Cele 3 tipuri de semnaturi electronice: Cand le folosim si exemple practice

Semnatura electronica calificata

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Semnatura electronica calificata

Documentul semnat cu o semnatura electronica calificata este echivalent cu un inscris sub semnatura privata si produce aceleasi efecte juridice ca o semnatura olografa (art. 4 alin. (1)). Aceasta este considerata cea mai sigura forma de semnatura si are valabilitate juridica deplina in UE, conform Regulamentului eIDAS.
Documentele emise de autoritati si institutii publice si semnate cu o semnatura calificata sau sigiliu electronic calificat au statutul de inscrisuri autentice, fiind acceptate fara alte verificari suplimentare (art. 4 alin. (2)).

Exemplu - Semnatura electronica calificata

Un antreprenor semneaza un contract de achizitie de mare valoare folosind o semnatura electronica calificata obtinuta printr-un certificat digital de la un furnizor de servicii de incredere, precum DigiSign, Certsign s.a. (furnizori autorizati in Romania). Semnatura este creata printr-un token fizic (un dispozitiv USB) sau o aplicatie securizata, care garanteaza ca semnatarul este autentic si ca documentul nu poate fi modificat ulterior fara a invalida semnatura.

Utilizare: semnatura electronica calificata este necesara pentru:
– contracte cu valoare juridica deplina, inclusiv contracte de vanzare-cumparare, inchiriere pe termen lung sau alte documente patrimoniale importante;
– documente emise de autoritati sau institutii publice, cum ar fi autorizatiile sau notificarile oficiale;
– orice document unde se cere echivalenta cu semnatura olografa (pe hartie) si unde este nevoie de maxima siguranta si validitate juridica.

Consilierul Verde al Contabilului cuprinde cele mai recente modificari fiscale si contabile, studii de caz si situatii posibile, inregistrari contabile, modele de calcul, tabele comparative si monografii contabile specifice, imbinate cu modul de raportare fiscala reglementat de legislatia in vigoare. Detalii aici >>

Semnatura electronica avansata

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Semnatura electronica avansata

Documentul semnat cu o semnatura electronica avansata este asimilat semnaturii olografe in urmatoarele cazuri (art. 4 alin. (5)):

• daca semnatura este creata printr-un certificat emis de o autoritate din Romania sau de un furnizor calificat de servicii de incredere;
•  aca partea careia ii este opus documentul recunoaste validitatea documentului prin executarea partiala sau totala a obligatiilor stipulate;
• daca partile convin explicit printr-un inscris distinct (fie semnat electronic cu semnatura calificata, fie olograf) ca documentele semnate cu o semnatura electronica avansata vor avea aceeasi valoare ca inscrisurile semnate olograf.

Documentele semnate cu o semnatura avansata si utilizate intr-un sistem electronic inchis au efecte juridice echivalente cu cele semnate olograf doar in cadrul acelui sistem (art. 4 alin. (6)).

Exemplu - Semnatura electronica avansata

O companie semneaza electronic un contract de colaborare cu un partener de afaceri folosind o aplicatie de semnaturi electronice (de exemplu, DocuSign sau Adobe Sign). Aplicatia genereaza o semnatura electronica avansata, care include informatii de identificare unice pentru fiecare semnatar si are o metoda de validare (de ex., un cod trimis prin SMS sau e-mail).

Utilizare: semnatura electronica avansata este potrivita pentru:
– contracte comerciale, cum ar fi contractele de furnizare, de colaborare sau de servicii intre firme;

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Semnatura electronica simpla

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Semnatura electronica simpla

Documentele semnate cu o semnatura electronica simpla pot avea valoarea juridica a unui inscris sub semnatura olografa in situatii limitate (art. 4 alin. (9)):

• pentru actele patrimoniale de valoare mica (sub jumatate din salariul minim brut pe economie);
• daca partea careia ii este opozabil documentul recunoaste validitatea acestuia, implicit sau prin executarea partiala sau totala a obligatiilor;
• daca partile agreeaza in mod explicit, printr-un document semnat fie olograf, fie cu o semnatura calificata, ca semnatura electronica simpla va avea efectele unei semnaturi olografe, confirmand totodata ca inteleg riscurile si responsabilitatile asociate acestei forme de semnatura.

Exemplu - Semnatura electronica simpla

Un angajat trimite un e-mail unui furnizor in care scrie „Aprob plata facturii X” si semneaza cu numele sau la finalul e-mail-ului. Acesta este un exemplu de semnatura electronica simpla, deoarece doar numele scris la final indica aprobarea, fara masuri suplimentare de securitate sau verificare.

Utilizare: semnatura electronica simpla poate fi utilizata pentru:
– documente interne, notite de aprobare, cereri sau rapoarte care nu au o valoare patrimoniala mare;
– acorduri informale intre parti, acolo unde partile se cunosc si au incredere reciproca;
– acte patrimoniale de mica valoare (de exemplu: achizitii mici, confirmari de primire a materialelor de birou), cu valoare sub jumatate din salariul minim brut pe economie.

Alte prevederi importante

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Alte prevederi importante

• Forma scrisa ceruta de lege: Daca legea impune forma scrisa ca o conditie de validitate a actului juridic, documentul electronic este recunoscut ca valabil daca este semnat cu o semnatura electronica calificata sau avansata (art. 4 alin. (3)).
   
• Documente in sistem inchis: Utilizatorii unui sistem electronic inchis (de ex., sisteme interne ale unei organizatii) pot conveni asupra valorii si efectelor juridice ale oricarui tip de semnatura electronica, cu conditia sa existe masuri de asigurare a identitatii participantilor si trasabilitatii actiunilor (art. 4 alin. (7) si (8)).
   
• Exceptia pentru inscrisuri autentice: Pentru actele juridice care necesita un inscris autentic, precum cele ce trebuie autentificate conform Codului civil, se aplica alte norme legale de autentificare, semnatura electronica nefiind aplicabila in aceste cazuri (art. 4 alin. (11)).
   

Astfel, semnatura electronica asigura validitatea juridica a documentelor electronice, iar tipul de semnatura (simpla, avansata sau calificata) determina gradul de recunoastere legala:

•  Semnatura calificata ofera o echivalenta completa cu semnatura olografa si este obligatorie pentru documentele cu valoare juridica deplina.
•  Semnatura avansata poate fi recunoscuta ca avand efecte juridice similare semnaturii olografe in anumite conditii si este folosita frecvent in tranzactii interne si contracte intre entitati comerciale.
•  Semnatura simpla are aplicabilitate limitata si este utilizata mai ales pentru documentele cu impact juridic redus sau acolo unde partile sunt de acord sa-i recunoasca valabilitatea juridica.
   

Aceasta structura permite utilizarea documentelor electronice in diferite scenarii juridice, pastrand in acelasi timp autenticitatea si siguranta lor, conforme legislatiei.