Certificat calificat de semnatura electronica: Cum se inregistreaza achizitia in contabilitate

Prevederi legale

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Prevederi legale

Conform prevederilor de la pct. 57 din Ordinul 1802/2014:

57. - (1) Contabilizarea si prezentarea elementelor din bilant si din contul de profit si pierdere tinand seama de fondul economic al tranzactiei sau al angajamentului in cauza. Respectarea acestui principiu are drept scop inregistrarea in contabilitate si prezentarea fidela a operatiunilor economico-financiare, in conformitate cu realitatea economica, punand in evidenta drepturile si obligatiile, precum si riscurile asociate acestor operatiuni. (...)

(4) Exemple de situatii cand se aplica acest principiu pot fi considerate: incadrarea de catre utilizatori a contractelor de leasing in leasing operational sau financiar; recunoasterea veniturilor din chirii, respectiv a cheltuielilor din chirii in functie de fondul economic al contractului si de eventualele gratuitati (stimulente) aferente; incadrarea operatiunilor la vanzare in nume propriu sau comision, respectiv consignatie; recunoasterea veniturilor, respectiv a cheltuielilor in contul de profit si pierdere sau ca venituri in avans, respectiv cheltuieli in avans; recunoasterea participatiilor detinute ca fiind de natura actiunilor detinute la entitati afiliate sau sub forma altor imobilizari financiare; incadrarea reducerilor acordate, respectiv primite, la reduceri comerciale sau financiare.

Conform pct. 351. - (1) Cheltuielile platite/de platit si veniturile incasate/de incasat in exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare urmatoare, se inregistreaza distinct in contabilitate, la cheltuieli in avans (contul 471 "Cheltuieli inregistrate in avans") sau venituri in avans (contul 472 "Venituri inregistrate in avans"), dupa caz.

(2) In aceste conturi se inregistreaza, in principal, urmatoarele cheltuieli si venituri: chirii, abonamente, asigurari si alte cheltuieli efectuate anticipat, respectiv veniturile din chirii, abonamente si alte venituri aferente perioadelor sau exercitiilor urmatoare.

(3) In contul 471 "Cheltuieli inregistrate in avans" se inregistreaza, de asemenea, achizitiile de certificate de emisii de gaze cu efect de sera si certificate verzi, efectuate in cursul perioadei curente, dar care sunt aferente unei perioade ulterioare, urmand a se recunoaste drept cheltuieli ale perioadelor viitoare in care urmeaza a se utiliza.

Astfel, conform pct. 351 alin. (1) Cheltuielile platite/de platit [...] in exercitiul financiar curent, dar care privesc exercitiile financiare urmatoare, se inregistreaza distinct [...] la cheltuieli in avans (contul 471)...

Certificatul de semnatura electronica este un serviciu preplatit care acopera o perioada viitoare fixa 36 luni. Chiar daca se primeste o singura factura si se face o singura plata, serviciul nu se utilizeaza integral in luna achizitiei, ci se consuma treptat, luna de luna.

Serviciul prestat de furnizor consta in mentinerea activa si valida a certificatului digital timp de 36 luni. In fiecare luna, beneficiati de dreptul de a semna electronic cu acel certificat (adica beneficiul economic nu e doar in iunie 2025, ci in fiecare luna pana in iunie 2028).

Opinie din punct de vedere economic si contabil

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Opinie din punct de vedere economic si contabil

Astfel, din punctul de vedere economic si contabil, nu are sens sa recunosteti toata cheltuiala in iunie 2025, pentru ca nu ati utilizat serviciul integral atunci, ci ati platit in avans pentru 36 de luni de functionalitate si suport tehnic.

Din punct de vedere al contabilitatii de angajamente, cheltuiala trebuie recunoscuta proportional cu perioada acoperita, deci alocata lunar pe parcursul a 3 exercitii financiare.

Daca avem in vedere aplicarea pct. 57 alin. (1) si (4) (Fondul economic vs. forma juridica:

Contabilizarea [...] tinand seama de fondul economic al tranzactiei [...] are drept scop [...] prezentarea fidela a operatiunilor economico-financiare [...].

Forma juridica se refera la faptul ca avetii o factura emisa intr-o anumita luna (ex. iunie 2025), pentru un serviciu de semnatura calificata.

Fondul economic presupune ca serviciul este valabil si genereaza efecte economice pentru firma pana in iunie 2028. Deci, dreptul de utilizare si obligatia asociata se intind pe 36 luni, nu doar luna curenta.

PFA II IF Taxe Impozite Deduceri Contributii 2025

Vezi AICI detalii

Portal Codul fiscal - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Portal Persoane Fizice - acces 12 luni consultanta in scris si telefonica 30 intrebari

Vezi AICI detalii

Conform principiului prevalentei economicului asupra juridicului, recunoasterea cheltuielii trebuie sa reflecte beneficiul economic pe perioada in care este obtinut efectiv, si nu doar momentul in care s-a primit factura sau s-a facut plata.

Aceeasi logica este aplicata si in cazul chiriilor platite anticipat sau al politelor de asigurare mentionate explicit la pct. 351 alin. (2) ca exemple de cheltuieli inregistrate in avans. Serviciul de certificare digitala este similar: are o valabilitate contractuala determinata, pe baza careia se produce un beneficiu constant, distribuit in timp.

Monografia contabila

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Monografia contabila

Ca urmare, monografia contabila este urmatoarea:

a) La inregistrarea facturii:
% = 401 "Furnizori" 487,13 lei
471 "Cheltuieli inregistrate in avans" 409,35 lei
4426 "TVA deductibila" 77,78 lei

b) Repartizarea lunara a cheltuielii (36 luni)
628 " Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti" = 471 "Cheltuieli inregistrate in avans" 11,37 lei