Plata furnizor cu cardul personal al administratorului: Atentie la explicatiile specialistului!

Plata factura firma din cont personal [Studiu de caz]

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Plata factura firma din cont personal [Studiu de caz]

Intrebare: "Prevederea din Legea nr. 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare, de la art.4 alin.4: 
(4) Operatiunile de incasari si plati efectuate intre persoanele prevazute la art. 1 alin. (1) si persoane fizice, reprezentand primiri ori restituiri de imprumuturi sau alte finantari, indiferent de natura si destinatia acestora, se efectueaza numai prin instrumente de plata fara numerar.

Se considera indeplinita daca administratorul plateste un furnizor al societatii folosind cardul bancar propriu, pe persoana fizica?"

Conform prevederilor de la art. 1 alin. (1) Legea 70/2015: Operatiunile de incasari si plati efectuate de persoane juridice, persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridica de la/catre oricare dintre aceste categorii de persoane se vor realiza numai prin instrumente de plata fara numerar.

In acest context, legea se aplica doar platilor efectuate de persoana juridica. Daca plata este facuta de administrator, atunci NU este o plata realizata de persoana juridica si nu intra sub incidenta acestei legi. Administratorul nu plateste in numele firmei cu un card al firmei, ci din banii personali, deci nu este supus restrictiilor privind numerarul aplicabile firmelor.

Legea reglementeaza doar tranzactiile efectuate de la/catre persoane juridice, iar in acest caz plata provine dintr-un cont personal. Firma nu efectueaza direct plata, iar Legea 70/2015 nu impune obligatii administratorilor care platesc din conturi personale.

Astfel, formal, daca administratorul plateste furnizorul cu cardul sau personal, plata NU este efectuata de firma insasi, deci NU intra sub incidenta Legii 70/2015. Nu exista obligatia ca aceasta plata sa respecte plafoanele de numerar impuse firmelor.

Important! Pe de alta parte, aceasta situatie ar trebui sa fie doar intamplatoare, exceptionala, fara a fi recurenta, deoarece in caz contrar exista riscul ca aceste tranzactii sa fie recalificate, deoarece:

Codul civil prevede la:
ART. 1.472
Persoanele care pot face plata
Plata poate sa fie facuta de orice persoana, chiar daca este un tert in raport cu acea obligatie.
(...)

ART. 1.474
Plata obligatiei de catre un tert
(1) Creditorul este dator sa refuze plata oferita de tert daca debitorul l-a incunostintat in prealabil ca se opune la aceasta, cu exceptia cazului in care un asemenea refuz l-ar prejudicia pe creditor.
(2) In celelalte cazuri, creditorul nu poate refuza plata facuta de un tert decat daca natura obligatiei sau conventia partilor impune ca obligatia sa fie executata numai de debitor.
(3) Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului. In acest caz, tertul nu se subroga in drepturile creditorului platit decat in cazurile si conditiile prevazute de lege.
(4) Dispozitiile prezentului capitol privind conditiile platii se aplica in mod corespunzator atunci cand plata este facuta de un tert.
Subrogatia

ART. 1.593
Felurile subrogatiei
(1) Oricine plateste in locul debitorului poate fi subrogat in drepturile creditorului, fara a putea insa dobandi mai multe drepturi decat acesta.
(2) Subrogatia poate fi conventionala sau legala.
(3) Subrogatia conventionala poate fi consimtita de debitor sau de creditor. Ea trebuie sa fie expresa si, pentru a fi opusa tertilor, trebuie constatata prin inscris.
(...)
Subrogatia consimtita de debitor
(1) Subrogatia este consimtita de debitor atunci cand acesta se imprumuta spre a-si plati datoria si, pe aceasta cale, transmite imprumutatorului drepturile creditorului fata de care avea datoria respectiva.
(2) Subrogatia este valabila numai daca actul de imprumut si chitanta de plata a datoriei au data certa, in actul de imprumut se declara ca suma a fost imprumutata spre a se plati datoria, iar in chitanta se mentioneaza ca plata a fost facuta cu banii imprumutati de noul creditor.
(3) Subrogatia consimtita de debitor are loc fara consimtamantul creditorului initial, in lipsa de stipulatie contrara.

