Arhivarea documentelor contabile este o practica stabilita prin Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Legea Contabilitatii nr. 82/1991, insa, de multe ori, bunele practici privind arhivarea documentelor sunt neglijate sau inexistente. Prin acest articol, urmarim sa explicam de ce anumite proceduri in organizarea documentelor arhivate reprezinta o componenta esentiala in asigurarea unei bune gestiuni, a conformitatii cu legislatia si a accesibilitatii rapide a informatiilor arhivate. Prin urmare, iata cateva exemple din domeniu:
Un prim aspect foarte important este organizarea clara si sistematica a documentelor. In acest sens, este esentiala realizarea unui nomenclator arhivistic. Nomenclatorul arhivistic ajuta la arhivarea documentelor intr-un mod organizat si eficient, oferind un cadru clar de clasificare a termenelor de pastrare, precizie in identificarea documentelor, conformitate legala si protectia informatiilor. Nu doar nomenclatorul este important, ci si, asa cum mentionam anterior, gruparea documentelor intr-o maniera corespunzatoare pe tipuri de documente si termene de pastrare. Pastrarea lor laolalta, amestecate, fara o clasificare, etichetare sau structurare cronologica, ingreuneaza accesul la acestea.
Un al doilea aspect important este respectarea legislatiei in domeniul arhivarii. Cunoasterea termenelor de pastrare ale documentelor financiar-contabile este esentiala pentru respectarea reglementarilor legale, insa, in lipsa unei bune organizari, procesul de arhivare si depozitare poate deveni dificil. Respectarea legislatiei este strans legata de realizarea unui nomenclator arhivistic si, pentru evitarea sanctiunilor, se recomanda documentarea frecventa pe acest subiect.
Revizuirea periodica si actualizarea arhivei. Pentru un proces mai eficient, se recomanda intotdeauna revizuirea arhivei. Atunci cand documentele arhivate sunt depozitate intr-un mediu organizat si conform, accesarea lor va fi mai facila, indiferent de scop. Evaluarea periodica usureaza volumul de lucru pe termen lung si face arhiva mai usor de gestionat.
Arhivarea corecta a documentelor financiar-contabile nu este doar o cerinta legala, ci si un pilon fundamental pentru o buna gestionare. Adoptand aceste practici, se va asigura o arhiva bine organizata, sigura si usor de gestionat, care va ajuta la mentinerea departamentului pe drumul cel bun si la evitarea eventualelor probleme legale sau fiscale.
In incheiere, vom mentiona si modalitatea de depozitare a arhivei. Atunci cand arhivele sunt depozitate corespunzator, se evita riscul de distrugere, sustragere sau pierdere si se fac economii importante, atat financiare cat si in ceea ce priveste timpul alocat consultarii arhivei. Din acest motiv, externalizarea arhivei catre o companie autorizata sa presteze astfel de servicii este o optiune ce merita analizata cu atentie.
Manual de politici contabile - Stick USB
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
SAF-T pentru Contribuabili Mici
SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare incurajeaza investirea timpului si a resurselor in organizarea corecta a arhivei, indiferent daca se opteaza pentru varianta fizica, digitala sau un mix intre cele doua. O arhiva bine intretinuta este esentiala pentru succesul pe termen lung al oricarei afaceri!
Cu stima,
SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare
RSS Flux RSS 2.0
Sitemap XML
