Atunci cand o companie decide sa-si mute locatia, fie ca este vorba de o noua filiala sau pur si simplu de o reorganizare a spatiului existent, exista intotdeauna aspecte importante de luat in considerare in ceea ce priveste documentele financiare si contabile.
Termene de arhivare pentru documente financiar-contabile
Prin Legea 36/2023, au fost aduse modificari Legii 82/1991 cu privire la pastrarea documentelor justificative, pe care le prezentam mai jos.
Potrivit prevederilor de la art. 23 alin. (1) din Legea 82/1991, persoanele prevazute la art. 1 care utilizeaza sisteme informatice de prelucrare automata a datelor au obligatia sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
La art. 25 se precizeaza ca registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Legea 36/2023 se aplica incepand cu documentele emise de la data de 01.01.2023.
Pentru documentele emise pana la 31.12.2022 se aplica prevederile in vigoare pana la aceasta data, respectiv OMFP nr.2634/2015.
Redam, in continuare, articolele din OMFP 2634/2015, modificat prin OMFP 1447/2023 intrat in vigoare la data de 24 mai 2023:
36. Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
37. Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
Cartea verde a contabilitatii varianta tiparita
Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor
Operare SAGA Exemple practice si recomandari
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
37 1. Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din legea contabilitatii timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
4. Articolul 5, punctele 38 si 39 ale anexei nr. 1, precum si anexa nr. 4 au fost abrogate.
Astfel, referitor la punctele 38 si 39 ale anexei 1 din OMFP 2634/2015 care au fost abrogate, acestea cuprindeau urmatoarele termene privind arhivarea documentelor:
38. Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.
39. Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
Insa, potrivit OMFP 1447/2023 care modifica si completeaza OMFP 2634/2015, punctul 40 nu a fost abrogat, prin urmare ramane inca in vigoare:
40. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
De la data de 01.01.2023, termenul de pastrare a documentelor se injumatateste la 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii(deci de la 01.07.2023).
Potrivit prevederilor art.43 din ordin, dupa expirarea termenelor respective, se poate proceda la eliminarea din arhiva societatii a documentelor financiar-contabile, astfel:
43. Eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare prevazut in prezentele norme a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
In concluzie, arhivarea documentelor se poate realiza potrivit unei proceduri de arhivare, fie pe suport hartie, fie pe suport electronic, termenele de arhivare ale documentelor financiar-contabile fiind de 5 ani. Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe durata amortizarii contabile.
Explicatii oferite in luna aprilie 2024 de catre specialistii site-ului PortalCodulFiscal. Dati click AICI pentru a vedea toate noutatile contabile + consultanta si raspunsuri detaliate de la experti.
Foto: pixabay.com
