2. Organizarea evidentei economice si contabile a stocurilor si documentele utilizate in acest scop

Cuvinte cheie:

• costul stocurilor
• costul de productie
• valoarea realizabila neta
• pretul de vanzare
• costurile standard
• evaluarea stocurilor la costuri strandard
• metoda pentru bunurile fungibile
• metoda costului mediu ponderat
• avantaj
• metoda pentru bunuri cu valabilitate limitata
• metoda FIFO
• 

  Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

  Vezi AICI detalii

  

  Registrul de Evidenta Fiscala PFA

  Vezi AICI detalii

  

  Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

  Vezi AICI detalii
  metoda LIFO
• codificarea bunurilor stocate
• metoda utilizarii codurilor de bare
• metoda inventarului permanent
• documente justificative pentru intrari
• nota interna de receptie
• punctaj automat
• bonul de predare, transfer, restituire
• nota de receptie si constatare de diferente
• functii
• fisa de magazie
• balanta analitica a stocurilor
• metoda inventarului intermitent
• bonul de consum
• fisa limita de consum

Stocurile sunt bunuri detinute in scopul desfasurarii normale a activitatii unei intreprinderi, bunuri ale caror valori nu justifica incadrarea lor ca active fixe.

Din punctul de vedere al utilitatii, stocurile pot participa la unul sau mai multe cicluri de fabricatie. Din punctul de vedere al formei materiale, pot fi: produse finite sau semifabricate, bucati, seturi de mai multe bucati, serii, paleti etc.

Stocurile se pot masura cu una sau mai multe unitati de masura. Atunci cand unui stoc ii sunt aplicabile mai multe unitati de masura, este importanta stabilirea unitatii de masura de baza pentru contabilitate si formula de transformare a unitatii de masura de baza in toate celelalte unitati de masura utilizate in legatura cu stocul respectiv.

Metode de evaluare a stocurilor

Conform cadrului legislativ in vigoare, cadru legislativ influentat tot mai mult de aplicarea Standardelor Internationale de Contabilitate, stocurile se evalueaza astfel:

• la costul lor, cost care include pretul platit pentru achizitia stocurilor, transportul acestora, depozitarea, taxele vamale aferente – acolo unde este vorba de bunuri importate;
• la costul lor de productie, care include cheltuielile direct atribuibile productiei bunurilor, precum si o cota de cheltuieli indirecte, calculate intr-un mod rezonabil.

Atentie! Costul de productie nu include cheltuielile generale de administrare, cheltuielile financiare si nici pe cele exceptionale. De asemenea, nu se includ in costurile de productie costurile subactivitatii sau ale rebutarii altor serii de fabricatie;

• cu prilejul inventarierii se determina valoarea realizabila neta a stocurilor (suma cu care respectivul stoc este vandabil, din care se scad cheltuielile de reconditionare, reambalare sau etichetare, unde este cazul). Aceasta valoare se compara cu costul, retinandu-se valoarea cea mai redusa;
• in unitati de comert cu amanuntul se utilizeaza evaluarea la pretul de vanzare. Desi contestata de teoreticieni ca o metoda ce contrazice unele dintre principiile contabile – include in evaluare un element incert, care este profitul viitor dat de
• pretul deadaosul comercial numai in momentul vanzarii –, metoda are totusi valoare practica: il face responsabil pe gestionarul stocurilor atat pentru integritatea acestora, cat si pentru vanzarea lor la pretul convenit cu managerul/patronul. |n plus, metoda simplifica reflectarea contabila a adaosului comercial practicat pe fiecare grupa de articole aflate la vanzare;
• o metoda foarte avansata, desi putin practicata in tara noastra, este evaluarea stocurilor la costuri standard si reflectarea separata in contabilitate a diferentelorintre costul efectiv si cel standard.

Metoda este deosebit de dificil de aplicat in conditii de inflatie, preturile de pe piata in continua urcare facand aproape imposibila stabilirea unui cost standard.

O solutie ar fi practicarea de costuri standard intr-o moneda stabila si echivalarea lor permanenta in moneda locala, la cursul de referinta din ziua tranzactiei.

In aceasta situatie insa, diferentele provenite din miscarea cursului valutar trebuie evidentiate separat de cele determinate de variatia de pret in moneda stabila aleasa (cele „reale“), creand dificultati tehnice care anuleaza avantajele metodei costului standard.

