Cheltuieli cu cazarea si transportul colaboratorilor. Documente justificative cheltuieli

Analizam cazul unei societati care are contracte incheiate cu diversi consultanti - firma avocatura, resurse umane, financiar etc., iar conform clauzelor contractuale, acestor persoane societatea le asigura cazarea si transportul pentru deplasarile facute la sediul firmei.

Vom vedea daca pentru justificarea acestor cheltuieli sunt necesare si alte documente legale in afara de bilet tren, factura Tarom, factura de cazare, sau factura emisa de o firma cu care s-a incheiat contract pentru procurarea biletelor antementionate.

Raspuns:
Potrivit art 21 alin (1) si alin (2) lit e din Legea 571/2003 privind Codul fiscal:

"(1) Pentru determinarea profitului impozabil sunt considerate cheltuieli deductibile numai cheltuielile efectuate in scopul realizarii de venituri impozabile, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare".

(2) Sunt cheltuieli efectuate in scopul realizarii de venituri si:
e) cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate, efectuate pentru salariati si administratori, precum si pentru alte persoane fizice asimilate acestora, stabilite prin norme".

In sensul art. 21 alin. (2) lit. e) din Codul fiscal , persoanele fizice asimilate salariatilor cuprind si:

a) directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat, potrivit legii;

b) persoanele fizice rezidente si/sau nerezidente detasate, potrivit legii, in situatia in care contribuabilul suporta drepturile legale cuvenite acestora (pct 27 din Normele metodologice de aplicare a art 21 alin 2 lit e din Codul fiscal aprobate prin HG 44/2004 ).

Datorita faptului ca respectivii consultanti straini - avocati, consultanti financiar,specialisti in resurse umane, nu au calitatea de salariati sau persoane fizice asimilate acestora, cheltuielile cu cazarea si transportul acestor persoane, nu sunt cheltuieli deductibile la calculul  profitului impozabil.

Cheltuielile respective pot fi suportate de societatea din Romania si inregistrate in contabilitate in baza urmatoarelor documente:

- contractele de prestari servicii incheiate cu firmele respective

- documente de transport cum ar fi : bilete de tren, bilete de avion, facturi de transport etc.

- documente de cazare: facturi, chitante etc.