Particularitati privind organizarea contabilitatii la unitatile farmaceutice

conf. dr. Cristina Nicolaescu

Conform Legii farmaciei, Legea nr. 266/2008 publicata in Monitorul Oficial, Partea I nr. 765 din 13/11/2008, asistenta farmaceutica a populatiei se asigura prin intermediul farmaciilor comunitare si drogheriilor.

Farmacia comunitara asigura asistenta farmaceutica a populatiei prin urmatoarele activitati:

• eliberarea la pretul cu amanuntul a medicamentelor care se acorda pe baza de prescriptie medicala;
• eliberarea la pretul cu amanuntul, in conformitate cu prevederile legale, a medicamentelor fara prescriptie medicala;
• prepararea medicamentelor magistrale si oficinale sau a altor produse de sanatate;
• eliberarea medicamentelor de uz veterinar;
• vanzarea de produse cosmetice, produse parafarmaceutice, dispozitive si aparatura medicala de uz individual si consumabile pentru acestea, suplimente alimentare.

Spre deosebire de farmacii, drogheriile pot desfasura doar o parte din activitati si pot vinde anumite produse farmaceutice si parafarmaceutice conform prevederilor art. 4 din acelasi act normativ.

O unitate farmaceutica se infiinteaza si functioneaza in cadrul unei societati comerciale, care va avea in obiectul de activitate, comercializarea cu amanuntul a produselor farmaceutice, cod CAEN 4773 „Comert cu amanuntul al produselor farmaceutice, in magazine specializate”.

In cazul in care este vorba despre un depozit de produse farmaceutice, acesta vinde in regim de comert cu ridicata, activitatea sa incadrandu-se la codul CAEN 4646 „Comert cu ridicata al produselor farmaceutice”.

Tinand cont de cele prezentate anterior, in contabilitatea unei farmacii se vor regasi inregistrari intalnite in cazul comertului cu amanuntul cu cateva particularitati:

• O parte dintre marfuri sunt cu TVA 19% si o parte cu TVA 9%.
• Adaosul comercial este supus reglementarilor, respectiv pretul de vanzare al anumitor medicamente este stabilit prin lege.
• O parte din venituri se realizeaza in relatie cu Casele Judetene de Asigurari de Sanatate, pentru farmaciile care lucreaza cu CJAS, in cazul medicamentelor compensate farmaciile elaborand diverse rapoarte periodice pentru CJAS.

EXEMPLU

S.C. FarmaVita S.R.L. are ca obiect principal de activitate comertul cu amanuntul al produselor farmaceutice.

Conform legislatiei actuale, datorita naturii activitatii desfasurate, societatea trebuie sa se supuna unor rigori stricte referitoare la asigurarea conditiilor de igiena.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Astfel, incaperile de care trebuie sa dispuna in mod obligatoriu o farmacie sunt:

• oficina – locul de eliberare a medicamentelor;
• receptura – locul de preparare a retetelor magistrale;
• laboratorul – locul de eliberare a retetelor preparate;
• depozitul;
• camera distilatorului – o incapere perfect separata de celelalte, in care se gaseste aparatul de distilat apa;
• biroul si
• grupurile sanitare.

S.C. FarmaVita S.R.L. trebuie sa dispuna si de un personal specializat. Structura organizatorica a societatii comerciale este urmatoarea: un farmacist diriginte, un farmacist si un asistent farmacist. In cadrul programului de lucru de 8 ore, este obligatoriu sa fie prezent un farmacist.
Operatiile pe care le vom analiza in continuare sunt:

1. O achizitie de marfa pe credit comercial.

Vom exemplifica achizitia de medicamente si parafarmaceutice din data de 03.05.2009, in suma de 190,97 lei din care: produse parafarmaceutice in valoare de 75,81 lei cu TVA 19% si medicamente in valoare de 92,44 lei cu TVA 9%.

2. Inregistrarea adaosului comercial si TVA neexigibila prin receptia marfurilor achizitionate anterior

3. Vanzarea de marfa cu incasare in numerar la nivelul zilei de 03.05.2009 in suma de 2.630,95 lei, si prin banca, pe baza de card bancar, in aceeasi zi, in suma de 54,25 lei

4. Vanzari facturate catre CJAS la nivelul lunii mai 2009 in suma de 2.393,28 lei

5. Calculul coeficientului de repartizare a adaosului comercial pentru luna mai 2009

6. Descarcarea gestiunii de marfa pentru vanzarile din luna mai 2009

7. Incasarea prin banca a facturii de la CJAS si a cardurilor bancare inregistrate anterior.

1. Achizitie de marfa pe credit comercial

In data de 03.05.2009 se achizitioneaza pe credit comercial medicamente in valoare de 190,97 lei. Deoarece dintre marfurile achizitionate, o parte sunt cu TVA 9% si o parte cu TVA 19%, in contabilitate se vor inregistra separat, cu ajutorul urmatoarelor note contabile.