Metode de evidenta a stocurilor

Metodele de evidenta a stocurilor includ:

• tratamente contabile standard: metoda costului mediu ponderat si metoda FIFO(First In First Out);
• tratamente contabile alternative permise: LIFO (Last In First Out) si alte metode,daca ele sunt recunoscute de reglementarile legale in vigoare.

De regula, puteti utiliza metode alternative de evidenta numai atunci cand exista justificari pertinente cum ca utilizarea altei metode decat cele standard va spori fidelitatea imaginii date de contabilitate patrimoniului sau va face informatia contabila mai relevanta pentru utilizatori.

Exista un caz de tratament alternativ ce merita mentionat, si anume metoda operarii gestiunii pe baza de cod de bare: prin citirea codurilor de bare – atat la intrarea unui bun, cat si la iesire – se realizeaza evidenta stocului obiect cu obiect, nemaifiind necesara o metoda de aproximare contabila din cele mentionate mai sus.

Metoda costului mediu ponderat

Se foloseste cu precadere atunci cand bunurile stocate sunt fungibile (pot fi usor inlocuite cu altele de acelasi fel, de exemplu: faina, motorina, ciment etc.).

Aceasta metoda presupune introducerea in stoc a fiecarei intrari cu costul sau de achizitie si recalcularea costului mediu ponderat al stocului dupa fiecare aprovizionare.

Scaderile din gestiune se efectueaza la costul mediu ponderat, calculat dupa intrarea ce precede scazamantul.

Gestiunea unui stoc de faina pentru panificatie la o fabrica de paine:

EXEMPLU:

*) 2.300 x 1.000 + 2.350 x 1.500 _{= 2.330}

1.000 + 1.500

Se observa cum costul mediu ponderat evolueaza dupa fiecare achizitie. Valoarea stocului ramas reprezinta cantitatea ramasa inmultita cu pretul unitar mediu ponderat rezultat dupa ultima operatiune.

Metoda costului mediu ponderat este foarte usor de utilizat, mai ales in mediu electronic, unde scaderile din gestiune sunt operate automat odata cu editarea si validarea documentului de iesire a bunurilor din stoc.

Metoda FIFO – First In First Out

Reprezinta, asa cum arata si initialele denumirii, metoda de scadere din gestiune a stocurilor in ordinea intrarii lor (cel mai vechi se scade primul). Este deosebit de potrivita ca metoda de evidenta a stocurilor, mai ales cand sunt implicate bunuri cu valabilitate limitata, la care trebuie sa se tina seama de termenele de _` expirare. Cel mai vechi lot de bunuri intrate se scade primul din gestiune si, pe cat posibil, pe teren se livreaza de asemenea cel mai vechi lot.

EXEMPLU:

Deoarece metoda nu este interzisa la bunurile fungibile si pentru a pune in evidenta diferenta dintre cele doua metode, vom folosi exemplul anterior (vezi si pag. S 83/005):

Se observa ca bonul de consum nr. 316 a fost scazut partial din restul ramas de la primul lot (NIR 576) si partial din lotul urmator.

Valoarea stocului ramas se compune din:

1.050 kg x 2.350 lei/kg = 2.467.500 lei;

1.000 kg x 2.400 lei/kg = 2.400.000 lei;

1.500 kg x 2.430 lei/kg = 3.645.000 lei;TOTAL 8.512.500 lei.

Trebuie remarcat ca valoarea stocului calculata dupa metoda costului mediu ponderat este mai redusa decat cea calculata dupa metoda FIFO. Implicit, valoarea transferata pe cheltuieli in cazul primei metode este mai mare cu 58.310 lei, profitul consemnat de situatiile financiare fiind influentat corespunzator.

Din acest motiv, permanenta metodei de evidenta a stocului este deosebit de importanta. Odata aleasa, ea nu poate fi schimbata fara o fundamentare temeinica si fara calculul corespunzator al influentei schimbarii de metoda si reflectarea acesteia in situatiile financiare si in notele explicative ce le insotesc.

Metoda LIFO – Last In First Out

Este o metoda care a fost dezvoltata cu scopul de a proteja intreprinderea de efectele schimbarii semnificative a preturilor de cumparare ale stocurilor, asigurandu-se recuperarea in primul rand a celui mai mare cost al unitatii de stoc – ultima aprovizionata.

