NIR sau Nota de receptie si constatare diferente: Utilizare, completare si model

Ce este NIR?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce este NIR?

Conform prevederilor din Ordinul nr. 2.634 / 2015 privind documentele financiar-contabile, NIR este documentul prin care se face receptia bunurilor aprovizionate de la furnizori (materii prime, materiale, marfuri etc.) si, daca este cazul, se constata diferentele cantitative sau calitative fata de documentele furnizorului.

Importanta NIR in contabilitate

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Importanta NIR in contabilitate

1. Fundament pentru evidenta stocurilor
NIR sta la baza inregistrarii intrarii bunurilor in gestiune. Fara acest document, bunurile nu pot fi luate legal in evidenta contabila si nu pot fi justificate scriptic.

2. Controlul calitatii si cantitatii
Prin NIR se verifica daca livrarea corespunde cantitativ si calitativ cu factura/avizul de expeditie. Daca exista diferente (lipsuri, deteriorari), acestea se mentioneaza si se stabileste modul de solutionare.

3. Document justificativ in relatia cu furnizorul
NIR serveste ca proba in cazul unor litigii privind livrarile: defecte, cantitati lipsa, rebuturi.

4. Baza pentru inregistrarea in contabilitate
Fara NIR, bunurile nu pot fi introduse legal in conturile de stocuri, iar TVA-ul aferent achizitiei nu poate fi dedus corect.

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilitatii Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

5. Suport pentru inventariere si audit
NIR este document de baza la inventariere si la controalele fiscale. Lipsa sau completarea incorecta poate atrage sanctiuni.

In ce situatii e obligatoriu sa intocmim NIR?

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: In ce situatii e obligatoriu sa intocmim NIR?

Conform prevederilor din Ordinul nr. 2.634 / 2015 privind documentele financiar-contabile, Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) serveste ca:
- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:
- bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care fac parte din gestiuni diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie;
- marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.

In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.

In situatia in care se constata diferente la receptie, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati).

De asemenea la pct. 37 1. se prevede Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.

Ca urmare, in comertul cu amanuntul, Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) este obligatorie pentru marfurile intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare, fiind una din situatiile clar specificate in Ordinul nr. 2634/2015.

Formulare obligatorii pentru Departamentul de Contabilitate: Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Click aici >>

Acesta serveste ca document justificativ pentru:

• Receptia marfurilor: Confirmarea cantitatii si calitatii marfurilor intrate in gestiune.
• Incarcarea in gestiune: Reflectarea marfurilor in evidentele contabile la pretul de vanzare.
• Inregistrarea in contabilitate: Asigurarea ca valoarea marfurilor este corect inregistrata in contabilitate, inclusiv adaosul comercial.

Daca gestiunea marfurilor in magazinul dvs. se face la pret de vanzare, intocmirea si arhivarea NIR-ului sunt obligatorii.

Acest document trebuie sa fie fie pastrat in format tiparit, fie in format electronic, cu respectarea cerintelor legale privind semnatura electronica si arhivarea electronica.

Daca gestionarul si celelalte persoane implicate in procesul de receptie si inregistrare a marfurilor (de exemplu, cei care aproba sau verifica NIR-ul) au semnatura electronica calificata, atunci intocmirea si arhivarea Notei de receptie si constatare de diferente (NIR) pot fi realizate in format electronic fara a mai fi necesara tiparirea documentului.

Conditiile necesare pentru pastrarea NIR-ului in format electronic sunt:

• Semnatura electronica calificata: Documentele semnate electronic cu un certificat digital calificat au aceeasi valoare legala ca documentele tiparite si semnate olograf. Aceasta asigura autenticitatea si integritatea documentului, conferindu-i statutul de document justificativ valid.
• Este necesar ca sistemul de contabilitate si arhivare electronica sa fie conform cu legislatia privind arhivarea documentelor electronice. Acest sistem trebuie sa permita stocarea, gestionarea si accesarea documentelor pe o perioada de 5 ani, asa cum este prevazut in legislatie.
• Documentele trebuie sa fie accesibile si sa pastreze integritatea pe toata durata de arhivare, fiind disponibile pentru orice eventual control fiscal.

