Stocarea facturilor in format fizic - obligatorie sau nu?

Dezbatem in continuare un subiect care macina mintile multor contabili - stocarea facturilor in format fizic este obligatorie sau nu? Specialistul nostru in domeniu vine cu exemple concrete din legislatie si demonteaza multe mituri.  

Drept exemplu luam cazul unei societati neplatitoare de TVA care are ca obiect de activitate transportul de persoane prin aplicatii de ridesharing. Aceste facturi pot fi arhivate si electronic sau este obligatorie pastrarea acestora fizic in dosar?
 

Stocarea facturilor in format fizic: raspunsul specialistului

Nu este obligatoriu sa arhivati facturile fizic.

Potrivit punctului 36 din Ordinul 2634/2015, entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

Conform punctului 26 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 2634/2015, toate operatiunile privind factura (intocmire, utilizare, arhivare, corectare, reconstituire) se efectueaza conform prevederilor Codului fiscal si ale Normelor metodologice de aplicare a acestuia.

Termenul de arhivare este insa prevazut in Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile.

Potrivit art. 319 alin. (35) din Codul fiscal, facturile pot fi stocate pe suport hartie sau in format electronic, indiferent de forma originala in care au fost trimise ori puse la dispozitie. In cazul stocarii electronice a facturilor, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

Cartea verde a contabilitatii

Vezi AICI detalii

Consilier Taxe si Impozite pentru Contabili 12 actualizari

Vezi AICI detalii

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

Deci nu este obligatorie stocarea facturilor in format fizic.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice, potrivit art. 319 alin. (30) din Codul fiscal.

Persoana impozabila trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite, potrivit art. 319 alin. (31) din Codul fiscal.

Persoana impozabila poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sau informatiile stocate conform alin. (31) sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru. Cu toate acestea, locul de stocare a facturilor ales de persoana impozabila nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca avand o sfera de aplicare similara celei prevazute de Directiva 2010/24/UE si de Regulamentul (UE) nr. 904/2010 sau la dreptul mentionat la alin. (37) de a accesa prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective, potrivit art. 319 alin. (32) din Codul fiscal.

Potrivit art. 319 alin. (33) din Codul fiscal, prin exceptie de la prevederile alin. (32), persoana impozabila care are sediul activitatii economice in Romania are obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau, altele decat cele electronice pentru care persoana impozabila garanteaza accesul on-line organelor fiscale competente si pentru care persoana impozabila poate aplica prevederile alin. (32). Aceeasi obligatie ii revine si persoanei impozabile stabilite in Romania printr-un sediu fix cel putin pe perioada existentei pe teritoriul Romaniei a sediului fix.

Potrivit art. 319 alin. (34) din Codul fiscal, in situatia in care locul de stocare prevazut la alin. (32) nu se afla pe teritoriul Romaniei persoanele impozabile stabilite in Romania in sensul art. 266 alin. (2) trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor sau a informatiilor stocate conform alin. (31).

Potrivit art. 319 alin. (36) din Codul fiscal, in scopuri de control, organele fiscale competente pot solicita traducerea in limba romana, in anumite situatii sau pentru anumite persoane impozabile, a facturilor emise pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care locul livrarii, respectiv prestarii se considera a fi in Romania, conform prevederilor art. 275 si 278, precum si a facturilor primite de persoane impozabile stabilite in Romania in sensul art. 266 alin. (2).

Potrivit art. 319 alin. (37) din Codul fiscal, in scopuri de control, in cazul stocarii prin mijloace electronice a facturilor emise sau primite in alt stat, garantand accesul on-line la date, persoana impozabila stabilita in Romania in sensul art. 266 alin. (2) are obligatia de a permite organelor fiscale competente din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi.

De asemenea, persoana impozabila nestabilita in Romania care stocheaza prin mijloace electronice facturi emise sau primite pentru livrarile de bunuri si/sau prestarile de servicii impozabile in Romania are obligatia de a permite organelor fiscale din Romania accesarea, descarcarea si utilizarea respectivelor facturi, indiferent de statul in care se afla locul de stocare pentru care a optat.

Conform punctului 38 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul 26334/2015, termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.

Conform punctului 39 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 26334/2015, documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.

Facturile nu sunt in anexa nr. 4 la ordin, deci se pastreaza 10 ani.

Conform punctului 43 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, probate prin Ordinul 26334/2015, eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiarcontabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

In concluzie, puteti arhiva facturile emise si primite in format electronic, cu respectarea coditiilor prevazute de Codul fiscal, iar celelalte documente conform Normelor generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul 2634/2015.
 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Olguta Crevelescu - Economist.