Factura

Cand intocmiti factura

Factura o emiteti de fiecare data cand efectuati o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, alta decat o livrare/prestare fara drept de deducere a taxei.
Trebuie sa emiteti factura cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare pana celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
De asemenea, trebuie sa emiteti o factura catre fiecare beneficiar, pentru suma avansurilor incasate in legatura cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel tarziu pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ati incasat avansurile, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.

Incepand cu 1 ianuarie 2008, s-a modificat, in sensul ca s-a scurtat, termenul de facturare. Astfel, termenul de 15 zile al lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul gene- rator al taxei nu mai este alcatuit din zile lucratoare, ci din zile calendaristice. Prin ur- mare, data pana la care aveti obligatia de a emite factura este cel tarziu a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei. La fel, pentru suma avansurilor incasate trebuie sa emiteti o factura pana in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ati incasat avansul.

Ce cuprinde o factura

Factura trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu:

1) Numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, care identifica factura in mod unic. Acest numar este generat intern de fiecare companie. El nu trebuie aprobat de ANAF,

2) Data emiterii facturii,

3) Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale persoanei care emite factura,

4) Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale cumparatorului de bunuri sau servicii,

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

Operare SAGA Exemple practice si recomandari

Vezi AICI detalii

Cartea verde a Contabilitatii varianta online

Vezi AICI detalii

5) Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, daca acesta din urma este persoana obligata la plata taxei,

6) Denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita
in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei,

7) Numele, adresa cumparatorului, codul de inregistrare in scopuri de TVA, precum
si adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile, in cazul livrarilor intracomunitare de bunuri,

8) Denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate. In cazul
unei livrari intracomunitare de mijloace de transport noi este obligatoriu sa treceti
pe facturi particularitatile tehnice ale acestor mijloace de transport asa cum sunt prevazute la art. 1251 alin. (3) din Codul fiscal, 

9) Data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui
avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau incasarii avansului,

10) Baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret,

11) Indicarea, in functie de cotele taxei, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni:

- in cazul in care nu se datoreaza taxa, o mentiune referitoare la prevederile aplicabile din titlul referitor la taxa pe valoare adaugata (Titlul VI) din Codul fiscal sau din Directiva 112, ori mentiunile „scutit cu drept de deducere”, „scutit fara drept de deducere”, „neimpozabila in Romania” sau, dupa caz, „neinclus in baza de impozitare”;

- in cazul in care taxa se datoreaza de beneficiar in conditiile art. 150 alin. (1) lit.
b)-d) si g) sau ale art. 160 din Codul fiscal, o mentiune la prevederile titlului referitor la taxa pe valoare adaugata (Titlul VI) din Codul fiscal sau ale Directivei 112 ori mentiunea „taxare inversa”;

- in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, trimiterea
la dispozitiile din Codul fiscal care se refera la regimul special aplicabil agentiilor de turism (este vorba despre art. 1521 din Codul fiscal) ori la art. 306 din Directiva 112 sau orice alta trimitere care sa indice faptul ca a fost aplicat regimul special;

- daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, trimiterea la dispozitiile din Codul fiscal referitoare la regimul special aplicabil acestor categorii de bunuri (este vorba despre art. 1522 din Codul fiscal) sau la art. 313, 326 ori 333 din Directiva 112 sau orice alta trimitere care sa indice faptul ca a fost aplicat unul dintre regimurile respective.

Incepand cu data de 1 ianuarie 2008, mentiunile privitoare la Directiva a 6-a trebuie
sa fie inlocuite cu mentiuni referitoare la prevederile aplicabile din Directiva 112.

12) Referirea la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.

In plus fata de dispozitiile mentionate din Codul fiscal trebuie observate si dispozitiile art. 74 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale.

