Cum se arhiveaza corect documentele contabile: Reguli si termene legale de pastrare

Studiu de caz

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Studiu de caz

Intrebare: "Va rog sa imi spuneti cum trebuie sa pastram documentele contabile chitante, bonuri emise, rapoarte Z, extrase, facturi, deconturi de cheltuieli (printate, salvate in PDF, arhiva electronica, documente scanate). Tinand cont de implementarea e-Factura, facturile de la clienti/furnizori trebuie printate sau pot fi salvate intr-o arhiva electronica? Ce trebuie arhivat: fisierul XML sau PDF-ul facturilor? Va rog sa imi precizati si perioada de pastrare in arhiva, fizic/electronic. Este in regula ca anumite documente sa fie pastrate fizic, iar altele electronic?"

Raspuns: Regimul de pastrare si arhivare a documentelor contabile este reglementat de Legea contabilitatii nr. 82/1991 si de Ordinul MFP nr. 2634/2015. Documentele financiar-contabile (facturi, chitante, bonuri fiscale, extrase bancare, deconturi de cheltuieli, note de receptie etc.) trebuie pastrate timp de 5 ani, calculati de la 1 iulie a anului urmator celui la care se refera. Situatiile financiare anuale au un regim special, cu termen de 10 ani.

In ceea ce priveste forma de arhivare, legislatia permite pastrarea documentelor atat in format fizic (hartie), cat si in format electronic, cu conditia ca acestea sa poata fi puse la dispozitia organelor de control, in orice moment, prin listare. Aceasta inseamna ca este posibila o combinatie intre arhivare clasica (pentru unele documente justificative) si arhivare electronica (pentru facturi, registre, extrase bancare).

Pentru facturile electronice transmise prin sistemul e-Factura, formatul oficial si obligatoriu pentru arhivare este XML-ul semnat de ANAF. PDF-urile sau reprezentarile grafice ale facturii au doar rol informativ si nu tin loc de document fiscal original. ANAF pastreaza factura in SPV timp de 60 de zile, dupa care obligatia de arhivare pe intreaga perioada legala revine contribuabilului.

Perioada de arhivare

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Perioada de arhivare

Referitor la perioada de arhivare:

Conform legislatiei actuale, mai exact Legea contabilitatii nr. 82/1991 si Normele generale din 5 noiembrie 2015 de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin ORDINUL nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, perioadele de arhivare pentru diverse documente contabile sunt urmatoarele:

1. Documente financiar-contabile

Registre contabile, jurnale de vanzari si cumparari, balante de verificare etc.
Perioada de arhivare: 5 ani.
Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in 
are au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

2. Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale

Statele de plata si alte documente privind drepturile salariale
Perioada de arhivare: 5 ani.
Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii."

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

3. Documente justificative

Facturi, chitante, note de receptie, ordine de plata etc.
Perioada de arhivare: 5 ani.
Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

4. Documente de inventariere

Documente de inventariere
Perioada de arhivare: 5 ani.
Prevedere legala: Art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite."

5. Situatiile financiare si raportarile contabile semestriale, situatiile financiare anuale, situatiile financiare anuale consolidate, precum si situatiile financiare interimare

Perioada de arhivare: 10 ani.

Prevedere legala: Art. 28 alin. (2 1) din Legea contabilitatii nr. 82/1991 (republicata, actualizata): "Situatiile financiare si raportarile contabile prevazute la alin. (2) se pastreaza timp de 10 ani."

Referinte suplimentare

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Referinte suplimentare

Normele generale din 5 noiembrie 2015 de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin ORDINUL nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 prevad la Litera C:
C. Pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile:

Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.

Arhivarea facturilor primite in Spatiul Privat Virtual

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Arhivarea facturilor primite in Spatiul Privat Virtual

Arhivarea facturilor primite in Spatiul Privat Virtual se realizeaza urmand acelasi regim ca in cazul facturilor emise.

Formatul oficial al facturii este cel in format xml. Daca in plus aveti posibilitatea de a lista din programul de contabilitate facturi sau vi se transmit si facturi in format de hartie, cu atat mai bine, insa acelea au doar rol informativ.

Puteti face arhivarea electronica a facturilor dar in cazul unui control realizat de Agentia Nationala de Administrare Fiscala, va fi solicitat fisierul XML semnat de ANAF ulterior verificarii, prin care se confirma validitatea facturii. Acest document trebuie descarcat de catre fiecare companie in parte si arhivat.

Conform legislatiei in vigoare, facturile in momentul de fata se arhiveaza timp de 5 ani de la data emiterii lor. ANAF pune la dispozitie acel fisier XML timp de 60 de zile, dupa care responsabilitatea pentru urmatorii 4 ani si revine persoanei juridice care emite sau primeste factura electronica.

In contextul e-Factura, fisierele in format PDF nu sunt recomandate deoarece nu contin semnaturile pe care Agentia Nationala de Administrare Fiscala le aplica in momentul validarii unui XML. ANAF a facut o mica aplicatie care transforma XML-ul intr-un fel de PDF, dar este doar o chestiune pur vizuala, pentru a se putea vedea informatia structurata, asa cum suntem obisnuiti ca arata o factura.

Asadar, documentele arhivate trebuie sa ramana cele in format XML semnate de ANAF si descarcate ulterior de companie.

Raspuns oferit in luna octombrie 2025 de catre specialistii site-ului PortalContabilitate. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.