e-Factura B2B: Ce trebuie sa stiti despre transmiterea anexelor la facturile electronice

Obligatii legale privind transmiterea facturii prin e-Factura

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Obligatii legale privind transmiterea facturii prin e-Factura

Intrebare: "Referitor la e-factura pentru relatia B2B, exista o cerinta din partea unui client privind obligativitatea transmiterii prin e-factura si a anexei aferente facturii, altfel nu va achita facturile primite. Anexele sunt avizul de insotire si bonul de livrare cu cantitatea de gaz.

Mentionez ca facturile emise de firma noastra sunt pentru vanzarea de marfuri cu acciza si emitem factura pentru fiecare tip de produs, comanda si punct de lucru, iar avizul si tichetul sunt primite fizic de client in momentul livrarii. Avizul este in sistemul contabil, dar bonul de livrare nu. Facturile pe e-factura se depun automat.

Puteti sa ma ajutati cu un raspuns referitor la aceasta situatie?"
 
Sistemul e-Factura reglementeaza exclusiv structura si transmiterea facturilor electronice in format XML catre ANAF si destinatari. In prezent, legislatia fiscala nu impune obligativitatea transmiterii documentelor justificative aditionale (cum ar fi avizul de insotire sau bonul de livrare) prin e-Factura. Acestea pot fi comunicate pe alte canale (e-mail, platforme dedicate de facturare, portaluri B2B).

Optiunea de transmitere a anexelor prin e-Factura

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Optiunea de transmitere a anexelor prin e-Factura

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Desi nu este obligatoriu, e-Factura permite atasarea documentelor justificative in structura XML a facturii. ANAF a testat si acceptat aceasta posibilitate pentru agentii economici care doresc sa incorporeze astfel de documente in fisierul XML transmis prin sistem. In acest caz, anexele sunt incluse ca atasamente codificate in format Base64, iar destinatarul le poate descarca si vizualiza din portalul ANAF sau din propriul sistem de gestionare a documentelor.

Impactul asupra relatiei comerciale si conditia de plata impusa de client

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Impactul asupra relatiei comerciale si conditia de plata impusa de client

Din punct de vedere contractual, un client poate impune conditii specifice pentru acceptarea si plata facturilor, inclusiv transmiterea anexelor prin e-Factura. Aceasta cerinta nu este o obligatie legala, ci o conditie de business stabilita de client. In acest context, este important sa clarificati cu acesta daca documentele pot fi transmise printr-un alt canal sau daca este necesara integrarea lor in e-Factura.

Solutii practice pentru conformare

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Solutii practice pentru conformare

In functie de specificul activitatii firmei si de capacitatea tehnica a softului de facturare, aveti doua optiuni:
 
-Transmiterea anexelor prin canale alternative Intrucat avizul si bonul de livrare sunt deja remise clientului in momentul livrarii, le puteti retransmite electronic prin e-mail sau printr-o platforma de partajare a documentelor.
 
-Integrarea anexelor in e-Factura XML Daca doriti sa respectati cerinta clientului, puteti verifica posibilitatea de a atasa avizul si bonul de livrare in format PDF in structura XML a facturii electronice. Acest lucru necesita adaptarea sistemului de facturare pentru a permite incarcarea acestor documente ca atasamente codificate.

Aspecte contabile si de gestiune

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Aspecte contabile si de gestiune

Din punct de vedere contabil, este important sa aveti o evidenta clara a documentelor justificative transmise. Intrucat avizul este deja inregistrat in sistemul contabil, iar bonul de livrare nu, ar fi util sa analizati daca acesta din urma trebuie inclus in gestiune pentru o mai buna trasabilitate.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Transmiterea facturilor prin e-Factura este obligatorie, insa anexele nu sunt impuse de legislatia fiscala. Daca un client solicita acest lucru ca o conditie de plata, este necesara o clarificare contractuala privind modalitatea de transmitere. Daca se decide integrarea anexelor in e-Factura, sistemul de facturare trebuie sa suporte aceasta functionalitate.