Metoda este numai recent recunoscuta de legislatia fiscala in Romania si reprezinta, din punct de vedere contabil, un tratament alternativ. Daca o utilizati, se impune reflectarea influentei aplicarii ei asupra situatiilor financiare in comparatie cu unul dintre tratamentele standard admise.

Iata care este situatia aplicarii metodei LIFO la datele din exemplul de la pag. S 83/005:

EXEMPLU:

Se observa ca valoarea finala a stocului este cea mai scazuta potrivit acestei metode:

1.000 kg x 2.300 lei/kg = 2.300.000 lei; 775 kg x 2.350 lei/kg = 1.821.250 lei;

1.000 kg x 2.400 lei/kg = 2.400.000 lei; 775 kg x 2.430 lei/kg = 1.883.250 lei; TOTAL 8.404.500 lei.

Aplicarea acestei metode duce implicit la reflectarea profitului celui mai scazut.

IMPORTANT:

Recomandarea noastra este sa evitati, pe cat posibil, aplicarea acestei metode. Folosirea este justificata numai daca prin aceasta s-ar mari acuratetea si relevanta informatiei contabile asupra stocurilor.

Metoda utilizarii codurilor de bare

Presupune existenta in intreprindere a unui sistem de codificare dupa anumite criterii a tuturor bunurilor stocate, alegerea unui sistem de codificare si generarea de coduri de bare, potrivit sistemului de codificare ales, pentru fiecare lot de bunuri cumparate si stocate.

Codurile de bare generate au caracter unic, se imprima pe etichete la intrarea in depozit, iar etichetele respective se lipesc pe fiecare element de stoc (de regula, ambalaj colectiv) care urmeaza sa fie introdus in stoc.

Introducerea in stoc se face apoi prin citirea codului de bare cu un cititor special (scaner de cod de bare). Desigur, metoda nu este aplicabila stocurilor aflate in vrac.

De cealalta parte, iesirea din depozit a bunurilor stocate nu va putea fi operata decat prin scanarea codului de bare al elementului eliberat din stoc, cod de bare care va apela automat din memoria calculatorului costul de stoc individual aferent acelui bun.

Se realizeaza astfel o scadere din gestiune „bucata cu bucata“, care are cel mai mare grad de precizie si elimina aproape complet posibilitatea de eroare umana.

Prin utilizarea acestei tehnologii, inventarierea stocurilor este, de asemenea, foarte simpla, rapida si precisa.

Aceasta metoda a fost aplicata cu rezultate deosebite la stocuri de marfuri cu o diversitate si complexitate tehnica ridicate, unde eroarea umana ducea la discrepante mari intre inregistrarile contabile si situatia faptica – de exemplu, componente electronice la fabrici de produse electronice sau electrocasnice, produse de birotica variate, mergand pana la zeci de mii de tipuri si modele.

Costurile si expertiza tehnica necesare sunt relativ ridicate. Se presupune existenta unui sistem automat de gestiune pentru contabilitate si interfatarea acestuia cu aplicatia de citire a codului de bare.

Avantajele pe care le ofera metoda sunt precizia de operare si reducerea timpilor de instruire a personalului (caruia nu-i mai trebuie luni de experienta ca sa invete produsele, astfel incat sa nu le mai confunde unul cu altul cand livreaza sau cand intocmeste documentatia aferenta).

Atentie , insa! Aceste avantaje vor fi evidente numai in cazul operarii cu volume adecvate de stoc, cu trafic ridicat (multiple tranzactii pe unitatea de timp) si complexitate mare.

Metode de gestiune a stocurilor si documentele primare utilizate in acest scop

Metoda inventarului permanent

Este cea mai importanta metoda, atat ca intindere a utilizarii ei, cat si ca nivel calitativ al rezultatelor.

Metoda inventarului permanent presupune inregistrarea intrarilor si iesirilor, operatiune cu operatiune, atat cantitativ, cat si valoric, astfel incat in orice moment sa se cunoasca dimensiunea valorica si fizica a stocului.

Intrarile de bunuri de natura stocurilor vor avea ca documente justificative in primul rand factura de cumparare a bunurilor sau avizul de expediere al furnizorului, urmat, in termen de trei zile, de factura emisa de furnizor pentru bunurile livrate.

Depozitul unde bunurile se receptioneaza va intocmi, in urma operatiunii de receptie, nota de receptie si constatare de diferente, numita simplificat nota interna de receptie (NIR).

