Contul 604: Ce sunt materialele nestocate si cum se inregistreaza in contabilitate

Exemple de materiale nestocate

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Exemple de materiale nestocate

Exemple de materiale nestocate pot include:

- Ustensile de birou si consumabile de birou (hartie, pixuri, agrafe etc.);
- Materiale de curatenie si de intretinere (detergent, dezinfectant, mopuri);
- Materiale promotionale sau de marketing (brosuri, bannere, materiale tiparite).

Cand se foloseste contul 604?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Cand se foloseste contul 604?

Conform OMFP 1802/2014, in contul 604 se tine evidenta cheltuielilor privind materialele nestocate.

In debitul contului 604 "Cheltuieli privind materiale nestocate" se inregistreaza:

- valoarea materialelor nestocate aprovizionate de la furnizori (401, 408);
- sume in curs de clarificare (473);
- valoarea materialelor nestocate achitate din avansuri de trezorerie (542)

In debitul contului 302 "Materiale consumabile" se inregistreaza:

- valoarea la pret de inregistrare a materialelor consumabile achizitionate de la terti (401, 408, 446, 322, 542);

Conform pct.19 din OMFP 1802/2014
(4) Cheltuielile sunt recunoscute in

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Autoturisme pe firma Regim fiscal-contabil

Vezi AICI detalii

Asadar, cand achizitionati un anumit material consumabil judecata profesionala se va baza pe intentia de a introduce in consum imediat acel material (de exemplu, rechizite sau materiale de curatenie) si atunci veti utiliza contul 604.

Inregistrarea contabila este 604 = 401 (crestere valoare datorie)

In cazul in care intentionati sa cumparati mai multe materiale consumabile pe care sa le depozitati si sa nu le dati in consum imediat atunci veti utiliza contul 302.08 - cont de stocuri.

Consumul acestora va fi inregistrat ca 6028 = 3028 (va avea loc o diminuare a valorii unui cont de activ si anume 302.08)

Inregistrarea achizitiilor pe materiale nestocate intr-o pensiune cu restaurant - Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Inregistrarea achizitiilor pe materiale nestocate intr-o pensiune cu restaurant - Studiu de caz

Intrebare: "Societatea X este o pensiune si are activitate de cazare si masa, restaurant. Societatea nu doreste sa tina evidenta stocurilor.

Se pot inregistra acestea pe materiale nestocate?"

Raspuns: Conform prevederilor din Reglementarile contabile (Ordinul 1802/2014)

284. - (1) Detinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, precum si efectuarea de operatiuni economice, fara sa fie inregistrate in contabilitate, sunt interzise.
(2) In aplicarea alin. (1) este necesar sa se asigure:
a) receptionarea tuturor bunurilor materiale intrate in entitate si inregistrarea acestora la locurile de depozitare. Bunurile materiale primite pentru prelucrare, in custodie sau in consignatie se receptioneaza si inregistreaza distinct ca intrari in gestiune. In contabilitate, valoarea acestor bunuri se inregistreaza in conturi in afara bilantului;
b) in situatia unor decalaje intre aprovizionarea si receptia bunurilor care se dovedesc a fi in mod cert in proprietatea entitatii, se procedeaza astfel:
- bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune atat la locul de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza receptiei si a documentelor insotitoare;
bunurile sosite si nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune;
c) in cazul unor decalaje intre vanzarea si livrarea bunurilor, acestea se inregistreaza ca iesiri din entitate, nemaifiind considerate proprietatea acesteia, astfel:
- bunurile vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune, iar in contabilitate in conturi in afara bilantului;
bunurile livrate, dar nefacturate se inregistreaza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare, cat si in contabilitate, pe baza documentelor care confirma iesirea din gestiune potrivit legii;
d) bunurile aprovizionate sau vandute cu clauze privind dreptul de proprietate se inregistreaza la intrari si, respectiv, la iesiri, atat in gestiune, cat si in contabilitate, potrivit contractelor incheiate.

De asemenea, la pct. 289-291 se prevede:

289. - Contabilitatea stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a inventarului intermitent.

290. - In conditiile folosirii inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in orice moment a stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric.

291. - (1) Inventarul intermitent consta in stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la sfarsitul perioadei.
(2) Entitatile care utilizeaza metoda inventarului intermitent efectueaza inventarierea faptica a stocurilor conform politicilor contabile, dar nu mai tarziu de finele perioadei de raportare pentru care au de determinat obligatii fiscale. Aplicarea metodei inventarului intermitent presupune respectarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
(3) Metoda inventarului intermitent consta in faptul ca intrarile de stocuri nu se inregistreaza prin conturile de stocuri, ci prin conturile de cheltuieli.
(4) Stabilirea iesirilor de stocuri in cursul perioadei are la baza inventarierea faptica a stocurilor la sfarsitul perioadei. Iesirile de stocuri se determina ca diferenta intre valoarea stocurilor initiale, la care se adauga valoarea intrarilor, si valoarea stocurilor la sfarsitul perioadei stabilite pe baza inventarului.
(5) Inventarul intermitent nu se utilizeaza in comertul cu amanuntul in situatia in care se aplica metoda global-valorica.