Ca urmare, avem in vedere prevederea de la art. 1.474 alin. (3) Cod Civil Plata facuta de un tert:
Plata facuta de un tert stinge obligatia daca este facuta pe seama debitorului. In acest caz, tertul nu se subroga in drepturile creditorului platit decat in cazurile si conditiile prevazute de lege.

De retinut! Plata unui furnizor de catre administrator in numele firmei stinge datoria acesteia fata de furnizor. Tertul (administratorul) nu devine automat creditor al firmei in locul furnizorului, ci doar daca se indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru subrogarea in drepturi.

Ce este subrogarea?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce este subrogarea?

Subrogarea este un mecanism juridic prin care cel care face plata in locul debitorului preia drepturile creditorului platit (furnizorul, in cazul nostru). In lipsa unei prevederi legale sau conventionale, cel care plateste NU se subroga automat in drepturile creditorului (adica nu devine automat creditorul firmei). Daca administratorul plateste furnizorul firmei, el nu preia automat creanta furnizorului asupra firmei, ci trebuie sa existe o baza legala pentru subrogare.

Codul Civil prevede doua tipuri de subrogare: legala si conventionala.

A) Subrogarea legala art. 1.580 Cod Civil

Tertul se subroga automat in drepturile creditorului platit daca exista un temei legal.
Cazurile in care intervine subrogarea legala sunt:
-Cand tertul are un interes legitim sa stinga datoria (ex.: un garant plateste datoria garantata).
-Cand tertul plateste o datorie pe care este obligat sa o achite (ex.: un codebitor achita datoria comuna).
-Cand legea prevede expres acest drept de subrogare.

In cazul platii furnizorului de catre administrator:
NU se aplica subrogarea legala, deoarece administratorul nu este obligat legal sa plateasca furnizorii firmei.
Administratorul nu este garant sau codebitor al firmei, deci nu are drept automat de subrogare.

Daca nu se aplica subrogarea legala, atunci subrogarea poate fi convenita printr-un acord explicit intre parti.

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Inchiderea de luna si de exercitiu financiar Reguli de baza si proceduri obligatorii

Vezi AICI detalii

Subrogarea conventionala poate avea loc in doua moduri:

1. Prin acord cu creditorul (furnizorul) Furnizorul ii poate ceda drepturile sale administratorului.
2 .Prin acord cu debitorul (firma) Firma recunoaste ca administratorul a preluat datoria si ii datoreaza direct lui suma respectiva.

Dar in acest caz (prin acord cu debitorul-firma) , aceasta forma de subrogare trebuie sa fie expresa si constatata prin inscris (contract de imprumut sau alt document). Astfel, trebuie sa existe un act de imprumut cu data certa si o chitanta care confirma plata.

Codul civil prevede expres ca aceasta subrogatie este valabila numai daca sunt indeplinite cumulativ anumite conditii de forma:
(i) contractul de imprumut si chitanta de plata a datoriei au data certa;
(ii) (ii) in contractul de imprumut se precizeaza ca suma a fost imprumutata in scopul achitarii acelei datorii;
(iii) (iii) in chitanta de plata creditorul mentioneaza ca plata s-a facut cu banii imprumutati de noul creditor

Doctrina subliniaza ca subrogatia conventionala consimtita de debitor este un act juridic solemn, adica impune aceste formalitati stricte pentru validitate.

Nu e nevoie de acordul furnizorului, insa este esential acordul si formalizarea din partea debitorului si a tertului platitor. Cu alte cuvinte, subrogatia nu opereaza automat prin simplul fapt al platii, ci doar daca intentia de subrogare rezulta clar din actele incheiate la momentul platii, in conformitate cu art. 1.595 C. civ.

In scenariul prezentat de dvs. societatea este debitorul fata de furnizor, iar administratorul (asociatul) actioneaza ca tert platitor care achita datoria din fonduri proprii.

Pentru ca aceasta plata sa produca o subrogatie consimtita de debitor, trebuie respectate cerintele legale mentionate: practic, compania trebuie sa incheie un contract de imprumut cu administratorul, specificand ca suma oferita de acesta se da pentru plata datoriei catre furnizor, si furnizorul ar trebui sa emita o chitanta in care sa mentioneze ca a primit plata de la societate cu banii imprumutati de la administrator.