NIR serveste ca document justificativ pentru incarcarea in gestiune si, impreuna cu factura, ca document justificativ pentru inregistrarea bunurilor in contabilitate.

Nota interna de receptie contine:

• numarul curent al documentului si data;
• numele furnizorului si numerele facturii si/sau avizului de expediere, care au
• insotit marfa;
• numele, prenumele si semnatura celor care au efectuat receptia (ale gestionarului
• de la depozit, in primul rand);
• denumirea bunurilor si codul intern al acestora;
• unitatea de masura a bunurilor, cantitatea conform documentului de furnizare, cantitatea receptionata efectiv;
• pretul unitar si valoarea bunurilor.

Diferentele constatate vor fi documentate prin aceasta nota, urmand a fi solutionate impreuna cu furnizorul. Concordanta dintre factura furnizorului si cantitatea efectiv receptionata este un control important in gestiunea intreprinderii, menit sa evite incarcarea gestiunii si plata unor bunuri nesosite efectiv, ca si depistarea bunurilor receptionate pentru care nu s-a primit factura conform legii.

In cazul folosirii sistemelor automate de prelucrare a datelor se poate introduce o limitare in sistem, astfel incat sa poata fi platite numai facturile pentru care exista NIR si aceasta concorda cu factura (functia de punctaj automat pentru care s-a incetatenit denumirea de „reconciliere“).

Pentru bunurile din productia proprie se foloseste bonul de predare, transfer, restituire. Acesta serveste la predarea produselor finite catre magazie si se intocmeste in cel putin 3 exemplare:

• primul exemplar ramane la predator;
• al doilea exemplar insoteste marfurile la depozit;
• al treilea exemplar este destinat contabilitatii.

Bonul de predare, transfer, restituire se mai foloseste si pentru predarea semifabricatelor intre sectiile de productie sau, in general, ca document de transfer al bunurilor intre doua gestiuni din aceeasi intreprindere.

Continutul sau cuprinde date similare celor din NIR: data, numarul comenzii, denumirea produsului, codul intern al acestuia, unitatea de masura, cantitatea, valoarea bunurilor predate, semnaturile predatorului si primitorului.

Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste si intr-o varianta specifica pentru comertul cu amanuntul, in care, pe langa datele continute in documentul descris mai sus, se mai consemneaza:

• adaosul comercial unitar si total;
• pretul de achizitie + adaosul comercial;
• T.V.A. unitara si totala;
• valoarea la pretul de vanzare cu amanuntul a bunurilor introduse in gestiunea cu amanuntul.

Pe langa functiile de introducere in gestiune si functia contabila, descrise mai sus, in unitatile de comert cu amanuntul documentul mai are si functia de calcul al pretului cu amanuntul al bunurilor introduse la vanzare si functia de justificare a marfurilor aflate la punctul de vanzare la un anumit moment (pentru evitarea formei de evaziune fiscala numita comercializare de marfuri fara documente de provenienta).

Metoda inventarului permanent se poate aplica in mai multe variante, si anume:

• metoda operativ-contabila;
• metoda cantitativ-valorica;
• metoda global-valorica.

Metoda operativ-contabila presupune inregistrarea cantitativa, la depozit, a tuturor intrarilor si iesirilor, folosind fisa de magazie, si inregistrarea valorica a tuturor intrarilor si iesirilor, la contabilitate.

Urmeaza ca, lunar, sa se verifice concordanta intre contabilitate si evidenta operativa verificarea de la depozit – prin evaluarea stocurilor din fisele de magazie si compararea rezultatului cu soldul contabil pe fiecare tip de marfa in parte.

Fisa de magazie este un document de inregistrare, care se pastreaza la locul de fisa de depozitare a bunurilor si in care gestionarul consemneaza toate miscarile operate in magazie stocul respectiv.

Se va deschide o fisa pentru fiecare cod de bun depozitat si gestionat. Fisele de magazie incheiate se predau contabilitatii, pentru arhivare.

Documentul contine:

• denumirea firmei, codul magaziei sau al depozitului;
• numarul de pagina;
• codul, denumirea si descrierea bunului;
• unitatea de masura (toate unitatile de masura, daca se folosesc unitati de masuramultiple);
•  linii pentru operarea in fisa, de forma:

EXEMPLU;

*) Semnatura de control reprezinta confirmarea verificarii efectuate prin confruntare cu contabilitatea.

