Ce informatii obligatorii trebuie sa cuprinda balanta de verificare: Studiu de caz privind evidenta contabila pe proiect

Balanta de verificare: Ce s-a schimbat prin OUG 138/2024?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Balanta de verificare: Ce s-a schimbat prin OUG 138/2024?

Conform articolului 22 din Legea contabilitatii inainte de modificarea adusa prin OUG 138/2024, balanta de verificare trebuia intocmita cel putin la incheierea exercitiului financiar, la termenele pentru:

• Intocmirea situatiilor financiare;
• Raportarile contabile anuale;
• Finalizarea perioadei pentru care entitatea intocmeste declaratia privind impozitul pe profit/venit.

Prevederea actuala (modificata prin OUG 138/2024):

Incepand cu aplicarea ordonantei 138/2024, articolul 22 din Legea contabilitatii a fost modificat astfel:

„Pentru verificarea inregistrarii corecte in contabilitate a operatiunilor efectuate, lunar se intocmeste balanta de verificare.”

Astfel, obligatia de intocmire a balantei de verificare a devenit lunara, indiferent de momentul in care se intocmesc situatiile financiare sau raportarile contabile, impunandu-se un control mai strict al contabilitatii, fortand astfel entitatile sa verifice lunar corectitudinea inregistrarilor contabile, mai ales in privinta raportarilor SAF-T. Frecventa mai mare in intocmirea balantelor asigura o imagine clara asupra situatiei financiare a companiei pe parcursul anului, permitand corectii imediate in caz de erori.

Formatul unei balante contabile

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Formatul unei balante contabile

O balanta contabila trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii minime pentru a fi utila si comprehensibila:

Numele si data: Balanta ar trebui sa contina numele intreprinderii sau al entitatii pentru care se intocmeste si data la care este pregatita sau la care se refera.

Lista conturilor: Balanta ar trebui sa includa o lista a conturilor contabile relevante pentru perioada respectiva. Aceasta poate include conturi de active, pasive, venituri, cheltuieli si capitaluri proprii, in functie de natura intreprinderii si de cerintele contabile.

Soldurile conturilor: Pentru fiecare cont, balanta ar trebui sa prezinte soldurile debitoare si creditoare corespunzatoare. Soldul debitului ar trebui sa fie inscris sub coloana „Debit”, iar soldul creditului sub coloana „Credit”.

Totaluri: Balanta ar trebui sa includa totaluri pentru soldurile debitelor si creditelor, pentru a facilita verificarea echilibrului si pentru a asigura ca suma soldurilor debitului este egala cu suma soldurilor creditului.

Echilibrul general: Cel mai important aspect al unei balante contabile este sa respecte principiul dublei inregistrari. Acest lucru inseamna ca suma totala a soldurilor debitelor trebuie sa fie egala cu suma totala a soldurilor creditoare.

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile - Editie revizuita

Vezi AICI detalii

Calendarul contabilului vesel 2026

Vezi AICI detalii

Lucrarea Balanta de verificare de la A la Z. Analize, corelatii, studii de caz a fost gandita si creata special pentru a inlesni utilizarea balantei contabile. Cel mai important instrument de control al activitatii financiare din firma devine acum si parghia centrala care te-ajuta sa:

• identifici rapid erorile de inregistrare contabila si sa le corectezi „fara a lasa urme”;
• depistezi la timp, prin verificari incrucisate, discordante cu celelalte rapoarte  si sa le ajustezi pentru a nu strani interesul organelor de control;
• reglezi in timp util soldurile eronate, ba chiar sa faci ajustari avantajoase pentru finantele firmei.

...Click aici pentru detalii >>

Balanta de verificare pe proiect - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Balanta de verificare pe proiect - Studiu de caz

Intrebare: "O societate comerciala a semnat un contract pentru un proiect finantat din fonduri nerambursabile. A platit salariile si contributiile la buget din fonduri proprii, inainte de a incasa subventia. Finantatorul solicita balanta de verificare aferenta proiectului.

Care este inregistrarea contabila a platii salariilor si contributiilor la buget in balanta aferenta proiectului: 421, 43, 444 = 5125 sau 421, 43, 444 = 462, ori altfel?"

Raspunsul specialistului: In cazul in care o societate comerciala implementeaza un proiect finantat din fonduri nerambursabile si efectueaza plati aferente salariilor si contributiilor la buget din fonduri proprii, inainte de incasarea subventiei, evidenta contabila trebuie sa reflecte aceste operatiuni in mod clar si transparent, in cadrul balantei de verificare specifice proiectului.

Inregistrarea corecta a platii salariilor si contributiilor se realizeaza prin conturile 421 Personal salarii datorate , 43 Asigurari sociale si 444 Impozit pe salarii , in corespondenta cu contul 5121.

Formula contabila este, asadar, 421, 43 , 444 = 5121, ceea ce reflecta faptul ca societatea a efectuat platile din propriile disponibilitati. Ulterior, la momentul aprobarii decontului si al recunoasterii dreptului de incasare a finantarii, se inregistreaza creanta fata de finantator prin contul 445 Subventii guvernamentale de primit in corespondenta cu 7411 Venituri din subventii de exploatare.

