Arhivarea documentelor contabile reprezinta, daca nu se realizeaza corespunzator, o reala problema pentru departamentele de contabilitate. Legea Arhivelor Nationale 16/1996 exprima, explicit, necesitatea de a pastra documentele in conditii corespunzatoare asigurandu-le impotriva distrugerii, degradarii, sustragerii, ori comercializarii in alte conditii decat cele prevazute de lege. Pentru a intelege ce reglementari legale se aplica pentru pastrarea, in conformitate, a documentelor contabile, vom extrage, in cele ce urmeaza, cele mai importante reglementari ale Legii Arhivelor Nationale, Legii Contabilitatii si Codului Fiscal.
Conform Legii, documentele financiar-contabile care trebuiesc arhivate si depozitate in mod obligatoriu sunt, tinand cont de importanta, respectiv termenul de pastrare, urmatoarele: documente de raportare si bilant, declaratia 112, statele de plata, documentele justificative, contabile si fiscale.
Documentele precum: raportare si bilant, documentele legate de salarii (statele de plata, declaratia 112 etc) care asigura continuitatea drepturilor de pensie ale angajatilor, urmate de documentele financiar – contabile precum: registrul jurnal si registrul de casa, balantele si conturile anuale, documentele justificative – facturi, chitante, note de intrare – receptie, dispozitii de plata – pot avea termene de pastrare diferite in functie de utilitatea acestora, conform legislatiei in vigoare - Legea Contabilitatii 82/1991, republicata si actualizata conform Legii nr 36 / 01.11.2023 si Codul fiscal (pag.5).
Toate aceste documente trebuie depozitate in conditii exemplare, intr-un mediu sigur, ferit de deteriorari precum: umiditate, temperaturi extreme, foc, pentru o perioada determinata, in nomenclatoare si registre bine intocmite, organizate cronologic si legate corespunzator respectand Legea Arhivelor Nationale.
La indeplinirea termenelor, documentele pot fi distruse securizat conform procedurilor legale, cu exceptia celor care au valoare istorica sau probatorie. Nerespectarea conform reglementarilor legale privind pastrarea documentelor financiare poate avea consecinte semnificative printre care enumeram: amenzi, repercusiuni legale, audituri esuate si pierderi ale reputatiei.
In concluzie, respectarea termenelor legale pentru pastrarea documentelor contabile nu este doar o obligatie, ci si o asigurare ca departamentul ramane protejat si conform cu cerintele legale. Acum ca detineti o sinteza a celor mai importante informatii, nu lasati aceste aspecte sa va surprinda! Ramaneti cu un pas inainte si asigurati-va ca va protejati departamentul sau afacerea.
Cu stima, SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare – The best way to store your documents
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
