Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit
"Planul de conturi general 2025"
In munca de zi cu zi a unui contabil, documentele primare au un rol esential pentru ca toate operatiunile economice sa fie corecte si bine justificate. Printre ele, Nota de Receptie si Constatare de Diferente (NIR) este unul dintre cele mai importante acte, pentru ca atesta oficial intrarea bunurilor in gestiunea firmei.
Indiferent ca vorbim despre materii prime, materiale sau marfuri, NIR-ul este documentul de baza care sta la fundamentul evidentei stocurilor si al inregistrarilor contabile corecte. In continuare, vei afla ce inseamna exact NIR si de ce este atat de important in activitatea contabila.
Conform prevederilor din Ordinul nr. 2.634 / 2015 privind documentele financiar-contabile, NIR este documentul prin care se face receptia bunurilor aprovizionate de la furnizori (materii prime, materiale, marfuri etc.) si, daca este cazul, se constata diferentele cantitative sau calitative fata de documentele furnizorului.
1. Fundament pentru evidenta stocurilor
NIR sta la baza inregistrarii intrarii bunurilor in gestiune. Fara acest document, bunurile nu pot fi luate legal in evidenta contabila si nu pot fi justificate scriptic.
2. Controlul calitatii si cantitatii
Prin NIR se verifica daca livrarea corespunde cantitativ si calitativ cu factura/avizul de expeditie. Daca exista diferente (lipsuri, deteriorari), acestea se mentioneaza si se stabileste modul de solutionare.
3. Document justificativ in relatia cu furnizorul
NIR serveste ca proba in cazul unor litigii privind livrarile: defecte, cantitati lipsa, rebuturi.
4. Baza pentru inregistrarea in contabilitate
Fara NIR, bunurile nu pot fi introduse legal in conturile de stocuri, iar TVA-ul aferent achizitiei nu poate fi dedus corect.
Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor
Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete
Registrul de Evidenta Fiscala PFA
5. Suport pentru inventariere si audit
NIR este document de baza la inventariere si la controalele fiscale. Lipsa sau completarea incorecta poate atrage sanctiuni.
Conform prevederilor din Ordinul nr. 2.634 / 2015 privind documentele financiar-contabile, Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).
In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
In situatia in care se constata diferente la receptie, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati).
De asemenea la pct. 37 1. se prevede Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Ca urmare, in comertul cu amanuntul, Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) este obligatorie pentru marfurile intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare, fiind una din situatiile clar specificate in Ordinul nr. 2634/2015.
Formulare obligatorii pentru Departamentul de Contabilitate: Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Click aici >>
Acesta serveste ca document justificativ pentru:
Daca gestiunea marfurilor in magazinul dvs. se face la pret de vanzare, intocmirea si arhivarea NIR-ului sunt obligatorii.
Acest document trebuie sa fie fie pastrat in format tiparit, fie in format electronic, cu respectarea cerintelor legale privind semnatura electronica si arhivarea electronica.
Daca gestionarul si celelalte persoane implicate in procesul de receptie si inregistrare a marfurilor (de exemplu, cei care aproba sau verifica NIR-ul) au semnatura electronica calificata, atunci intocmirea si arhivarea Notei de receptie si constatare de diferente (NIR) pot fi realizate in format electronic fara a mai fi necesara tiparirea documentului.
Conditiile necesare pentru pastrarea NIR-ului in format electronic sunt:
1. Date de identificare ale documentului
2. Date despre furnizor
3. Obiectul receptiei
4. Constatarea diferentelor (daca exista)
5. Persoane responsabile
6. Destinatia bunurilor
7. Alte elemente
Se intocmeste si se semneaza de catre gestionar.
Se preda la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate si pentru inregistrarea in contabilitate.
Un exemplar se preda furnizorului pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Neintocmirea Notei de Intrare – Receptie poate avea efecte serioase atat asupra evidentei contabile, cat si din punct de vedere fiscal si legal.
1. Lipsa justificarii legale a stocurilor
Daca nu exista NIR, bunurile primite nu au document justificativ de intrare in gestiune. Orice control fiscal poate considera ca stocurile respective nu sunt evidentiate legal, ceea ce poate duce la ajustari ale TVA-ului, a cheltuielilor deductibile si la amenzi.
2. Imposibilitatea deducerii corecte a TVA-ului
TVA-ul aferent achizitiilor poate fi dedus doar daca exista documente justificative. Lipsa NIR-ului face ca factura sa nu fie suficienta in sine pentru bunurile care intra fizic in gestiune. Astfel, deducerea TVA-ului poate fi respinsa de ANAF.