Conform functiunii contului 604
Contul 604 "Cheltuieli privind materialele nestocate"
Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor privind materialele nestocate.

In debitul contului 604 "Cheltuieli privind materiale nestocate" se inregistreaza:
- valoarea materialelor nestocate aprovizionate de la furnizori (401, 408);
sume in curs de clarificare (473);
valoarea materialelor nestocate achitate din avansuri de trezorerie (542).

Astfel, conform prevederilor din OMFP 1802/2014, societatea poate opta pentru metoda inventarului intermitent, care permite inregistrarea intrarilor direct pe cheltuieli, fara utilizarea conturilor de stocuri. In acest caz, trebuie respectate urmatoarele aspecte:

1. Alegerea metodei de evidenta a stocurilor
a) Inventarul permanent necesita inregistrarea tuturor intrarilor si iesirilor de stocuri (ex.: 301 Materii prime, 3021 Materiale auxiliare, 371 Marfuri).
b) Inventarul intermitent permite inregistrarea achizitiilor direct pe cheltuieli (601 Cheltuieli cu materiile prime, 6021 Cheltuieli cu materialele consumabile), iar iesirile de stocuri se determina pe baza inventarului efectuat la sfarsitul perioadei.

Conform pct. 291 alin. (3) din OMFP 1802/2014, inventarul intermitent permite inregistrarea achizitiilor prin conturile de cheltuieli, fara a folosi conturile de stocuri. Totusi, stocurile trebuie inventariate cel putin la sfarsitul perioadei pentru a determina corect cheltuielile aferente perioadei.

2. Utilizarea contului 604 - Cheltuieli privind materialele nestocate
Contul 604 poate fi utilizat pentru materialele consumabile care nu necesita urmarire in gestiune, cum ar fi materiale de curatenie, papetarie, diverse consumabile.

Pentru alimente si bauturi folosite in restaurant, utilizarea contului 604 NU este recomandata, deoarece acestea sunt considerate materii prime pentru productie si ar trebui evidentiate in conturile 601 - Cheltuieli cu materiile prime sau 6021 - Cheltuieli cu materialele consumabile.

In cazul in care societatea doreste sa nu tina evidenta stocurilor detaliat, metoda inventarului intermitent este solutia potrivita, iar materiile prime pot fi inregistrate direct pe cheltuieli.

In cazul unui control fiscal, ANAF poate solicita justificarea consumurilor, iar fara o evidenta clara, exista riscul ca unele cheltuieli sa fie reconsiderate ca nedeductibile.

Societatea poate opta pentru metoda inventarului intermitent, ceea ce ii permite sa nu tina evidenta stocurilor si sa inregistreze achizitiile direct pe cheltuieli (601, 6021, 604 pentru anumite categorii).

Nu este interzisa inregistrarea materiilor prime pe cheltuieli, dar este obligatoriu sa se realizeze un inventar la sfarsitul perioadei.

Contul 604 NU este adecvat pentru alimente si bauturi folosite in restaurant, acestea fiind materii prime ce trebuie inregistrate prin conturile 601 sau 6021.

Din punct de vedere fiscal, este important sa existe o justificare clara a consumurilor pentru a evita riscuri in cazul unui control.

In opinia mea, poate fi neobisnuit si riscant sa inregistrati toate achizitiile de alimente si bauturi direct pe materiale nestocate (cont 604).

Un restaurant transforma materia prima in produse finite si in acest caz logica contabila spune ca trebuie sa ai o evidenta a materiilor prime (301 Materii prime), pe care sa le consumi treptat, in functie de productia de mancare.

Daca se trece totul pe cheltuiala imediat (cont 604 sau 6021), nu mai ai control asupra connsumului si asupra costului real al produselor.

In alte industrii, materialele nestocate sunt pentru consumuri accidentale, iar contul 604 este folosit in general pentru materiale consumabile care nu necesita urmarire (papetarie, produse de curatenie).
In cazul unui restaurant alimentele si bauturile sunt materii prime pentru productie, nu materiale auxiliare.

In cazul unui control ANAF, daca inspectorii fiscali vad achizitii mari de alimente, dar fara stocuri, ar putea sa intrebe:

• Unde/cum au fost folosite?
• Cum demonstrati ca totul a fost consumat si nu exista pierderi mari sau vanzari nefiscalizate?

ANAF va poate cere explicatii privind marja bruta a restaurantului si va poate recalcula veniturile daca ceva nu se potriveste.

De asemenea, daca nu aveti o evidenta a stocurilor nu aveti un control asupra costului real al preparatelor, nu puteti calcula exact costul unui meniu.

In concluzie, puteti inregistra totul direct pe cheltuieli, folosind inventarul intermitent, dar nu este recomandat sa folositi contul 604 Materiale nestocate pentru alimente si bauturi.