• Nota contabila pentru produsele cu TVA 19% este urmatoarea:

                               %          =           401                90,22
                              371                 „Furnizori”            75,81 
                          „Marfuri”
                            4426                                           14,41 
                    „TVA deductibila”

• Nota contabila pentru produsele cu TVA 9% este urmatoarea:

                               %             =         401                  100,75
                              371                   „Furnizori”               92,44 
                           „Marfuri”
                              4426                                                8,31 
                       „TVA deductibila” 


ATENTIE

Este indicat sa se tina evidenta marfurilor cu 19% si a celor cu 9% pe gestiuni diferite, deoarece ele au coduri diferite, pentru ca la marcarea in casa de marcat sa se faca distinctia intre calculul TVA de 9% si al celui de 19%.

In momentul sosirii marfii comisia de receptie va proceda la receptia ei, urmarind concordanta dintre marfa intrata in gestiune si datele de pe documentul insotitor. Se va intocmi Nota de receptie si constatare diferente. Nu este permisa vanzarea marfii inainte de intocmirea acestui document.

Receptiile se trec in Raportul de gestiune ce se intocmeste zilnic si care evidentiaza documentele ce modifica gestiunea de marfuri. In partea de sus a raportului de gestiune sunt evidentiate intrarile de marfuri, iar in partea de jos – iesirile de marfuri.

2. Inregistrarea adaosului comercial si TVA neexigibila

S.C. FarmaVita S.R.L. practica un adaos comercial mediu de 7% .
Inregistrarea in contabilitate a adaosului comercial pentru achizitia din data de 03.05.2009, pe baza receptiei se face cu ajutorul urmatoarei note contabile:

                             371             =               378              11,78 
                          „Marfuri”       „Diferente de pret la marfuri”

Valoarea adaosului comercial s-a obtinut prin aplicarea coeficientului mediu de 7% asupra costului de achizitie al marfurilor intrate in data de 03.05.2009, respectiv: (75,81 + 92,44) x 7%.

De asemenea, in nota de receptie a marfii este evidentiat si TVA neexigibila aferenta marfurilor cumparate, in valoare de 9,74 lei.

• Nota contabila pentru inregistrarea TVA neexigibila este:

                          371            =             4428                   24,31
                      „Marfuri”                „TVA neexigibila”

Valoarea TVA neexigibila s-a obtinut prin aplicarea cotei de TVA (19%, respectiv 9%) asupra pretului de vanzare al marfurilor intrate in stoc respectiv:

(75,81 + 5,31) x 19% + (92,44 + 6,47) x 9%

ATENTIE

Fiind vorba de comert cu amanuntul, in general evidenta produselor farmaceutice si parafarmaceutice se tine la pret de vanzare cu amanuntul, inclusiv TVA.

3. Vanzari cu incasare in numerar si prin banca pe baza de card bancar

La sfarsitul fiecarei zile se scoate raportul fiscal. Raportul fiscal cuprinde totalul vanzarilor din ziua respectiva, fiind evidentiate separat vanzarile cu TVA 9% si cele cu TVA 19%.

Raportul fiscal de inchidere zilnica contine:

• denumirea, adresa si codul fiscal al agentului economic emitent;
• logotipul si seria aparatului;
• numarul de ordine progresiv numerotat;
• data si ora emiterii;
• numarul de bonuri emise in ziua respectiva;
• valoarea totala a operatiunilor efectuate, inclusiv TVA si defalcarea acesteia pe cote de TVA cu precizarea nivelului de cota (9% sau 19%), precum si
• valoarea taxelor care nu se cuprind in baza de impozitare a TVA.

Acest Raport fiscal zilnic este utilizat pentru stabilirea veniturilor care stau la baza determinarii impozitelor si taxelor datorate bugetului de stat.
Vanzarile la nivelul farmaciilor se pot face cu incasare pe loc, in numerar, cu incasare pe baza de card si cu recuperarea sumelor (prin facturare) de la CJAS, in cazul medicamentelor compensate.

Presupunem ca in data de 03.05.2009 incasarile zilei in numerar sunt de 2.613,85 lei pentru medicamentele cu TVA 9% si 17,10 lei pentru alte produse cu TVA 19%. Pentru incasarile zilei in numerar se intocmesc doua chitante de incasare, distinct pentru marfurile cu TVA 9% si pentru cele cu TVA 19%.