Metoda cantitativ-valorica presupune inregistrari cantitative la depozit, iar in contabilitate – inregistrari cantitativ-valorice pe fise de cont analitic, deschise pentru fiecare cod de produs in parte.

In acest fel, verificarea intre stocul efectiv si stocul contabil se poate face in mod direct cantitativ.

La finele lunii se va intocmi balanta analitica a stocurilor pe fiecare tip de stoc in parte (marfuri, produse finite, ambalaje, materiale etc.). Rulajele debitoare si creditoare si soldurile balantelor analitice se vor confrunta cu rulajele debitoare si creditoare si soldurile din conturile sintetice corespunzatoare.

Concordanta valorilor este proba corectitudinii inregistrarilor in contabilitatea stocurilor.

Metoda global-valorica presupune inregistrarea valorica atat in contabilitate, cat si la depozit. Se verifica daca valorile coincid.

IMPOZIT:

Este o metoda adecvata numai pentru depozite specializate intr-un singur fel de bunuri (depozite cerealiere, depozite de carbune, depozite-tanc de combustibili lichizi).

Nu recomandam folosirea metodei global-valorice pentru alte tipuri de depozite, din cauza gradului mare de aproximare.

Metoda inventarului intermitent

Metoda inventarului intermitent presupune determinarea indirecta a iesirilor din stoc, cunoscandu-se cantitatea si valoarea bunurilor intrate si cantitatea ramasa in stoc la finele perioadei (inventarul de inchidere).

Metoda are avantajul de a fi mai ieftina si mai simpla decat cea a inventarului permanent, dar necesita onestitate deplina din partea celor care gestioneaza depozitul. Practic, nu ofera posibilitatea de a controla daca iesirile s-au facut pentru consumul normal al afacerii sau nu.

Aceasta metoda poate fi folosita in intreprinderi foarte mici, acolo unde patronul este prezent in permanenta la fata locului.

Metoda inventarului intermitent este considerata necorespunzatoare de catre autoritatile fiscale, deoarece limiteaza posibilitatea de a determina daca nu cumva stocurile au fost subevaluate cu scopul de a supraevalua cheltuielile privind marfurile si materialele si de a diminua profitul impozabil.

In functie de specificul activitatii, pentru iesirea din gestiune a bunurilor se folosesc urmatoarele documente:

• bonul de consum – este document justificativ pentru eliberarea de materiale din magazie, pentru scaderea bunurilor din gestiune si pentru operarea corespunzatoare a fisei de magazie. Contine, din partea persoanelor autorizate, aprobarea pentru efectuarea consumului. Documentul consemneaza: data operatiunii, codul comenzii de fabricatie sau departamentul pentru care se autorizeaza consumul, denumirea, codul, unitatea de masura pentru bunurile eliberate din magazie, pretul unitar si valoarea acestora. El este semnat atat de predatorul bunurilor, cat si de primitorul lor;
• fisa limita de consum – este documentul pe baza caruia se calculeaza necesarul de fisa limita consum pentru o anumita comanda de fabricatie. Pe baza fisei limita de consum se de consum vor intocmi bonurile de consum pentru ridicarea efectiva a bunurilor din magazie.

Cum sa impiedicati iesirile neautorizate:

Similar, pentru cantine se foloseste lista zilnica de alimente.

Pentru marfuri ce ies din depozit prin vanzare este necesara stabilirea unui sistem de control care sa impiedice eliberarea din magazie a bunurilor pentru false vanzari sau fara a se mai factura.

Cea mai simpla metoda este separarea locului de facturare de depozit, depozitul urmand a elibera numai marfurile pentru care delegatul soseste cu factura de vanzare intocmita sau cu avizul de expediere pentru marfurile care urmeaza a fi livrate.

In acest caz, exista pericolul de a se consemna in facturi – ca fiind vandute – bunuri pentru care stocul era epuizat. Acest inconvenient se poate evita prin intocmirea prealabila a unei dispozitii de livrare continand lista produselor ce urmeaza a fi livrate, numele clientului si al delegatului acestuia.

Odata operata livrarea si confirmata dispozitia de livrare de catre depozit, o alta persoana (un alt departament) va intocmi factura de livrare.

IMPORTANT:

In acest caz insa, este recomandabil ca dispozitia de livrare sa fie un document cu regim special, intocmit in ordinea stricta a datelor si numerelor si pentru care este desemnat un numar restrans de semnaturi autorizate.