Fara aceste documente explicite, subrogatia nu se produce automat. Simplul fapt ca administratorul a platit factura nu este suficient, in lipsa dovezilor ca plata s-a facut in cadrul unui acord de imprumut destinat stingerii datoriei respective.

Altfel spus, datoria catre furnizor trebuie transformata intr-o datorie catre administrator prin vointa partilor, consemnata in documente. Doar o astfel de conventie ii confera administratorului calitatea de nou creditor subrogat in locul furnizorului.

Nu este suficienta simpla plata, ci trebuie redactate documente care sa clarifice tranzactia.

Astfel, trebuie sa existe:
(a) contractul de imprumut (creditare) intre administrator si firma atesta ca banii au fost dati cu titlu de imprumut pentru plata unei datorii;
(b) chitanta sau alt inscris de la creditor indica faptul ca plata datoriei s-a facut folosind acei bani imprumutati (in practica, daca furnizorul nu emite chitanta distincta, se poate folosi si confirmarea platii online sau mentiunea de pe factura achitata cu card X impreuna cu extrasul personal al administratorului, dar ideal este un inscris oficial). Fara aceste precizari, administratorul risca sa nu fie recunoscut drept creditor subrogat, ci doar ca persoana care a oferit temporar bani firmei.
c) de asemenea, contractul de imprumut si chitanta de plata a datoriei trebuie sa aiba data certa

Aceste trei conditii trebuie sa fie indeplinite cumulativ pentru ca subrogatia sa fie valida. Daca oricare dintre aceste elemente lipseste, subrogatia nu se produce.

Codul Civil prevede ca data certa inseamna ca documentul este opozabil tertilor. Simplul fapt ca un document este semnat intre parti NU ii confera data certa. Data certa poate fi obtinuta prin: autentificare notariala (ex: contract de imprumut semnat la notar), inregistrare la ANAF sau alta institutie publica, etc.

Actul de imprumut trebuie sa mentioneze clar destinatia banilor, ca urmare este obligatoriu ca in contractul de imprumut sa se declare ca suma a fost imprumutata special pentru plata datoriei firmei. Daca acest lucru nu este precizat clar, subrogatia nu este valabila.

De exemplu, in contractul de imprumut dintre administrator si firma trebuie scris explicit:
Suma imprumutata in temeiul prezentului contract este destinata exclusiv achitarii datoriei catre furnizorul X, in valoare de Y lei.

De asemenea, chitanta emisa de creditor trebuie sa precizeze sursa banilor .Furnizorul (creditorul initial) trebuie sa emita o chitanta sau sa inscrie pe factura platita o mentiune clara ca plata a fost efectuata cu banii imprumutati de noul creditor (administratorul). In cazul in care furnizorul doar incaseaza banii fara sa mentioneze sursa, subrogatia nu este valabila.

Pe chitanta trebuie sa fie mentionat: Plata efectuata de firma X, cu suma imprumutata de la administrator Y, in temeiul contractului de imprumut nr. Z.

Daca plata se face prin transfer bancar, se poate anexa ordinul de plata care sa contina aceeasi mentiune.

Daca nu sunt indeplinte conditiile unei subrogari, firma NU are obligatia de a recunoaste datoria, deoarece:
- Firma nu mai are nicio obligatie fata de furnizor.
- Administratorul nu devine automat creditorul firmei.

De asemenea, Legea contabilitatii (Legea 82/1991) impune ca orice operatiune economica sa fie reflectata corect in evidentele contabile. Daca firma inregistreaza o datorie fata de administrator fara un temei juridic valabil, aceasta ar putea fi considerata o operatiune fictiva, ceea ce este interzis.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

In concluzie, Legea 70/2015 NU se aplica pentru ca plata NU este facuta de persoana juridica. Firma NU este implicata direct in tranzactie, deci nu este supusa restrictiilor legale aplicabile firmelor pentru numerar. Administratorul face plata in nume propriu, iar firma inregistra aceasta datorie fata de administrator in evidentele sale doar daca sunt indeplinite conditiile legale privind subrogarea.