Astfel, dispozitiile din Legea nr. 31/1990 stipuleaza necesitatea unor elemente suplimentare, care trebuie mentionate in facturi (precum si in alte documente emanand de la societate):

13) Numarul de inregistrare la Registrul Comertului;

14) Capitalul social – pentru societatea cu raspundere limitata, respectiv capitalul social subscris si varsat – pentru societatea pe actiuni sau in comandita pe actiuni;

15) Mentiunea «societate administrata in sistem dualist» – pentru societatea pe actiuni care opteaza pentru un sistem dualist de administrare.

Sunt obligatorii toate prevederile legale mentionate. Cu alte cuvinte, prevederile din
Codul fiscal referitoare la continutul minimal al facturilor sunt prevederi cu caracter general, aplicabile tuturor categoriilor de persoane obligate la emiterea facturilor. Dispozitiile din Legea nr. 31/1990 sunt dispozitii cu caracter special, aplicabile in completarea dispozitiilor din Codul fiscal, numai persoanelor stipulate expres in Legea nr. 31/1990.

Una dintre modificarile importante aduse Codului fiscal dupa integrarea Romaniei
in UE este aceea ca semnarea si stampilarea facturilor nu mai sunt obligatorii

Orice document sau mesaj care modifica si care se refera in mod specific si fara ambiguitati la factura initiala va fi tratat ca o factura.
Romania va accepta documentele sau mesajele pe suport hartie ori in forma elec- tronica drept facturi, daca acestea indeplinesc conditiile prevazute de art. 155 din Codul fiscal.

Cum numerotati facturile

Incepand cu data de 1 ianuarie 2007 nu se mai efectueaza tiparirea, numerotarea si
inserierea facturilor sub tutela Imprimeriei Nationale.

Veti putea folosi facturile existente in stoc la data de 1 ianuarie 2007 pana la epuizarea lor. Prefixul R din codul de inregistrare in scopuri de TVA, pretiparit pe facturile fiscale din stoc, il veti inlocui cu prefixul RO. Aceasta modificare o puteti face fie manual, fie prin aplicarea unei stampile.

Persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii au obligatia sa desemneze, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor emise de societate.
Factura va avea un numar de ordine, in baza uneia sau mai multor serii, numar ce trebuie sa fie secvential, stabilit de societate, astfel incat sa se asigure necesarul in functie de numarul de facturi emise.
Anual, se stabileste numarul de la care se va emite prima factura.
In alocarea numerelor trebuie sa tineti cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc. 

De asemenea, trebuie sa emiteti proceduri proprii de alocare de numere prin care sa
mentionati, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul de la care se emite prima factura.

In ce limba facturati

Puteti intocmi factura in orice limba oficiala a statelor membre ale Uniunii Europene, dar la solicitarea organelor de control va trebui sa asigurati traducerea in limba romana.

In ce moneda facturati

Baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar daca operatiunea nu este scutita de taxa, suma taxei va trebui inscrisa si in lei. Pentru inregistrarea in jurnalele de vanzari urmeaza sa convertiti in lei baza impozabila.

Ce curs de schimb folositi

Cursul de schimb pe care trebuie sa-l aplicati este cursul de schimb comunicat de
Banca Nationala a Romaniei sau cursul de schimb utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, la data la care taxa pentru operatiunea in cauza devine exigibila, sau, dupa caz, din data de 15 a lunii urmatoare in care a luat nastere faptul generator. in contractele incheiate cu clientii dumneavoastra trebuie sa mentionati ce curs de schimb utilizati pentru decontarile efectuate (cursul BNR sau cursul unei banci comerciale).

Ce operatiuni nu facturati

Nu aveti obligatia sa emiteti facturi pentru urmatoarele operatiuni:
a) transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor;
b) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului;
c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii consemnate in documente specifice, care contin cel putin informatiile necesare pentru intocmirea unei facturi.

Totusi, in cazul in care clientul dumneavoastra solicita factura sunteti obligati sa o emiteti chiar si pentru aceste operatiuni.

