Masina firmei 2025. Ce trebuie sa stii despre regimul fiscal-contabil al cheltuielilor cu autovehicule

Printre cele mai des identificate nereguli in cadrul inspectiilor fiscale referitoare la cheltuielile auto se numara:
• Utilizarea vehiculelor in interes personal fara ajustarea cheltuielilor si a TVA-ului;
• Lipsa foilor de parcurs sau necompletarea acestora conform cerintelor Codului fiscal;
• Utilizarea vehiculelor pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca, desi exista mijloace de tranport in comun cu disponibilitate la ore rezonabile;
• Depasirea limitei deductibile pentru cheltuielile de amortizare;
• Deducerea TVA-ului de pe bonuri fiscale neconforme;
• Lipsa ordinelor de deplasare pentru justificarea utilizarii vehiculelor in interes de serviciu.

Conform Codului fiscal, cheltuielile auto si TVA-ul aferent sunt deductibile integral doar daca vehiculele sunt utilizate exclusiv in scopul activitatii economice.

Aceasta regula se aplica vehiculelor cu o masa totala maxima autorizata de pana la 3.500 kg si cu un numar maxim de noua locuri (inclusiv cel al soferului). Companiile trebuie sa demonstreze folosirea vehiculelor exclusiv in interes de afaceri prin intermediul foilor de parcurs.

Foaia de parcurs trebuie sa includa cel putin urmatoarele informatii:
• Categoria de vehicul utilizat;
• Scopul si locul deplasarii;
• Numarul de kilometri parcursi;
• Norma proprie de consum de carburant pe kilometru.

Exemple de deplasari considerate in interes de afaceri includ:

1. Vizite la clienti sau furnizori

-Negocierea contractelor in cadrul unor intalniri pentru stabilirea termenilor contractuali, discutii despre preturi, volume de achizitii sau conditii de plata.
-Prezentarea produselor sau serviciilor, realizarea de demonstratii practice, testari de produse sau explicatii detaliate pentru clientii potentiali.
-Gestionarea relatiilor comerciale prin organizarea de vizite la furnizori pentru verificarea procesului de productie, a calitatii produselor sau pentru renegocierea termenilor de livrare.

2. Prospectarea pietei

-Participarea la targuri si expozitii, vizite la evenimente de profil pentru a descoperi noi oportunitati, parteneriate sau tehnologii noi.
-Analiza concurentei prin vizite la punctele de vanzare ale competitorilor pentru a observa preturi, oferte, metode de promovare sau tendinte ale pietei.

-Testarea unor noi locatii prin deplasari pentru a analiza potentiale locatii pentru extindere, fie pentru deschiderea unui magazin, unui depozit sau unui birou nou.

3. Deplasari la punctele de lucru, banca, vama, oficiul postal sau autoritatile fiscale

Activitatile administrative presupun depunerea actelor contabile, ridicarea extraselor bancare, inregistrarea unor declaratii fiscale sau obtinerea unor documente oficiale.
Deplasari pentru depunerea documentatiei vamale, preluarea marfurilor importate sau rezolvarea unor eventuale probleme aparute la vama.
Ridicarea si expedierea documentelor sau coletelor: Trimiterea contractelor originale, a certificatelor de garantie, a produselor returnate sau primirea mostrelor de produse.

4. Intalniri cu parteneri de afaceri, investitori sau consultanti

Discutii, intalniri pentru obtinerea finantarii, negocieri cu banci, fonduri de investitii sau investitori privati.
Consultanta fiscala, juridica sau tehnica: Vizite la avocati, contabili, auditori sau specialisti pentru optimizarea aspectelor financiare sau juridice ale companiei.
Aliante strategice: Deplasari pentru stabilirea unor parteneriate sau colaborari pe termen lung.

5. Training-uri, workshop-uri si sesiuni de formare profesionala

Participarea la cursuri de perfectionare: Deplasari pentru sesiuni de instruire in domenii precum vanzari, management, tehnologie sau legislatie fiscala.
Certificari si acreditari: Cursuri necesare pentru obtinerea unor autorizatii (de exemplu, HACCP pentru domeniul alimentar, ISO pentru standarde de calitate).
Team building si sesiuni de motivare a angajatilor: Deplasari organizate pentru consolidarea echipei si cresterea productivitatii.

