Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri.
Acest site foloseste Cookie-uri, conform noului Regulament de Protectie a Datelor (GDPR), pentru a va asigura cea mai buna experienta online. In esenta, Cookie-urile ne ajuta sa imbunatatim continutul de pe site, oferindu-va dvs., cititorul, o experienta online personalizata si mult mai rapida. Ele sunt folosite doar de site-ul nostru si partenerii nostri de incredere. Click AICI pentru detalii despre politica de Cookie-uri. Sunt de acord cu politica de cookie
email
NOU in Codul Fiscal - Monografii Contabile actualizate in 2018

Va oferim CADOU un Raport Special Gratuit 

"NOU in Codul Fiscal - Monografii Contabile actualizate in 2018"

Adauga adresa ta de e-mail pentru a primi Raportul Gratuit, oferit de Contabilul.ro.
Ghid Practic pentru contabili

Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?

ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Analizam mai jos cazul unei unitati care a fost infiintata in anul 200 si care, de la infiintare pana in prezent, a avut o activitate continua. Intrucat au trecut 14 ani de la inceperea activitatii, vom stabili  daca documentele contabile emise in aceasta perioada trebuie pastrate in unitate in continuare, desi legea contabilitatii prevede obligativitatea pastarii lor pe o perioada de 10 ani cu exceptia statelor de plata si bilanturilor contabile care se pastreaza 50 ani.

Pentru documentele emise in perioada 2000-2002, daca ele nu mai trebuie pastrate, vom stabili  unde se predau, ce documente trebuie emise pentru scoaterea lor din circuitul evidentei contabile, ce reglementari trebuie respectate cu acest prilej si daca exista obligatia de a anunta acest lucru la diverse institutii de stat si care sunt acestea. Unitatea, fiind firma de contabilitate, detine in momentul de fata documente contabile de firme a caror asociat a decedat precum si a caror asociati de 5 ani nu pot fi gasiti pentru a le preda si acestia au o adresa necunoscuta.

Vom vedea cum se procedeaza din punct de vedere legal in aceasta situatie si ce institutii trebuie anuntate pentru a le preda.

Trebuie sa aveti in vedere urmatoarele prevederi legale:

- art. 25 alin. (1) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia statelor de salarii, care se pastreaza timp de 50 de ani;

- art. 25 alin. (2) din Legea contabilitatii 82/1991, republicata, potrivit caruia prin ordin al ministrului finantelor se pot stabili categoriile de registre de contabilitate si documentele justificative care se pastreaza timp de 5 ani;
Manualul Contabilului Incepator
Manualul Contabilului Incepator
Protectia Datelor cu Caracter Personal. Ghid pentru contabili
Protectia Datelor cu Caracter Personal. Ghid pentru contabili
Contabilitatea microintreprinderilor
Contabilitatea microintreprinderilor


- art. 3 si anexa nr. 4 la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care stabilesc categoriile de documente financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani in arhiva persoanelor care organizeaza si conduc contabilitatea;

- pct. 50-57 din anexa nr. 1 "Normele metodologice de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile" la OMEF 3512/2008 privind documentele financiar-contabile, care reglementeaza sectiunea F "Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile";

- art. 261 din Legea societatilor 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare conform caruia, dupa  aprobarea socotelilor si terminarea repartitiei, registrele si actele societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata, ce nu vor fi necesare vreunuia dintre asociati, se vor depune la asociatul desemnat de majoritate.
In cazul societatilor pe actiuni si in comandita pe actiuni, registrele societatii (registrul actionarilor, registrul sedintelor adunarilor generale etc.) vor fi depuse la registrul comertului la care a fost inregistrata societatea, unde orice parte interesata va putea lua cunostinta de ele cu autorizarea judecatorului delegat, iar restul actelor societatii vor fi depuse la Arhivele Nationale;

- art. 8 alin. 2, art. 9, art. 11, art. 12, art. 13, art. 17, art. 18, art. 181, art. 21 alin. 1 si art. 23 din Legea arhivelor nationale 16/1996, cu modificarile ulterioare;
- Legea 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica.

In baza acestor reglementari, administratorul societatii comerciale (ce are calitatea de creator de documente cu valoare practica) este obligat sa ia masuri pentru intocmirea nomenclatorului documentelor de arhiva (art. 8 alin. (2) din Legea 16/1996), tinerea evidentei intrarilor si iesirilor din arhiva (art. 9 din Legea 16/1996) si numirea comisiei de selectionare a documentelor de arhiva (art. 11 din Legea 16/1996).