Ce informatii trebuie sa contina un NIR (Nota de Intrare – Receptie)

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Ce informatii trebuie sa contina un NIR (Nota de Intrare – Receptie)

1. Date de identificare ale documentului

• Denumirea completa: Nota de Intrare – Receptie si Constatare de Diferente
• Seria si numarul documentului
• Data intocmirii

2. Date despre furnizor

• Denumirea furnizorului
• Adresa (optional)
• Numarul si data facturii/avizului de insotire a marfii

3. Obiectul receptiei

• Denumirea bunurilor receptionate (materii prime, materiale, marfuri etc.)
• Codul de articol (daca exista)
• Unitatea de masura (kg, bucati, litri etc.)
• Cantitatea conform documentelor furnizorului
• Cantitatea efectiv receptionata
• Pretul unitar (optional)
• Valoarea totala (optional)

4. Constatarea diferentelor (daca exista)

• Diferente cantitative sau calitative (ex. lipsuri, rebuturi)
• Explicatii privind diferentele

5. Persoane responsabile

• Comisia de receptie (numele si functia membrilor)
• Semnaturile persoanelor care au efectuat receptia (gestionar, sef de depozit, reprezentant calitate, dupa caz)

6. Destinatia bunurilor

• Gestiunea unde se inregistreaza bunurile
• Observatii suplimentare (daca este cazul)

7. Alte elemente

• Stampila unitatii 
• Numarul de exemplare si distributia lor (un exemplar la gestiune, unul la contabilitate)

Circulatia documentului

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Circulatia documentului

Se intocmeste si se semneaza de catre gestionar.
Se preda la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate si pentru inregistrarea in contabilitate.
Un exemplar se preda furnizorului pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Care sunt consecintele neintocmirii NIR-ului

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Care sunt consecintele neintocmirii NIR-ului

Neintocmirea Notei de Intrare – Receptie poate avea efecte serioase atat asupra evidentei contabile, cat si din punct de vedere fiscal si legal.

1. Lipsa justificarii legale a stocurilor
Daca nu exista NIR, bunurile primite nu au document justificativ de intrare in gestiune. Orice control fiscal poate considera ca stocurile respective nu sunt evidentiate legal, ceea ce poate duce la ajustari ale TVA-ului, a cheltuielilor deductibile si la amenzi.

2. Imposibilitatea deducerii corecte a TVA-ului
TVA-ul aferent achizitiilor poate fi dedus doar daca exista documente justificative. Lipsa NIR-ului face ca factura sa nu fie suficienta in sine pentru bunurile care intra fizic in gestiune. Astfel, deducerea TVA-ului poate fi respinsa de ANAF.

3. Nereguli la inventariere
La inventariere, bunurile trebuie sa fie corelate cu documentele de intrare (NIR). Daca lipsesc, stocurile scriptice nu vor corespunde cu cele faptice, ceea ce duce la diferente nejustificate si, eventual, la imputarea lor gestionarului.

4. Risc de sanctiuni si amenzi
Potrivit legislatiei financiar-contabile, neintocmirea documentelor primare obligatorii este contraventie si se poate sanctiona cu amenda. De asemenea, pot aparea implicatii penale daca se probeaza o intentie de frauda.

5. Probleme in relatia cu furnizorii
Fara un NIR complet, nu se pot dovedi diferentele de cantitate sau calitate fata de livrare. In lipsa acestui document, firma risca sa nu poata recupera prejudiciile cauzate de livrari defectuoase.

6. Imposibilitatea urmaririi trasabilitatii
NIR-ul face parte din fluxul de documente care asigura trasabilitatea marfurilor si a materiilor prime. Fara el, urmarirea provenientei si circulatiei bunurilor devine imposibila.

Colectia completa a documentelor dvs. contabile obligatorii conforme cu Ordinul nr. 1.447 din 2 mai 2023! Modele in format editabil, cu indicatii pentru completare, utilizare in circuit intern, livrare sau arhivare corecta! Detalii aici >>

Concluzie

Copiaza Link-ul catre aceasta sectiune: Concluzie

Neintocmirea NIR-ului este un risc serios pentru firma si contabil. Desi pare un simplu formular, lipsa lui poate atrage costuri suplimentare, pierderi fiscale, probleme la controale si chiar sanctiuni contraventionale.