Intrebare:
Cum inregistrez in contabilitate deplasarile patronilor din care au rezultat: cheltuieli de protocol si cheltuieli cu diurna, combustibilul folosit prin inchirierea unui autoturism in tara respectiva, taxele de parcare aferente si taxele de intrare la muzee?
Raspuns (dat in martie 2006)
Ne-ar fi utile mai multe informatii din care sa rezulte daca patronii sunt cetateni romani sau straini, daca sunt salariati la societatea din Romania sau nu si daca deplasarea lor in strainatate este sub forma delegarii.
Pana la primirea de noi informatii consideram cazul in care acestia sunt cetateni romani, salariati la societatea la care sunt si actionari, potrivit actelor de constituire.
Actele normative care reglementeaza natura juridica, contabila si fiscala a operatiunii de delegare sunt:
Legea nr. 53/2003 privind Codul muncii, cu modificarile ulterioare,
Hotararea Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile ulterioare,
Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare,
Hotararea Guvernului nr. 44/2004 privind Normele metodologice pentru aplicarea Legii nr. 571/2003, cu modificarile ulterioare,
Contract colectiv de munca unic la nivel national nr. 20.01 pe anii 2005 - 2006, incheiat conform art. 10 si 11 din Legea nr. 130/1996, republicata.
Conform prevederilor Legii nr. 53/2003 privind Codul muncii, cu modificarile ulterioare, pe durata delegarii sau a detasarii, salariatul are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare precum si la o indemnizatie in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca.
Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Contabilitatea HORECA Monografii contabile si cazuri practice
Potrivit reglementarilor Hotararii Guvernului nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile ulterioare, salariatul trimis in strainatate in conditiile art. 1 din Hotarare i se acorda in strainatate o indemnizatie zilnica in valuta, denumita diurna, si o suma zilnica in valuta pentru acoperirea cheltuielilor de cazare. In tara, salariatul primeste salariul stabilit daca isi mentine aceasta calitate sau o indemnizatie lunara, calculata potrivit legii, daca i se suspenda contractul de munca.
La art. 1 al acestei Hotarari se prevede ca dispozitiile ei se aplica personalului trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar reprezentand:
vizite oficiale, tratative (negocieri), consultari, incheieri de conventii, acorduri si alte asemenea intelegeri;
participari la targuri si expozitii; prospectarea pietei; actiuni de cooperare economica si tehnico-stiintifica; contractari si alte actiuni care decurg din executarea contractelor de comert exterior;
documentare, schimb de experienta;
cursuri si stagii de practica si specializare sau perfectionare, inclusiv participarea elevilor, studentilor si cadrelor didactice insotitoare la olimpiade si concursuri in domeniul invatamantului;
participari la congrese, conferinte, simpozioane, seminarii, colocvii sau alte reuniuni, care prezinta interes pentru activitatea specifica a unitatii, precum si la manifestari stiintifice, culturale, artistice, sportive si altele asemenea;
primiri de titluri, grade profesionale, distinctii sau premii conferite pentru realizari stiintifice, culturale, artistice sau sportive;
desfasurarea unei activitati stiintifice, culturale, artistice sau sportive, temporare, fara dobandirea calitatii de salariat a partenerului extern, precum si pentru tinerea de cursuri in calitate de profesor vizitator;
control si indrumare la misiuni diplomatice, oficii consulare si alte asemenea reprezentante in strainatate;
executari de lucrari de constructii, reparatii si amenajari la imobilele misiunilor diplomatice, oficiilor consulare si ale celorlalte forme de reprezentare in strainatate, precum si ducerea si aducerea pe roti a mijloacelor auto apartinand acestor reprezentante;
asigurarea protectiei demnitarilor romani pe timpul cat acestia se deplaseaza in strainatate de catre personalul specializat din cadrul Serviciului de Protectie si Paza.
Potrivit dispozitiilor Ordinului ministrului finantelor publice nr. 1850/2004 privind registrele si formularele financiar-contabile, la plecarea in delegatie se completeaza Ordinul de deplasare (delegatie Cod 14-5-4), care serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Chitanta pentru operatiuni in valuta (cod 14-4-1/a), Dispozitie de incasare catre casierie (cod 14-4-4/a), dupa caz.
Formularul cuprinde urmatoarele informatii:
- denumirea unitatii;
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului;
- numele si prenumele titularului de avans;
- avans in valuta sau in valuta si in lei; sume decontate; diferente de restituit/primit;
- semnaturi: conducatorul unitatii, seful compartimentului financiar-contabil, controlul financiar preventiv, titularul de avans, persoana care verifica decontul.
Din punct de vedere contabil, inregistrarea avansului pentru deplasare se face astfel:
542 = 5314 sau 5124
“Avansuri de trezorerie” “Casa in valuta” sau Conturi la banci in valuta”.
La intoarcerea din delegatie se completeaza Decontul de cheltuieli Cod 14-5-5, pentru deplasari externe.
Acest document justificativ serveste ca:
- document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii.
Din punct de vedere contabil, inregistrarea decontarii sumelor primite ca avansuri de deplasare externa, este:
% = 542
“Avansuri de trezorerie”
625
“Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari”
6022
“Cheltuieli privind combustibilul”-pentru autoturismul inchiriat
628
“Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti”-pentru taxele de parcare, de intrare la muzee etc.
In cazul in care salariatii au primit bani pentru diurna, sumele inregistrate in ct. 625 “Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari” nu trebuiesc detaliate. De asemenea, in acest caz si cheltuielile de protocol inregistrate in ct. 623”Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate” sunt aferente activitatii societatii si sunt limitate din punct de vedere fiscal, potrivit Codului fiscal, art. 21 alin. (3).
Â
In ceea ce priveste modul de abordare fiscala a problemei, Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, prevede la Titlul II, art. 21, alin. (3) litera b), ca suma cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare in strainatate, de transport si cazare este deductibila in limita a de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, in cazul in care societatea realizeaza profit in exercitiul curent si/sau din anii precedenti.
In situatia in care societatea inregistreaza pierdere contabila, cheltuielile de transport, cazare si indemnizatie acordate salariatilor, sunt deductibile la nivelul legal stabilit pentru institutiile publice.
Rezulta ca personalului propriu trimis sa lucreze in strainatate ii sunt recunoscute:
cheltuielile cu indemnizatia acordata in conditiile prevazute de Hotararea Guvernului nr. 518/1995 pentru deplasari in strainatate si de contractul colectiv de munca,
cheltuielile de transport si cazare, justificate prin documentele corespunzatoare (facturi de la hoteluri, tren, avion etc.)
Cheltuielile privind intrarea la muzee, teatre, penalitati de intarziere la ridicarea bagajelor, amenzi de circulatie etc. nu sunt recunoscute la calculul profitului impozabil.
Sumele primite de salariatii trimisi pentru rezolvarea unor probleme cu caracter temporar, se incadreaza in prevederile Titlului III art. 55, alin. (4) lit. g, respectiv sunt tratate ca sume care nu sunt incluse in veniturile salariale si nu sunt impozitate.
In ceea ce priveste natura cheltuielilor cu diurna, cazarea si transportul altor persoane decat angajatii societatii, acestea sunt nedeductibile la calculul profitului impozabil. Rezulta ca la intrebarea nr. 2 privind deductibilitatea cheltuielilor cu diurna, transportul, cazarea, protocolul, combustibilul pentru masina inchiriata, taxele de parcare etc., sunt cheltuieli nedeductibile daca patronii societatii nu au si calitatea de angajati ai societatii.
Daca potrivit actului constitutiv al societatii, actionarii sunt si administratori, acestora le sunt recunoscute cheltuielile cu transportul si cazarea, cu inchirierea autoturismului, inclusiv cu combustibilul aferent, cu taxele de parcare si altele de aceeasi natura.