3. Nereguli la inventariere
La inventariere, bunurile trebuie sa fie corelate cu documentele de intrare (NIR). Daca lipsesc, stocurile scriptice nu vor corespunde cu cele faptice, ceea ce duce la diferente nejustificate si, eventual, la imputarea lor gestionarului.
4. Risc de sanctiuni si amenzi
Potrivit legislatiei financiar-contabile, neintocmirea documentelor primare obligatorii este contraventie si se poate sanctiona cu amenda. De asemenea, pot aparea implicatii penale daca se probeaza o intentie de frauda.
5. Probleme in relatia cu furnizorii
Fara un NIR complet, nu se pot dovedi diferentele de cantitate sau calitate fata de livrare. In lipsa acestui document, firma risca sa nu poata recupera prejudiciile cauzate de livrari defectuoase.
6. Imposibilitatea urmaririi trasabilitatii
NIR-ul face parte din fluxul de documente care asigura trasabilitatea marfurilor si a materiilor prime. Fara el, urmarirea provenientei si circulatiei bunurilor devine imposibila.
Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Detalii aici >>
Manualul de Politici Contabile a€“ Complet actualizat!
Acum ai la indemana un instrument esential care iti aduce:
42 de modele de politici contabile gata de folosit
100% editabile si usor de personalizat
Perfect aliniate cerintelor legislative in vigoare
Te scapa definitiv de erori si omisiuni costisitoare
✅ Acces instantaneu – un singur click si ai totul pregatit, oricand si de oriunde!
Articole similare
NIR sau Nota de receptie si constatare diferente: Utilizare, completare si modelConsultanta in afaceri, sub lupa ONPCSB: De ce este expusa riscului de spalare a banilor?Ministrul Finantelor, depre pachetul de masuri fiscale: Amanarea acestuia ar fi avut un impact devastator in toamnaDeclaratia 216: Cine are obligatia si pana cand se depune in 2025D406 (SAF-T): Ce facem atunci cand primim recipisa de transmitere cu eroriUltimele articole
Numarul de inregistrare RO e-Factura: Atentie, NU este un element obligatoriu al facturii conform Codului fiscal si OUG 120/2021!Cum ii integrezi rapid pe noii angajati. 4 sfaturi si recomandariDe la dosare prafuite la imagine impecabila - cu doar cateva accesorii bine aleseEvaziune fiscala in imobiliare si constructii: Prejudicii uriase pentru bugetul de statSAGA pe intelesul tuturor: Ghiduri pentru o evidenta contabila fara greseliArticole similare
NIR sau Nota de receptie si constatare diferente: Utilizare, completare si modelComert online. Unde se pastreaza evidentele contabile si fiscaleAsociatiile de proprietari: totul despre conducerea contabilitatii si evidentele fiscaleObligatia angajatorului de a tine evidenta orelor de munca, prevazuta in Codul MunciiBunuri primite cu titlu gratuit. Ce inregistrari contabile se fac?Ultimele articole
Titlul V - Stabilirea creantelor fiscale - Cod de procedura fiscalaGhidul obligatiilor fiscale ale asociatiilor de proprietari ANAF 2017Contabilitate primara - Modele editabile si sfaturi competenteOrganizarea activitatii de catering. Care sunt inregistrarile contabile?Norme de aplicare a Codului de procedura fiscala - Actualizat 2014Articole similare
NIR sau NOTA DE RECEPTIE SI CONSTATARE DIFERENTE: Utilizare, completare si modelObiectele de inventar. Ce sunt, valoarea lor si cum le diferentiem de mijloacele fixeComertul online in 2022 – TOT ce trebuie sa stii despre capcanele fiscaleCum se face monografia contabila pentru activitatea de catering?Vanzari catre persoane fizice si jurice. Cum se tine corect evidenta marfurilor?Ultimele articole
Diferente la receptia marfurilor dupa intocmirea DVI. Ce procedura urmam pentru reglarea situatiei?Administrarea bunurilor proprietate publica si evidenta obiectelor de inventar. Care e procedura?Vanzare marfuri cu amanuntul. In ce conditii aplicam corect metoda de inventar?Ce solutii avem cand apar neconcordate date intre CMR si avizul de expeditie?Aprovizionare cu materiale fara factura. Ce solutii avem pentru inregistrarea in contabilitate?