                    5311          =           %                          2.613,85
             „Casa in lei”
                                                  707
                               „Venituri din vanzarea marfurilor”    2.398,03
                                                 4427
                                          „TVA colectata”                  215,82

                   5311           =              %                            17,10
               „Casa in lei”
                                                    707
                                   „Venituri din vanzarea marfurilor”      14,37
                                                  4427
                                             „TVA colectata”                    2,73

In aceeasi zi vanzarile pe baza de card bancar sunt in suma de 54,25 lei.
Inregistrarea veniturilor din vanzarea marfii pe baza de card bancar:

                             461            =              %                        54,25
                    „Debitori diversi”
                                                             707
                                             „Venituri din vanzarea marfurilor” 45,59
                                                           4427
                                                      „TVA colectata”               8,66

4. Calculul coeficientului de repartizare a adaosului comercial si descarcarea gestiunii de marfa

La sfarsitul fiecarei luni, trebuie calculat coeficientul de repartizare a adaosului comercial. Acesta este folosit pentru a putea face descarcarea de gestiune a marfii. La descarcarea gestiunii rulajul debitor al contului 4428 „TVA neexigibila” va fi egal cu rulajul creditor al contului 4427 „TVA colectata”.

ATENTIE

Pe baza Raportului fiscal zilnic, in contul 4427 „TVA colectata” se evidenteaza separat TVA de 9% si cel de 19%. Ca urmare, exista aceasta posibilitate si in cazul TVA neexigibila.

La S.C FarmaVita S.R.L coeficientul de repartizare a adaosului comercial calculat la nivelul lunii mai 2009 este de 7%.

Presupunem ca in cursul lunii mai 2009, S.C. FarmaVita a realizat venituri din vanzare de marfa in valoare de 70.824,46 lei, conform rulajului creditor al contului 707 „Venituri din vanzarea marfurilor”. Ca urmare, adaosul comercial aferent marfurilor vandute se calculeaza prin aplicarea coeficientului mediu de 7% asupra vanzarilor lunii mai.

70.824,46 x 7% = 4.935,14 lei

• Nota contabila de descarcare a gestiunii de marfuri este urmatoarea:

                            %           =        371                    77.380,62
                                                „Marfuri”
                            607                                            65.566,82 
            „Cheltuieli privind marfurile”
                             378                                             4.935,14 
           „Diferente de pret la marfuri”
                           4428                                              6.878,66 
                    „TVA neexigibila” unde:

• 65.566,82 reprezinta valoarea (la cost de achizitie) a marfurilor vandute in cursul lunii mai;
• 4.945,14 reprezinta adaosul comercial afferent vanzarilor pe luna mai;
• 6.878,66 reprezinta TVA neexigibila aferenta acestor marfuri (calculata prin aplicarea procentului de 19 sau 9%, dupa caz).

5. Vanzari facturate catre CJAS

Tot la sfarsitul lunii societatea centralizeaza retetele eliberate gratuit sau compensate, intocmind facturi catre Casa Judeteana de Sanatate.
In fiecare an se semneaza un contract cu Casa Judeteana de Sanatate, prin care societatea beneficiaza de un fond pentru eliberarea retetelor compensate sau gratuite. Societatea nu poate sa elibereze retete gratuite sau compensate peste limita acestui fond.

Pentru luna mai 2009, conform Raportului catre CJS valoarea medicamentelor vandute pe baza retetelor eliberate gratuit sau compensate este de 2.195,67 lei. Deoarece toate sunt medicamente cu TVA 9%, TVA colectata aferenta acestor vanzari va fi de 197,61 lei.

                         4111           =             %                       2.393,28
                       „Clienti”
                                                          707
                                   „Venituri din vanzarea marfurilor”    2.195,67
                                                        4427
                                                 „TVA colectata”              197,61

6. Incasarea prin banca a facturii de la CJAS si a cardurilor bancare

Incasarea creantelor de la Casa de Sanatate se face in contul deschis la Trezorerie. Orice farmacie, respectiv societate, care are contract cu Casa de Sanatate trebuie sa aiba cont deschis la Trezorerie pentru a-i putea fi virate sumele de bani cuvenite, conform facturilor acceptate de Casa de Sanatate.

                 5121                     =             4111                 2.393,28 
  „Conturi la banci in lei” analitic               „Clienti”

           TREZORERIE

 In cazul in care o parte din suma nu este acceptata la plata din diverse motive, aceasta se va storna prin trecere pe cheltuieli.

              6588             =              4111              suma neta (fara TVA)
   „Alte cheltuieli de exploatare”     „Clienti”            neacceptata la plata 
                                                                           de catre CJAS

Incasarea prin banca a contravalorii marfurilor vandute pe card

                          5121          =              461               54,25
             „Conturi la banci in lei        „Debitori diversi”

Inregistrarea comisionului perceput de banca (la unele banci), pentru operatia de incasare prin banca a cardului bancar        

 

Drepturile de proprietate intelectuala asupra continutului acestui articol apartin Editurii Rentrop & Straton. Articolul poate fi preluat in limita a 500 de caractere, cu conditia sa fie insotit de textul: "Sursa: Portalul Contabilul.ro" si link catre www.contabilul.ro . In caz contrar, vom actiona conform legilor privind protectia drepturilor de proprietate intelectuala.