prin alta metoda (pe suport de hartie sau email). In luna octombrie, la o confruntare de solduri, clientul observa ca nu si-a inregistrat factura si refuza sa o faca, solicitandu-ne insistent sa stornam factura din luna aprilie si sa o refacem cu data din luna octombrie.

Avand in vedere ca noi am transmis factura in sistem RO e-Factura, aveam obligatia, la acea data, sa o transmitem si pe suport de hartie sau email? Am obligatia de a storna factura si de a o reface acum, cu data din octombrie, atat timp cat eu am indexul de incarcare in SPV din luna aprilie, dovada ca a fost transmisa?"

Raspuns:
Referitor la situatia prezentata privind factura emisa in aprilie 2024, faptul ca ati transmis factura prin sistemul RO-e Factura este suficient pentru a indeplini obligatiile legale de facturare catre clienti persoane juridice, fara a mai fi necesara transmiterea pe suport de hartie sau prin e-mail. Odata ce factura a fost incarcata si validata in SPV, aceasta este considerata emisa si notificata corect clientului.

Clientul avea responsabilitatea de a inregistra factura in contabilitate in momentul in care a receptionat marfa, conform procedurilor legale. In cazul in care acesta nu a monitorizat corespunzator soldurile si documentele contabile, refuzul de a inregistra factura din aprilie nu este un motiv justificat pentru a solicita stornarea acesteia si emiterea unei noi facturi cu data din octombrie. Faptul ca factura exista in sistemul RO-e Factura si aveti indexul de incarcare reprezinta dovada clara ca factura a fost emisa si disponibila clientului din luna aprilie.

Clientul poate inregistra factura la randul de regularizari la luna la care a receptionat totusi factura din aprilie 2024, deoarece este o factura receptionata tardiv, din motive independente de voina partilor. Dvs. ati transmis in SPV, insa clientul era obisnuit sa receptioneze facturi doar fizic. Pana la final de iunie nu se sanctiona netransmiterea prin SPV a facturilor, insa cel mai bine este sa gasiti o cale de mijloc, clientul sa inregistreze la momentul receptionarii facturii, la octombrie 2024.

Operatorii economici persoane impozabile nestabilite, dar inregistrate in scopuri de TVA in Romania au obligatia, incepand cu 1 ianuarie 2024, sa raporteze in sistemul national privind factura electronica RO e-Factura toate facturile emise in relatia B2B pentru livrari de bunuri si prestari de servicii care au locul livrarii sau prestarii in Romania.Doar sanctionarea a fost putin amanata incepand cu 01.07.2024.

Refuz inregistrare factura in SPV - concluzie

Nu aveti obligatia de a storna factura si de a emite alta cu data din octombrie, intrucat factura a fost corect emisa si comunicata in aprilie.

Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii