Cum sa alegi cel mai bun program HR pentru firme de pana la cateva sute de angajati

Experienta ultimelor cateva luni a reusit sa genereze in anumite cazuri si schimbari pozitive legate de managementul resurselor umane. Daca te afli in categoria celor care au obtinut deja buget pentru investitia intr-un program HR si te intrebi cum ar fi cel mai bine sa procedezi mai departe, ai ajuns in locul potrivit. Ramai cu noi pentru cateva idei si daca inca iti cauti argumentele pentru a sustine cauza in fata top-managementului.

Nu toate programele de resurse umane sunt create egale

Daca te afli la inceput de drum in cautarea unui HRIS (Human Resources Information System) si ai o experienta limitata in utilizarea unui astfel de program HR, te poti simti ca si cum trebuie sa cauti acul in carul cu fan.

Platforma gobala SoftwareAdvice.com listeaza in acest moment peste 900 software-uri HR disponibile, grupate in cca. 40 de categorii. Aici sunt incluse, printre altele, programe de resurse umane pentru: recrutare, onboarding, managementul performantei, feedback 360, salarizare, beneficii, compensatii, managementul timpului, absente, planificarea de ture, sisteme de Talent Management sau solutii HCM.

Cu o asemenea diversitate e usor sa te simti coplesit. Dar nu e cazul! Citeste mai departe cateva idei de baza despre cum sa descoperi ce iti trebuie cu adevarat si sa avansezi rapid, dormind linistit noaptea.

Primul lucru esential de retinut este ca alegerea trebuie facuta in functie de nevoile propriei organizatii. Esti probabil de acord ca o firma de 200 de angajati localizata intr-o singura tara nu va avea nevoi similare cu o multinationala de cateva zeci de mii de angajati, dispersati pe cateva continente.

Din cercetarile noastre, este insa surprinzator cat de mult se poate devia de la acest criteriu. Romania se afla deja de mult timp pe harta solutiilor mari de HR, cum ar fi Success Factors, Workday, PeopleSoft, ADP sau BambooHR, dar asta nu inseamna ca ele se potrivesc pentru toata lumea.

Desi considerate niste platforme HR de top la nivel international, ele nu acopera in mod standard anumite procese de HR care necesita localizare. De exemplu, in cazul recrutarii este de obicei nevoie de integrarea platformei HR cu job-board-urile locale, cum ar fi la noi eJobs sau BestJobs, ceea ce necesita o munca suplimentara din partea furnizorului. Similara este situatia si in cazul salarizarii, unde algoritmii de calcul sunt construiti in functie de legislatia locala a muncii, iar actualizarile, atunci cand sunt necesare, sunt de obicei urgente si critice ca impact. Pentru a acoperi si aceste arii, solutiile internationale necesita de obicei resurse suplimentare pentru interconectarea cu alte programe HR.

Ce criterii sa consideri cand incepi sa te interesezi de un program HR

Pare de bun simt ca programul HR pe care intentionezi sa-l alegi trebuie sa se potriveasca cu nevoile companiei. Dar cum identifici aceste nevoi?

De exemplu, daca esti o firma care tocmai a crescut la cateva zeci de angajati, incepi sa simti probabil ca toate operatiunile de HR se ingreuneaza – de la scoaterea unui raport cu toti angajatii pana la evidenta la zi a concediilor si zilelor libere sau volumul mare de munca manuala pe care trebuie sa-l depui pentru pontajul pe ultima luna.

Iata cateva intrebari pe care ti le poti pune si de ce sunt relevante:

• Cat de mare este compania voastra acum, si cat de rapid planificati sa cresteti?

E important sa-ti clarifici acest aspect, pentru ca, la inceputul cautarii, va fi usor sa dai peste solutii software HR mari pe plan international, aspirationale, dar care sa nu se potriveasca segmentului de companii din care faceti voi parte.

• 

  Abonament PortalContabilitate ro - abonament 12 luni

  Vezi AICI detalii

  

  Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

  Vezi AICI detalii

  

  Balanta de verificare de la A la Z Analize corelatii studii de caz

  Vezi AICI detalii

  Sunteti o firma locala sau parte dintr-un grup international, care poate avea sau nu propriul sau program pentru managementul resurselor umane?

Raspunsul la aceasta intrebare va clarifica libertatea de actiune pe care o aveti in selectia furnizorilor, criteriile suplimentare de alegere, procedurile utilizate in procesul de achizitie, aspectele obligatorii pe care trebuie sa le indeplineasca platforma de resurse umane aleasa (de exemplu, cerintele de integrare cu programul HR al companiei mama).

• Care sunt problemele imediate de resurse umane?

Aici pot intra diverse aspecte, cum ar fi:

- reducerea timpului de angajare sau imbunatatirea experientei candidatilor,

- organizarea si modernizarea tinerii evidentei angajatilor si a tuturor informatiilor conexe,

- actualizarea contractelor de munca,

- realizarea pontajului intr-o maniera care sa reflecte cat mai fidel fluxurile si timpii de munca din organizatie,

- prelucrarea salariilor in-house, la timp si fara batai de cap,

- sau crearea unui sistem de onboarding care sa sprijine noii membri ai echipei sa fie rapid up & running.

In functie de nevoile cele mai arzatoare si de bugetul disponibil, poti alege un program HR modular, care acopera in mod flexibil diferitele arii de HR si iti permite sa te extinzi cu utilizarea pe masura ce ai nevoie, si in linie cu resursele aferente.

• Care sunt provocarile la care va asteptati in organizatie pe termen mediu, cum ar fi urmatorii 1-3 ani?

Cateva exemple bazate pe experienta ultimelor luni si perioada COVID-19 pot viza accesul tuturor angajatilor si managerilor la functionalitati de self-service in HR, echiparea profesionistilor de resurse umane pentru lucrul la distanta, ajustarea proceselor de recrutare sau onboarding pentru a putea fi realizate digital sau imbunatatirea experientei candidatilor.

• Care sunt obiectivele generale ale companiei si ce impact vor avea ele in HR?

Va fi util sa te gandesti cum influenteaza aceste aspecte construirea unui brand de angajator puternic, cresterea satisfactiei angajatilor, capacitatea firmei de a oferi oportunitati de dezvoltare profesionala sau planuri de cariera motivante. In felul asta vei clarifica mai usor ce rol trebuie sa joace tehnologia de HR in viitorul firmei.

• Pe partea de aspecte oarecum mai tehnice, pentru ca vorbim totusi despre un software HR, esti familiar cu cele doua modalitati in care ai putea accesa si utiliza acest software? Stii care se potriveste mai bine organizatiei tale?

Asta iti va influenta alegerea legata de maniera de livrare a tehnologiei, optand intre cele doua variante:

• Software HR traditional, cu instalare on premise (adica instalat local, la client), care poate raspunde pe loc unei nevoi punctuale stringente. In acest caz, programul de resurse umane nu este facut prioritar pentru a se integra cu alte software-uri sau sisteme pe care compania ar putea ajunge sa le foloseasca in viitor. Asta il poate transforma dintr-un instrument util intr-o piedica, cand lumea se misca in directia interconectarii.
• Software HR in cloud, accesibil online de catre toti angajatii, daca se doreste acest lucru, astfel incat organizatia sa-si deschida HR-ul catre toti membrii ei. In plus, un asemenea produs va fi mai pregatit pentru integrari cu alte aplicatii. Avantajul este ca, atunci cand ai mai multe surse de date si vrei sa le corelezi, acest lucru este posibil.

Cu programul de resurse umane in cloud Sincron HR, datele pot fi analizate in ansamblu, imbogatind intelegerea modului in care functioneaza organizatia si luarea deciziilor de business.

In concluzie, e bine ca alegerea unui program HR sa tina cont de nevoile in evolutie ale companiei, asa incat sa raspunda rapid nevoilor urgente dar lasand loc organizatiei sa creasca din punct de vedere al ariilor de HR acoperite si al tipului de probleme rezolvate.

Consultantii Sincron HR Software au o experienta de peste 10 ani în piata de software HR din Romania, in toate industriile importante si pe toate procesele de resurse umane. Asa incat, daca ai nevoie, te pot ghida oricand in procesul de alegere a solutiei software potrivite pentru organizatia ta.