e-Factura si doua situatii reale din practica: Greseli care te pot costa la controalele ANAF

"Pentru un transport de marfa, in urma unor probleme in timpul acestuia, un palet de marfa a fost deteriorat. Clientul ne-a emis o factura dauna transport/Despagubire marfa pe transport, fara TVA dar nu a transmis acesta factura si prin RO e-factura (SPV), ci doar electronic, pe e-mail. Este corect cum a procedat? Este corect sa inregistram in contabilitate factura transmisa doar pe email? Va rog sa ne ajutati punctual cu situatiile in care facturile emise B2B nu au obligativitatea de a fi transmise prin SPV." 

Raspuns:
Factura emisa de client cu mentiunea dauna transport / despagubire marfa, fara TVA, nu reprezinta, din punct de vedere fiscal, o factura pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, ci un document prin care se solicita recuperarea unui prejudiciu produs in timpul transportului. Despagubirile pentru daune nu intra in sfera TVA, deoarece nu exista o contraprestatie, ci o reparare a unui prejudiciu. Prin urmare, documentul nu este, in sens strict, o factura fiscala, chiar daca este denumit factura.

Obligatia de transmitere prin RO e-Factura (SPV) se aplica nu numai facturilor emise pentru operatiuni care se incadreaza in sfera TVA si care reprezinta livrari de bunuri sau prestari de servicii intre persoane impozabile stabilite in Romania (B2B).

In acest context, nu este corect ca documentul privind despagubirea nu a fost transmis prin SPV, chiar nu reprezinta o factura pentru o operatiune taxabila sau scutita de TVA, ci un document de regularizare a unui prejudiciu.

Transmiterea lui doar prin e-mail nu este acceptabila din punct de vedere fiscal, chiar daca documentul sa fie justificat corespunzator prin contractul de transport, proces-verbal de constatare a daunelor, aviz de dauna, corespondenta comerciala sau alte documente care dovedesc realitatea evenimentului.

Orice factura, indata ce este redactata, este necesar sa fie si transmisa prin SPV.

Din punct de vedere contabil, documentul primit pe e-mail totusi poate fi inregistrat in contabilitate, daca indeplineste conditiile unui document justificativ, respectiv identifica partile, descrie operatiunea, are o valoare determinata si este sustinut de documente care atesta producerea daunei.

Prin urmare, in situatia concreta prezentata, nu este corect ca documentul privind despagubirea pentru marfa deteriorata nu a fost transmis prin RO e-Factura. Totusi inregistrarea lui in contabilitate pe baza documentului primit prin e-mail este posibila, cu conditia existentei documentelor justificative care sa probeze realitatea daunei si obligatia de plata.

Este necesar de asemenea sa luati legatura cu partenerul dvs. astfel incat sa realizeze si transmiterea prin SPV a facturii respective, odata ce a fost emisa, este necesara si transmiterea online.

"Firma platitoare de impozit pe profit si TVA lunar, in urma confirmarilor de sold la 31.12.2025, societatea este informata de catre furnizor sau, ca nu are o factura inregistrata in contabilitate din data de 04.2024, factura de servicii emisa de catre furnizor.

Cum se inregistreaza corect in contabilitate la data de 01.2026, din punct de vedere al TVA-ului, intrucat TVA la data aceea era de 19%, iar in luna ianuarie 2026, aceasta factura nu se regaseste in SPV pentru a putea fi preluata in Decontul precompletat din 01.2026?"

Raspuns:
In astfel de situatii, trebuie sa faceti dovada primirii cu intarziere a facturii respective, de exemplu, factura respectiva sa fie inregistrata la registratura societatii pentru ca inregistrarea cu intarziere sa nu fie considerata o omisiune de inregistrare in perioada in care factura a fost primita.