Contabilitatea analitica are un rol esential in acest proces, intrucat permite separarea clara a cheltuielilor eligibile de cele neeligibile, urmarirea distincta a finantarii primite si utilizate, precum si corelarea permanenta intre inregistrarile contabile si documentele justificative. Prin aceasta abordare, societatea asigura transparenta si corectitudinea evidentei contabile, oferind finantatorului si auditorului posibilitatea de a verifica in mod direct fiecare operatiune, conform principiilor de legalitate, eficienta si responsabilitate financiara.

Aici intervine un volum de munca suplimentar, practic aveti de evidentiat separat 641 = 421 aferent acestui proiect de alte costuri salariale neeligibile.Este necesar ca programul de contabilitate sa va permita o astfel de detaliere.

641.1 = 421.1 cheltuieli salariale eligibile

641.2 = 421.2 cheltuieli salariale neeligibile

604.1 = 401 costuri eligibile

604.2 = 401 costuri neeligibile

samd.

De regula programele de contabilitate permit asocierea notelor contabile cu un centru de cost.Va trebui sa va interesati cum este posibila aceasta asociere si cum se poate face retroactiv pentru inregistrarile contabile deja facute.

Dupa aceasta etapa puteti genera balanta de verificare pe centru de cost/proiect etc.

Balanta de verificare pe proiect

Contabilitatea analitica reprezinta evidenta detaliata si structurata a operatiunilor financiare, pe categorii, centre de cost, proiecte sau beneficiari. Scopul ei este sa completeze contabilitatea generala, oferind informatii detaliate si controlabile asupra modului in care sunt utilizate resursele firmei.

In cazul proiectelor finantate, contabilitatea analitica permite:

-urmarirea cheltuielilor eligibile versus neeligibile;

-urmarirea finantarii primite si utilizate;

-asigurarea trasabilitatii fiecarui leu cheltuit in cadrul proiectului;

-justificarea costurilor salariale, de manopera, materiale si servicii;

-fundamentarea rapoartelor catre finantator si pentru audit.

Obiectivele contabilitatii analitice in cadrul proiectelor finantate
a) Trasabilitatea si justificarea cheltuielilor
Toate cheltuielile trebuie sa fie identificabile si verificabile fata de documentele justificative: facturi, bonuri, ordine de plata, procese-verbale de punere in functiune etc.

Exemplu: salariile instalatorilor care monteaza panouri PV trebuie sa fie inregistrate pe proiect si beneficiarul final, prin pontaje si ordine de deplasare.

b) Separarea cheltuielilor eligibile de cele neeligibile

Contabilitatea analitica permite sa se distinga:

-Cheltuieli eligibile rambursabile prin program/voucher;

-Cheltuieli suportate din resurse proprii (ex. informare, publicitate, mentenanta suplimentara).

Exemple: factura pentru panouri PV (eligibila) vs factura pentru pliante promotionale (neeligibila).

c) Controlul financiar intern

Permite verificarea corectitudinii operatiunilor si prevenirea erorilor sau fraudei.

Ex.: verificarea ca suma cheltuita pe manopera nu depaseste numarul de ore lucrate in pontaje.

d) Corespondenta intre inregistrarile contabile si documentele suport

Fiecare inregistrare trebuie sa aiba un document justificativ clar: factura, chitanta, bon, proces-verbal, contract.

Exemple:

-Note de intrare-receptie pentru materialele intrate in magazie;

-Bonuri de consum pentru materialele utilizate la montaj;

-Procese-verbale de punere in functiune a echipamentelor;

-Certificate de origine pentru echipamentele achizitionate.

e) Evidenta distincta pe proiecte si beneficiari

Permite sa se raporteze costurile exacte pe fiecare proiect si beneficiar, astfel incat sa fie clar cat costa implementarea fiecarei activitati eligibile.

Ex.: salariile, materialele, manopera pentru Beneficiar X se inregistreaza separat de Beneficiar Y.

f) Calculul costului real al proiectului

Contabilitatea analitica ajuta la determinarea costului complet al proiectului, inclusiv:

-materiale;

-manopera;

-costuri indirecte alocate proportional;

-TVA aferent.

Acest calcul este necesar pentru deconturi si evaluarea eficientei proiectului.

g) Asigurarea transparentei pentru audit si finantator

Autoritatile finantatoare si auditorii trebuie sa poata vedea:

-ce s-a cheltuit;

-cine a realizat activitatea;

-ce documente justifica cheltuiala;

-legatura directa cu proiectul si cu beneficiarul.

3. Cum se organizeaza contabilitatea analitica

Pe conturi analitice:

Ex.: conturi separate pentru salarii, materiale, servicii, costuri indirecte, pentru fiecare proiect.

Pe centre de cost / cod proiect:

Exemple:

Proiect ... Beneficiar X Manopera;

Proiect .... Beneficiar X Materiale;

Proiect .... Beneficiar X TVA.

Pe documente justificative:

Toate inregistrarile trebuie legate de facturi, bonuri, ordine de plata, pontaje, procese-verbale.

Descifreaza perfect orice balanta contabila! Afla ce verifici in fiecare coloana pentru a depista imediat erorile, cum diferentiezi balanta sintetica de cea analitica, ce legaturi exista intre balanta, bilant si declaratiile fiscale, etc. Click aici >>

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

In concluzie, balanta de verificare pe proiect trebuie sa reflecte fidel realitatea economica a derularii proiectului, prin evidentierea distincta a cheltuielilor efectuate, a surselor de finantare aferente si a rezultatelor financiare obtinute, in cadrul unei contabilitati analitice riguroase, care garanteaza trasabilitatea completa a tuturor fluxurilor financiare asociate proiectului.