Cum recunoasteti o factura fictiva generata cu AI: Semnale de alerta si un exemplu real din practica

Studiu de caz: Inregistrarea si corectarea unei facturi fara baza economica

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Studiu de caz: Inregistrarea si corectarea unei facturi fara baza economica

In luna ianuarie 2026, o societate identifica in SPV o factura emisa de Asociatia X prin Inteligenta Artificiala, in valoare de aproximativ 500 lei. Factura nu fusese achitata si nici nu existau informatii clare despre serviciile sau bunurile facturate.

La momentul respectiv, contabilul a decis sa o inregistreze in contabilitate. Motivatia a fost una foarte comuna in practica: lipsa informatiilor suficiente si apropierea termenului de depunere a decontului de TVA. Se asteptau clarificari din partea superiorilor sau a altor departamente, insa decontul de TVA trebuia depus la timp.

In luna februarie 2026, situatia se repeta. In SPV apare o noua factura emisa de acelasi furnizor. De aceasta data insa, intre timp, departamentul financiar-contabil reuseste sa verifice situatia si constata ca societatea nu are nicio relatie comerciala cu aceasta entitate. Nimeni din companie nu cunoaste furnizorul si nu exista contracte sau comenzi care sa justifice factura emisa.

In aceste conditii, compania comunica furnizorului ca refuza factura din februarie si solicita stornarea facturii din ianuarie. Cu toate acestea, nu primeste niciun raspuns.

In urma discutiilor cu alte persoane din domeniu, se pare ca societatea nu este singura care a primit astfel de facturi de la acelasi emitent.

Factura din februarie nu a mai fost inregistrata in contabilitate, insa ramane intrebarea esentiala: cum se corecteaza factura din ianuarie, care fusese deja inregistrata?

Opinia specialistului

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Opinia specialistului

Se va intocmi o Decizie de corectare a unei erori contabile in care se va explica eroarea - s-a inregistrat in contabilitate o factura care nu reflecta o operatiune economica a firmei - si se va dispune stornarea inregistrarii acestei operatiuni si, daca este cazul, rectificarea declaratiilor fiscale in care aceasta factura apare (D394).

Pe baza Deciziei faceti exact aceleasi inregistrari cu minus in martie sau februarie, cand ati descoprit eroarea.
Daca ati dedus TVA de pe aceasta factura veti trece suma TVA deduse cu minus in decontul urmator la randul 33 Regularizari taxa dedusa.

De asemenea, veti rectifica D394 a lunii ianuarie (daca perioada fiscala [pentru TVA este luna) stergand factura respectiva.

Calendarul contabilului vesel 2026

Vezi AICI detalii

Declaratia Unica 2026 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2026

Vezi AICI detalii

Daca perioada fiscala la TVA este trimestrul, nu veti trece in 394 pentru trim I deloc aceasta factura si nici stornarea ei.

Ati procedat foarte corect nemainregistrand in februarie aceasta factura.

Cum identificam o factura fictiva? Semnale de alerta pentru contabili

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cum identificam o factura fictiva? Semnale de alerta pentru contabili

In practica, facturile fictive pot parea, la prima vedere, perfect valide. Ele contin toate elementele obligatorii, sunt incarcate in SPV si pot chiar sa fie corelate cu date reale ale firmei. Totusi, exista o serie de indicii care ar trebui sa ridice suspiciuni.

Un prim semnal de alarma este lipsa relatiei comerciale. Daca societatea nu recunoaste furnizorul si nu exista contracte, comenzi sau corespondenta care sa justifice tranzactia, este foarte probabil ca factura sa fie fictiva.

Un alt aspect important este verificarea furnizorului. Contabilii ar trebui sa analizeze daca firma emitenta este activa, daca are un comportament fiscal normal si daca domeniul sau de activitate este compatibil cu serviciile sau bunurile facturate. In multe cazuri, aceste entitati sunt create recent, au activitate minima sau prezinta indicatori de risc fiscal.

De asemenea, descrierea bunurilor sau serviciilor poate fi vaga sau generica. Formulari precum „servicii digitale” sau „abonament” fara detalii concrete pot indica o incercare de a crea aparenta unei tranzactii legitime.

Un alt element relevant este frecventa si tiparul emiterii facturilor. Daca mai multe firme raporteaza primirea unor facturi similare de la acelasi furnizor, este posibil sa fie vorba despre o actiune coordonata.

Nu in ultimul rand, comportamentul furnizorului dupa notificare este esential. Refuzul de a raspunde, de a storna factura sau de a oferi explicatii reprezinta un indiciu clar ca documentul nu reflecta o operatiune reala.

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Contabilii lucreaza zilnic sub presiune, cu termene limita, cu responsabilitate mare si, de multe ori, cu informatii care nu sunt complete la momentul potrivit. Situatia prezentata mai sus se poate intampla oricui. 

Important este ca, atunci cand apare o astfel de problema, lucrurile sunt corectate. Asta face diferenta. Faptul ca se identifica eroarea, se analizeaza si se repara arata exact ce inseamna sa fii contabil: atentie, asumare si rigoare.

Poate ca lectia cea mai valoroasa este aceea de a avea incredere in propriul instinct profesional. Daca ceva nu pare in regula, merita verificat. Iar daca o eroare a fost facuta, nu este un capat de drum - este doar o situatie care trebuie gestionata corect.

In fond, contabilitatea nu inseamna perfectiune, ci capacitatea de a tine lucrurile corecte, chiar si atunci cand apar astfel de provocari.

Raspuns oferit in luna martie 2026 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate.ro. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.