Chiar daca dreptul de deducere a intervenit in luna aprilie 2024, acest drept se va exercita in luna ianuarie 2026, la data primirii documentului de catre furnizor/prestator. In acest caz, se considera ca in luna ianuarie 2026 sunt indeplinite conditiile de la art. 299 alin. (1) lit. a) "Conditii de exercitare a dreptului de deducere" iar pentru exercitarea dreptului de deducere a TVA nu are importanta data inregistrarii facturii, ci potrivit articolului sus mentionat din Codul fiscal, trebuie doar sa detineti o factura emisa conform art 319 din Codul fiscal, adica un exemplar original: ,,art.299 alin (1)  Pentru exercitarea dreptului de deducere a taxei, persoana impozabila trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:   a) pentru taxa datorata sau achitata, aferenta bunurilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie livrate ori serviciilor care i-au fost ori urmeaza sa ii fie prestate in beneficiul sau de catre o persoana impozabila, sa detina o factura emisa in conformitate cu prevederile art. 319….”

Incepand cu 1 ianuarie 2024, e-Factura este obligatorie in orice tranzactie dintre doua entitati juridice. Deoarece pentru luna aprilie 2024 era obligatorie transmiterea facturilor din SPV, trebuie sa verificati daca factura a fost transmisa prin SPV de furnizor si motivul pentru care nu a ajuns la dvs.

De asemenea, pentru perioada 01.01.2024 -30.06.2024 sunt considerate facturi originale si documentele primite pe suport hartie sau pdf nu numai cele in format xml, daca acestea contin elementele minimale prevazute la art 319 alin 20 din Codul fiscal.

Dupa data de 01.07.2024, daca nu sunt transmise pe SPV, respectivele documente nu mai pot fi considerate facturi originale in varianta tiparita sau pdf ci numai cele tip xml si astfel nu putem deduce TVA. Factura emisa trebuie sa fie inregistrata in evidenta contabila la data cand aceasta a fost transmisa si descarcata in e-Factura, intrucat aceasta se considera data comunicarii.

Legat de perioada in care se poate exercita dreptul de deducere a TVA, conform art. 301, alineatul (2) din Codul fiscal: “In situatia in care nu sunt indeplinite conditiile si formalitatile de exercitare a dreptului de deducere in perioada fiscala de declarare sau in cazul in care nu s-au primit documentele de justificare a taxei prevazute la art. 299, persoana impozabila isi poate exercita dreptul de deducere prin decontul perioadei fiscale in care sunt indeplinite aceste conditii si formalitati sau printr-un decont ulterior, dar in cadrul termenului de prescriptie prevazut in Codul de procedura fiscala, inclusiv in cazul anularii rezervei verificarii ulterioare ca urmare a inspectiei fiscal”.

Dpdv al raportarii in Decontul de tva, cod 300, aferent lunii ianuarie 2026, valoarea facturii primite in luna ianuarie 2026, desi este emisa in luna aprilie 2024, se raporteaza la randul 34 “Regularizari taxa dedusa”.

Dpdv al raportarii in

Declaratia 394, operatiunea se inregistreaza in perioada fiscala in care factura a fost primita, fara a se efectua pentru perioada in care factura respectiva a fost emisa. Primirea cu intarziere a unei facturi nu este tratata drept omisiune sau eroare de raportare, motiv pentru care, in astfel de situatii nu se depune o declaratie rectificativa cod 394 pentru luna aprilie 2024, fiind suficienta raportarea operatiunii in luna in care factura a fost primita si anume in luna ianuarie 2026.

Aceste aspecte rezulta si din GHIDUL DE COMPLETARE A DECLARATIEI INFORMATIVE 394, emis de catre M.F.P., la pag. 7 (“raportarea se efectueaza in perioada fiscala in care fiecare factura a fost primita”) si la pag. 9 ("In cazul in care, dupa depunerea declaratiei, persoana impozabila constata existenta unor omisiuni/erori in datele declarate, aceasta trebuie sa depuna o noua declaratie corect completata cu operatiunile care necesita modificarea si/sau operatiunile care nu au fost declarate, declaratie care inlocuieste declaratia informativa depusa initial. Nu vor face obiectul redepunerii declaratiei, facturile primite de persoana impozabila in alta perioada de raportare fata de data emiterii acestora de catre furnizori.")

Asadar, nu trebuie sa rectificati declaratia informativa 394 aferenta lunii aprilie 2024; factura intarziata trebuie sa o declarati in declaratia 394 aferenta lunii ianuarie 2026, intrucat este primita in aceasta perioada de raportare.

Raspunsuri oferite in luna ianuarie 2026 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.