6. Supervizarea unor lucrari, proiecte sau filiale

Monitorizarea santierelor: Vizite pentru a urmari progresul lucrarilor de constructii, instalatii sau reparatii.
Controlul punctelor de lucru: Verificarea conformitatii operatiunilor cu procedurile interne si cu reglementarile in vigoare.
Testarea echipamentelor si a noilor procese: Deplasari pentru a verifica implementarea unor noi tehnologii sau echipamente achizitionate.

7. Achizitia de echipamente, materii prime sau produse necesare desfasurarii activitatii

Verificarea si testarea produselor: Deplasari la furnizori pentru a inspecta personal produsele inainte de achizitie.
Ridicarea materialelor: Cumpararea si transportul unor echipamente urgente necesare activitatii firmei.
Negocierea contractelor de leasing sau achizitie: Intalniri pentru achizitionarea de masini, utilaje sau alte bunuri necesare activitatii.

8. Deplasari in afara tarii pentru activitati de business

Extinderea afacerii la nivel internationa, acest lucru presupune efectuarea de vizite la posibili parteneri, clienti sau furnizori straini.
Participarea la licitatii sau contracte internationale: Deplasari pentru prezentarea ofertelor sau negocierea contractelor.
Obtinerea certificarilor internationale: Deplasari pentru audituri externe, training-uri specializate sau obtinerea unor licente speciale.

Toate aceste deplasari trebuie sa fie justificate prin documente specifice (ordin de deplasare, raport de activitate, contracte, facturi, invitatii la evenimente etc.) pentru a putea fi considerate cheltuieli deductibile fiscal.
Pentru vehiculele utilizate atat in interes economic, cat si in interes personal, deductibilitatea cheltuielilor si a TVA-ului este limitata la 50%. Aceasta regula se aplica vehiculelor folosite de:

• Administratorii si personalul cu functii de conducere;
• Angajatii care folosesc vehiculele atat in interes de serviciu, cat si personal;
• Vehiculele utilizate pentru transportul angajatilor la si de la locul de munca.

Tot ce trebuie sa stiti despre regimul fiscal-contabil al cheltuielilor cu autovehiculele!

Gestionarea corecta a cheltuielilor auto este esentiala pentru evitarea riscurilor fiscale. 

Documentatia-suport reprezinta un element esential pentru justificarea deductibilitatii cheltuielilor auto. In 2024, controalele ANAF au evidentiat numeroase situatii in care contribuabilii au pierdut facilitati fiscale din cauza lipsei unor justificari adecvate. Firmele care nu au putut demonstra utilizarea vehiculelor in scopuri economice au fost supuse unor ajustari fiscale, implicand impunerea unor impozite suplimentare.

Conform reglementarilor fiscale in vigoare, cheltuielile auto sunt deductibile in proportie de 50% pentru vehiculele care nu sunt utilizate exclusiv in desfasurarea activitatii economice. Deductibilitatea integrala se aplica doar anumitor categorii de vehicule, precum cele destinate serviciilor de urgenta sau transportului de persoane.
Pentru a asigura conformitatea cu cerintele ANAF si a preveni eventuale sanctiuni, este optim ca societatile sa isi revizuiasca si sa isi actualizeze politicile interne privind utilizarea si justificarea cheltuielilor aferente autovehiculelor.

Lucrarea "Autotursime pe firma. Regim fiscal-contabil" isi propune sa ofere o analiza detaliata a regimului fiscal al autoturismelor detinute sau utilizate de firme, explicand in ce conditii cheltuielile sunt deductibile, care sunt limitele deductibilitatii si ce documente justificative sunt necesare. Abordeaza, de asemenea, aspectele esentiale privind TVA-ul aferent achizitiilor si utilizarii autoturismelor, diferentele dintre utilizarea in scop economic si personal, precum si modul in care aceste aspecte influenteaza raportarile fiscale, inclusiv Declaratia 394.

Pentru a clarifica toate aceste aspecte, se analizeaza legislatia fiscala in vigoare, inclusiv modificarile recente din Codul fiscal, precum si jurisprudenta relevanta, oferind exemple practice si solutii pentru evitarea riscurilor fiscale.

...Click aici pentru Formularul de Comanda >>