Pastrarea facturilor emise si incarcate in RO e-Factura: cerinte specifice incepand cu 1 iulie 2024

In contextul folosirii obligatorii a e-Factura in relatia B2B, firmele vor trebui sa se asigure ca pastreaza fisierele XML sigilate de Ministerul Finantelor dupa transmiterea lor in sistem, explica specialistii PortalContabilitate.ro.

Conform reglementarilor actuale privind utilizarea sistemului e-Factura in relatiile B2B (Business to Business) in Romania, exista, asadar, anumite obligatii legate de arhivarea si pastrarea facturilor in format electronic.

Pastrarea facturilor emise si incarcate pe e-Factura: cerinte specifice de la 1 iulie 2024

Incepand cu 1 iulie 2024, exista cerinte specifice pentru pastrarea facturilor emise si incarcate pe e-Factura:

- Fisierele XML ale facturilor emise si incarcate pe e-Factura vor ramane disponibile in Spatiul Privat Virtual (SPV) timp de 60 de zile.

- Este recomandat ca fiecare companie sa salveze fisierele XML sigilate de Ministerul Finantelor pe serverele proprii. Aceasta este o masura de siguranta pentru a avea acces la documentele originale in caz de nevoie.

- XML-ul sigilat de Ministerul Finantelor este considerat factura originala incepand din iulie 2024. Este obligatoriu sa salvati aceste fisiere XML, deoarece acestea vor fi recunoscute ca documente fiscale oficiale.

- De asemenea, este recomandat sa salvati si fisierele PDF corespunzatoare facturilor, chiar daca XML-ul este cel recunoscut oficial.

- Facturile emise incepand cu 1 iulie 2024, care trebuie transmise prin e-Factura (adica fisierul de tip XML mentionat anterior), trebuie arhivate in formatul XML pe suport electronic, luand in calcul termenul de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care facturile au fost intocmite.

Atentie la obligatia de a salva arhiva zip a fisierelor XML!

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Manual de politici contabile - Stick USB

Vezi AICI detalii

Dosarul Permanent al Clientului Model Editabil si Recomandari

Vezi AICI detalii

Obligatia de a salva arhiva zip a fisierelor XML incepe de la 1 iulie 2024. Totusi, pentru o buna practica si siguranta, ar fi bine sa incepeti salvarea arhivelor zip ale facturilor incarcate pe e-Factura cat mai curand posibil, chiar inainte de aceasta data.

Foto: pixabay.com