Cum facturati in cazul taxarii inverse

In cazul operatiunilor supuse taxarii inverse: 
furnizorul:
– inscrie pe facturile emise mentiunea „taxare inversa”, dar nu inscrie taxa aferenta.

 beneficiarul :
– calculeaza taxa si o inscrie pe facturile primite de la furnizori;
– inregistreaza suma taxei prin formula 4426 = 4427;
– inscrie taxa in jurnalul pentru cumparari;
– evidentiaza suma in decontul de taxa atat ca taxa colectata, cat si ca taxa deductibila;
– in relatia de decontare cu furnizorul nu achita taxa, deoarece colectarea taxei la nivelul taxei deductibile este asimilata cu plata taxei catre furnizor.

Cum corectati facturile

In situatia in care ati intocmit gresit o factura, corectarea acesteia o efectuati astfel: 
- in cazul in care nu ati transmis factura beneficiarului anulati factura si emiteti alta; 
- in cazul in care ati transmis factura beneficiarului, aveti doua posibilitati de a face corectia din punct de vedere tehnic, la alegerea dumneavoastra:
1. fie emiteti o noua factura care va cuprinde atat informatiile din factura initiala (numarul si data facturii corectate, valorile cu semnul minus), cat si informatiile si valorile corecte;
2. fie emiteti o noua factura continand informatiile si valorile corecte si concomitent emiteti inca o factura cu valorile cu semnul minus in care inscrieti numarul si data facturii corectate.

In cazul in care furnizorul dumneavoastra inscrie in mod eronat in factura pe care a emis-o taxa pe valoarea adaugata, acesta este obligat sa plateasca acea taxa la bugetul statului.

In cazul mentionat, daca furnizorul a inscris o valoare a taxei pe valoare adaugata mai mare decat nivelul legal, dumneavoastra – beneficiarul – nu aveti dreptul sa va deduceti taxa pe valoarea adaugata la nivelul inscris pe factura pe care ati primit-o. Puteti sa solicitati furnizorului corectarea facturii intocmite in mod eronat, prin emiterea unei noi facturi cu semnul minus si a unei facturi noi corecte.

Daca furnizorul sau prestatorul dumneavoastra este in imposibilitatea de a corecta factura intocmita in mod eronat din cauza declansarii procedurii de lichidare, faliment, radiere sau altei situatii similare, aveti posibilitatea sa solicitati rambursarea de la buget a taxei achitate, dar nedatorate, daca faceti dovada ca ati platit aceasta taxa furnizorului precum si a faptului ca furnizorul a platit taxa respectiva la bugetul statului.

La ce serveste, in cate exemplare se intocmeste, unde circula
si cum se arhiveaza factura

Serveste: 
- ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a bunurilor livrate si a serviciilor prestate; 
- ca document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz; 
- ca document de incarcare in gestiunea cumparatorului; 
- ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumpara- torului;
-in alte scopuri prevazute expres de lege.

Se intocmeste in doua sau mai multe exemplare pentru livrari de bunuri si/sau
prestari de servicii.
In situatia in care factura nu se intocmeste in momentul livrarii, bunurile livrate sunt
insotite pe timpul transportului de avizul de insotire a marfii. in vederea corelarii documentelor de livrare, numarul si data avizului de insotire a marfii se inscriu in formularul de factura.

Circula, dupa caz:
a) la furnizor: 
- la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor; 
- la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate;
b) la cumparator: 
- la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pen- tru inregistrarea in contabilitate.

Se arhiveaza , dupa caz:
a) la furnizor:
-la compartimentul desfacere; 
-la compartimentul financiar-contabil;
b) la cumparator: 
-la compartimentul financiar-contabil.

Depunerea la organul fiscal a centralizatorului cu facturi

Persoanele impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania sunt obligate sa declare toate livrarile de bunuri, prestarile de servicii si achizitiile de bunuri si servicii realizate, pe teritoriul Romaniei, catre/de la alte persoane impozabile inregistrate in scopuri de TVA in Romania.

Declaratia nu se depune pentru facturile emise prin autofacturare sau in cazul operatiunilor pentru care se aplica taxarea inversa.

