Odata cu intrarea in vigoare a proiectului e-Factura, mediul de afaceri s-a confruntat cu o transformare importanta in modul in care trebuie sa gestioneze si sa proceseze facturile.
In practica, am identificat trei provocari majore pe care le-a adus e-Factura in ultimele luni pentru contribuabilii care tranzactioneaza B2B:
1. Contabilizarea detaliata a facturilor
Preluarea electronica a facturilor a impus necesitatea unei abordari meticuloase pentru fiecare linie de factura. Aceasta schimbare, de la introducerea manuala prescurtata a facturilor la contabilizarea detaliata, marcheaza un pas important in pregatirea compliantei cu noile cerinte detaliate de raportare la care Romania se aliniaza. SAF-T (declaratia D406) este un prim exemplu. In acest context, este esential ca departamentele contabile sa adopte noi tehnologii pentru a raspunde provocarilor contabilizarii detaliate.
2. Comunicarea intre partenerii comerciali si presiunea asupra departamentelor de contabilitate
O alta provocare majora pe care a adus-o proiectul e-Factura este comunicarea intre partenerii comerciali. Avand in vedere facturile dematerializate care circula predominant intre sistemele de contabilitate, companiile au fost nevoite sa isi revizuiasca procesele pentru a se adapta la acest nou mod de colaborare. Departamentele de contabilitate resimt o presiune crescuta pentru a asigura o sincronizare eficienta si o comunicare fluida cu restul departamentelor de pe fluxul comercial. Profluo ofera o solutie tehnica personalizabila de gestiune a acestor interactiuni.
3. Tranzitia complexa a documentelor fizice vs. electronice
Pe durata perioadei de tranzitie catre e-Factura, multe departamente au fost nevoite sa lucreze simultan cu documente fizice sau scanate si cu documente electronice. Coexistenta acestor doua medii reprezinta o provocare, iar eficienta operationala depinde de abilitatea companiilor de a sincroniza si gestiona ambele formate.
O solutie eficienta pentru gestionarea simultana a documentelor contabile o poate reprezenta o platforma precum Profluo, care automatizeaza complet atat procesul de preluare a documentelor direct de la client, cat si de postare/descarcare a e-facturilor din SPV, asigurand stocarea documentelor oficiale alaturi de sigiliul ANAF. In plus, toate e-facturile sunt organizate intr-o arhiva configurabila, facil de accesat si auditat.
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS
Cheltuieli deductibile si nedeductibile
Proiectul e-Factura afecteaza companiile indiferent de dimensiune, dar impactul sau poate fi resimtit diferit. Companiile cu sisteme rigide sau personalizate au parte de dificultati semnificative, intarzieri si costuri crescute legate de conformarea la noile reguli. In schimb, companiile mai mici au oportunitatea de a adopta solutii cloud specializate, care pot rezolva rapid si eficient problema conformarii.
Adaptarea tehnica la e-Factura implica doua fluxuri importante: trimiterea e-facturilor catre clienti si preluarea acestora de la furnizori. Pe langa alegerea solutiilor tehnice pentru integrarea cu SPV, companiile se confrunta cu provocarile migrarii catre nomenclatoarele standard internationale si europene. Aceasta nu este doar o schimbare tehnologica, ci si un efort de transformare digitala si migrare a datelor, care necesita planificare si implementare atenta.
Solutiile in cloud, precum Profluo, pot asigura instalare imediata, integrari personalizate, implementare rapida si securitate avansata, pentru ca informatiile sa ajunga in SPV la timp si fara erori.
Oportunitati
Implementarea e-Factura aduce numeroase oportunitati si beneficii pentru companii, inclusiv:
- O importanta socio-economica mai mare a profesiei de contabil: contabilii devin un adevarat partener comercial al antreprenorilor, putand sa-i asiste, prin intermediul tehnologiilor cu inteligenta artificiala, in organizarea activitatii comerciale si financiare.
- Eficienta operationala: e-Factura elimina nevoia de procesare manuala a facturilor, reducand erorile si timpul necesar pentru gestionarea documentelor financiare.
- Conformitate si transparenta: Sistemul RO e-Factura va contribui la mentinerea conformitatii cu reglementarile fiscale si la asigurarea transparentei in procesul de facturare si contabilitate.
- Economii de costuri: Reducerea utilizarii hartiei, a imprimantelor si a altor resurse asociate cu facturarea traditionala duce la economii semnificative de costuri pe termen lung.
- Cresterea securitatii: e-Factura ofera optiuni de securitate avansate, cum ar fi semnatura electronica si criptarea, pentru a proteja datele financiare impotriva accesului neautorizat.
La Profluo credem ca orice provocare poate fi transformata in oportunitate, asadar odata cu e-Factura se deschid noi orizonturi pentru companiile care imbratiseaza digitalizarea. Alaturi de Profluo, vei reusi sa faci un pas inainte prin automatizarea completa a contabilitatii:
Cu provocarile si oportunitatile pe care le aduce proiectul e-Factura in 2024, succesul companiilor va depinde in mare masura de capacitatea lor de a planifica si implementa eficient solutii tehnologice. Adaptarea rapida la noile cerinte si adoptarea unui mindset orientat spre inovatie vor asigura o tranzitie fara probleme si, in cele din urma, o gestionare eficienta a proceselor financiare in era digitala.
