Firma cu mai multe puncte de lucru. Exista obligativitatea sa se tina registru de casa separat pe fiecare magazin?

O societate comerciala are mai multe puncte de lucru - magazine de vanzare cu amanuntul. In aceasta situatie, exista obligativitatea sa se tina registru de casa separat pe fiecare magazin?

Este important de precizat ca niciun magazin nu face plati, ci doar incasari. Unele magazine predau banii la casa centrala, cel tarziu a 2-a zi dimineata. Altele, care sunt in alt oras, predau banii chiar si dupa o saptamana. Casele de marcat sunt legate la direct la programul contabil si toate incasarile de la magazine se inregistreaza in registrul de casa central, la data incasarii, chiar daca unii bani din incasari ajung la sediu dupa mai multe zile.

Exista obligativitatea intocmirii registrului de casa la magazinele care nu predau banii, cel tarziu a 2-a zi dimineata? Cum trebuie reflectati in contabilitate banii dati pentru plafonul de casa in situatia in care nu se tine registru de casa, separat, pe magazine dar si in situatia in care se tine registru de casa separat? Raspunsurile la toate aceste dileme fiscale le ofera specialistul nostru in randurile urmatoare. 

Firma cu mai multe puncte de lucru: raspunsul specialistului

Operatiile de incasari si plati in numerar se efectueaza de casier. La unitatile care nu au functia de casier prevazuta in statul de functii, atributiile acestuia se indeplinesc de o alta persoana imputernicita de conducatorul unitatii.
 
Casierul este asadar persoana imputernicita sa efectueze operatii de incasari si plati in numerar.
Imputernicirea de casier poate fi data oricarei persoane incadrate in unitate care indeplinesc conditiile de lege pentru a fi gestionar.
 
Conform afirmatiilor anterioare, valabile in cazul societatilor cu capital de stat, casierul este acea persoana care efectueaza operatiuni de incasari si plati.
 
La organizarea activitatii de casierie si societatile cu capital privat pot utiliza terminologia aplicabila in cazul societatilor cu capital de stat si transpune respectivele prevederi in Manualul de politici contabile ale companiei.

 
Astfel exista Regulamentul operatiilor de casa aprobat prin Decretul 209/1976, desi acesta priveste operatiile de casa/casierie ale unitatilor socialiste (valabil pentru institutii publice a se vedea Legea 72/1997 Legea bugetului de stat pe anul 1997).
 
Legislatia adiacenta cuprinde:
 
Legea 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garantii si raspunderea in legatura cu gestionarea bunurilor agentilor economici, autoritatilor sau institutiilor publice,Legea 333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor si protectia persoanelor, republicata,OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile etc.
 
Daca societatea dispune de conditii materiale si de personal poate organiza cate o casierie la fiecare punct de lucru, eventual numai la punctele de lucru dotate cu aparate de marcat electronice fiscale (acolo fiind cert faptul ca se fac operatiuni de incasari in numerar de la persoana fizice).
 
Casieria centrala poate fi organizata la sediul societatii sau la un punct de lucru, in functie de diverse considerente: volumul cel mai mare de operatiuni de incasari si plati, apropierea de unitatea bancara cu care lucreaza societatea, conditii sporite de securitate (seifuri, paza cu personal, echipamente de televizoune cu circuit inchis) etc. Numarul de casierii, modalitatile de organizare si functionare, circuitul valorilor si a documentelor se vor stabili de societate prin proceduri interne proprii, cu respectarea prevederilor legale amintite.
 
In privinta regimului operatiunilor de incasari si plati cu numerar se vor avea in vedere prevederile Legii 70/2015 pentru intarirea disciplinei financiare privind operatiunile de incasari si plati in numerar si pentru modificarea si completarea Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 193/2002 privind introducerea sistemelor moderne de plata.
 
In principiu, trebuie respectate plafoanele de incasari si plati in numerar stabilite prin aceasta lege, respectiv:
 
- incasarile si platile in numerar de la/catre persoanele juridice si diversi profesionisti (PFA etc.) se pot face in limita plafonului zilnic de 5.000 lei/persoana, cu un plafon zilnic total de plati de 10.000 lei (art. 1 alin. 1, art. 3 alin. 1 lit. a si c din lege);
- incasarile si platile in numerar de la/catre persoane fizice se pot face in limita plafonului zilnic de 10.000 lei/persoana, cu posibilitatea solicitarii aprobarii de catre organele fiscale a unui plafon fiscal mai mare pentru incasarile de la persoane fizice realizate de organizatorii de nunti si botezuri (art. 4 si art. 4 1 din lege);
- este interzisa fragmentarea incasarii si platilor, prin fragmentarea sumelor de incasat/platit efectuata cu scopul de a evita plafoanele de incasari si plati in numerar stabilite prin lege;
- pentru incasarile totale si soldul casei/casieriei nu exista stabilit un plafon maxim.
 
Potrivit art. 7 din Legea 70/2015, in cazul in care societatea are organizate mai multe casierii, plafoanele de incasari de la persoanele juridice, diversi profesionisti, persoane fizice (5.000 lei/10.000 lei/zi/persoana) sunt aplicabile pe fiecare casierie in parte. Pentru plati nu exista o asemenea prevedere, astfel ca plafoanele pentru plati se aplica pe total societate, indiferent de numarul de casierii de care dispune.

Redam in continuare prevederile din OMFP nr. 2634/2015 cu privire la documentele financiar contabile cu privire la REGISTRUL DE CASA (Cod 14-4-7A si Cod 14-4-7bA):
 
Registrul de casa serveste ca:

- document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar (lei sau valuta), efectuate prin casieria entitatii;
- document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa.

 Registrul de casa se intocmeste zilnic, pe baza documentelor justificative de incasari si plati.
 
La punctele de lucru unde are casierie, societatea are obligatia de a intocmi Registrul de casa. Acesta se va intocmi de catre persoana care are calitatea de casier.

 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Vera Constantin - Expert contabil.