Leasing de personal. Inregistrari contabile

Analizam mai jos cazul unei societati care foloseste personal inchiriat (leasing personal). Salariatii merg in deplasari locale si externe. Societatea cu care s-a incheiat contract pentru leasing de personal emite pentru aceste deplasari factura si anexa ce cuprinde cheltuielile detaliate (cazare, diurna, transport). Vom stabili daca aceste cheltuieli se inregistreaza in functie de natura lor sau daca se inregistreaza toate cheltuielile pe contul 628, avand in vedere ca sunt refacturari de la firma de a fost inchiriat personalul.

Solutia consultantului:

Leasingul de personal sau utilizarea unui salariat temporar este legiferat(a) de Codul muncii la Capitolul VII "Munca prin agent de munca temporara". In cadrul acestui capitol, la art. 91, sint prevazute clauzele care trebuie continute in contractul de punere la dispozitie a unui salariat temporar de catre agentul de munca temporara catre utilizator, intre care se regaseste si urmatoarea, la alin. (2) litera e):
"orice alte servicii si facilitati in favoarea salariatului temporar;"
 
Conform art. 19 lit. d) din HG 1256/2011 privind conditiile de functionare, precum si procedura de autorizare a agentului de munca temporara, utilizatorul salariatilor de munca temporara are obligatia "sa asigure salariatilor temporari aceleasi drepturi cu cele ale salariaţilor angajati cu contract individual de munca la utilizator, conferite de lege, de regulamentul intern sau de contractul colectiv de munca aplicabil utilizatorului, precum si de orice alte reglementari specifice aplicabile utilizatorului".
 
Pe de alta parte, prevederile legale referitoare la deplasari in tara si strainantate sint HG 1860/2006 privind drepturile şi obligaţiile personalului autoritatilor şi institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului si, respectiv, HG 518/1995 privind unele drepturi si obligaţii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.
In ambele hotariri se face referire la salariatul unitatii trimitatoare si nu la alt gen de personal.
 
In Codul fiscal, la art. 21 alin. (2) litera e) se face referire la deductibilitatea cheltuielilor de cazare si transport  efectuate pentru salaraiati, iar la art. 21 alin. (3) se specifica faptul ca sint deductibile limitat cheltuielile cu indemnizatia de deplasare acordata salariatlor pentru deplasari in tara si strainatate in limita a de 2.5 ori nivelul legal stabilit pentru institutii publice.
 
Pe de alta parte, daca in contractul incheiat intre agentul de munca temporara si utilizator s-a prevazut ca decontarea cheltuielilor privind deplasarea salariatilor in tara si strainatate sa se deconteze catre utilizator de catre agent,  atunci agentul va primi pe numele sau toate documentele aferente deplasarii, va plati sumele respective si diurna legala si va refactura aceste sume utilizatorului.

In acest caz, agentul actioneaza ca un intermediar intre salariat si utilizator si va refactura cheltuielile de deplasare efectuate de salariatii proprii in favoarea utilizatorului.

Utilizatorul va primi o factura care pentru sine reprezinta o prestare de serviciu efectuata de agent si nu o deplasare, deoarece, asa cum am arata mai sus, cheltuielile de deplasarea (diurna, transport, cazare) se refera la cele efectuate de salariatii proprii, or, in acest caz, deplasarea a fost efectuata de salariatii altei companii.

Ca urmare, factura respectiva trebuie inregistrata in contabilitatea utilizatorului prin contul 628 si nu prin 625, reflectind, astfel, situatia reala, si anume ca deplasarea prevazuta in factura a fost efectuata de alte persoane.

De altfel, la functiunea contului 625, din OMFP 3055/2009 ,  se arata faptul ca se utilizeaza pentru salariatii (personalul propriu): "Cu ajutorul acestui cont se tine evidenta cheltuielilor cu deplasarile, detasarile si transferarile personalului."

Pentru o evidenta riguroasa, in functie de nevoile proprii de informare ale companiei-utilizatoare, se pot dezvolta analitice la contul 628, pentru reflectarea distica a sumelor care, in fapt, reprezinta cheltuiala cu deplasarile personalului inchiriat.