La arhivarea documentelor financiar-contabile se vor avea in vedere si regulile generale de arhivare stabilite la pct. 56 din Normele metodologice aprobate prin anexa nr. 1 la OMEF 3512/2008, potrivit carora:

- documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
- gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
- dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
- evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Pentru documentele al caror termen de pastrare a expirat, eliminarea lor din arhiva se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului, pe baza de proces-verbal (pct. 57 din Normele metodologice). Acest proces-verbal se inainteaza spre aprobare comisiei prevazute la art. 11 din Legea 16/1996 si, in baza aprobarii, documentele eliminate din arhiva se trimit la unitatile de colectare a deseurilor de hartie. In situatia in care societatea a creat documente cu valoare istorica, acestea nu pot fi distruse, ci trebuie predate Arhivelor Nationale conform Legii 16/1996.

Pentru documentele contabile ale societatilor al caror asociati sunt decedati/nu mai pot fi gasiti se pot aplica, prin similitudine, prevederile art. 18 din Legea 16/1996 referitoare la arhiva persoanelor declarate in faliment, potrivit carora documentele cu valoare practica, in baza carora se elibereaza copii, certificate si extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la asigurarile sociale ale cetatenilor, se predau, pe baza de contract, operatorilor economici autorizati in prestarea de servicii arhivistice.

Numai documentele cu valoare istorica (ne indoim ca acele societati au creat astfel de documente) ce fac parte din Fondul Arhivistic National se predau Arhivelor Nationale.

Raspuns oferit de specialistii www.portalcontabilitate.ro
Citeste mai multe articole pe aceeasi tema:
ProceduriInregistrari si Politici Contabilearhivare documente contabilearhiva documenteLegea 16/1996

Ti-a placut acest articol? Da Like, Printeaza sau trimite pe Email!

Data aparitiei: 19 Decembrie 2013


Votati articolul "Arhivare documente contabile. Cum procedam privind eliminarea documentelor din arhiva?":
Rating:

Nota: 4.88 din 5 din 4 voturi


ClubContabilitate.ro - intrebarea zilei

Cu ce procent tva se factureaza fan

Intrebare: Trebuie sa facturez la luna octombrie , catre o persoana fizica, fan si nu stiu daca cu tva 9% sau 20% ori se aplica taxare inversa.Multumesc.

Raspuns: In functie de categoria produsului sau serviciului vandut se aplica cota de tva. Daca acestea nu fac...... » citeste tot raspunsul aici

Alte articole publicate in data de 19 Decembrie 2013 ARTICOLE SIMILARE

Opinia ta conteaza! Scrie-ne mai jos ce parere ai despre acest subiect dar si ce alte subiecte din domeniu te intereseaza si ai dori sa scriem despre ele!


Daca ai intrebari care necesita consultanta in contabilitate, le poti adresa pe www.PortalContabilitate.ro sau www.ClubContabilitate.ro. Va multumim!


X
user
user

Intrebare antispam: 4 + 1 =
  Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016

Comentarii articol

Postat de: am*****
La art. 34 din "Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996" se mentioneaza: "Arhivele Nationale sau serviciile judetene pot hatari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au de pastrare temporara." Potrivit acestei prevederi Arhivele Nationale au decis: - Bilanturile anuale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza Permanent; - Bilanturile lunare, trimestriale si semestriale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza 10 ani. Sunt absolvent al cursurilor Scolii Nationale de Perfectionare Arhivistica. Va prezint scuze pentru erorile de tehnoredactare din primul mesaj. Am facut prezizarile de mai sus pentru ca autorii sustin ca bilanturile anuale se pastreaza doar 50 de ani.
Data adaugarii: 20-Dec-2013
Postat de: am*****
La art. 34 din "Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996" se mentioneaza: "Arhivele Nationale sau serviciile judetene pot hatari pastrarea permanenta a unor dosare, chiar daca, potrivit nomenclatorului, acestea au de pastrare temporara." Potrivit acestei prevederi Arhivele Nationale au decis: - Bilanturile anuale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza Permanent; - Bilanturile lunare, trimestriale si semestriale ale societatilor comerciale de orice fel se pastreaza 10 ani. Sunt absolvent al cursurilor Scolii Nationale de Perfectionalre Arhivistica.
Data adaugarii: 20-Dec-2013

Subiectele saptamanii

Newsletter zilnic GRATUIT

NOU in Codul Fiscal - Monografii Contabile actualizate in 2018
Aboneaza-te la newsletterul Contabilul.ro si primesti gratuit Raportul special "NOU in Codul Fiscal - Monografii Contabile actualizate in 2018".
Stiri si analize economice
SATI

Atentie, Contabili!

Noutati in Codul Fiscal 2018 - Monografii contabile actualizate
Cititi «Raportul Special Gratuit» oferit de specialistii nostri

DESCARCA GRATUIT Raportul Special
"NOU in Codul Fiscal - Monografii Contabile actualizate in 2018"


email
Da, vreau informatii despre produsele Rentrop&Straton. Sunt de acord ca datele personale sa fie prelucrate conform Regulamentul UE 679/2016