In vederea indeplinirii acestei obligatii trebuie sa completati formularul (394)
„Declaratie informativa privind livrarile/prestarile si achizitiile efectuate pe teritoriul national”. In aceasta declaratie nu completati fiecare factura emisa ci trebuie sa inscrieti baza impozabila totala si taxa pe valoarea adaugata totala aferenta tuturor facturilor emise catre un beneficiar. La fel procedati si cu facturile primite pentru achizitionarea de bunuri sau prestari de servicii.

Declaratia o depuneti semestrial, pana in data de 25 inclusiv a lunii urmatoare
incheierii semestrului de raportare, la organul fiscal competent.

Fiscul va efectua pentru inceput o verificare formala a declaratiei. Adica:
a) corectitudinea codului de inregistrare in scopuri de TVA al dumneavoastra, precum si al tuturor beneficiarilor si furnizorilor/prestatorilor;
b) indeplinirea obligatiei de depunere a declaratiei, prin incrucisarea informatiilor cuprinse in deconturile de TVA si in aceasta declaratie informativa.

Dupa prelucrarea declaratiilor informative, Fiscul va identifica: 
- persoanele impozabile, care nu au depus declaratiile informative desi in decontul de TVA au declarat livrari/prestari/achizitii pe teritoriul national;
-persoanele impozabile care au depus declaratii informative care prezinta erori.

Pentru toate aceste persoane impozabile se vor emite notificari:
1. pentru nedepunerea declaratiei;
2. pentru corectarea declaratiei.

Aceste notificari se emit pana cel tarziu la data de 15 a lunii urmatoare termenului legal de depunere a declaratiei informative.

Declaratiile informative care vor prezenta erori, pentru care organul fiscal competent
a transmis notificarea, o corectati prin depunerea unei noi declaratii corect completate, pana cel tarziu la data de 25 a celei de-a doua luni dupa termenul legal de depunere a declaratiei informative pe care o corecteaza.

Informatiile din declaratiile informative se vor introduce intr-o baza de date. Fiscul
va efectua o verificare prin imperecherea informatiilor declarate pe codurile de inregistrare in scopuri de TVA ale furnizorului (emitent al facturii) si beneficiarului (cel catre care a fost emisa factura).

Neconcordantele identificate vor fi evidentiate intr-un Raport care va cuprinde: 
- codurile de inregistrare in scopuri de TVA si datele de identificare ale persoanelor impozabile in cazul carora s-au constatat neconcordante; 
- neconcordantele identificate, pe fiecare cod de inregistrare in scopuri de TVA separat sau pe grupuri de coduri de inregistrare in scopuri de TVA (furnizor/prestator-beneficiar).

Informatiile din baza de date vor fi puse la dispozitia Directiei de metodologie si proceduri pentru inspectia fiscala.

Cine intocmeste factura

De regula, factura se intocmeste de catre cel ce efectueaza o livrare de bunuri sau o prestare de servicii. Exista insa situatii cand factura poate fi intocmita si de alte persoane.

Facturarea de catre cumparator sau client

Factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu in numele si in contul furnizorului/prestatorului in urmatoarele conditii: 
- partile trebuie sa incheie un acord prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare; 
- sa existe o procedura scrisa de acceptare a facturii; 
- cumparatorul sa fie stabilit in Comunitate si inregistrat in Romania in scopuri de
TVA;
-atat furnizorul/prestatorul, in cazul in care este inregistrat in Romania in scopuri
de TVA, cat si cumparatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organului fiscal competent aplicarea acestei proceduri de facturare, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a o initia. Acestia trebuie sa anexeze la notificare acordul si procedura scrisa de acceptare a facturii; 
- factura sa fie emisa in numele si in contul furnizorului/prestatorului de catre cumparator, si trimisa furnizorului/prestatorului; 
- factura sa cuprinda elementele prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal; 
- factura sa fie inregistrata intr-un jurnal special de vanzari de catre furnizor/prestator, daca este inregistrat in Romania in scopuri de TVA.

Intocmirea facturii de catre un tert

Emiterea facturii poate fi externalizata, respectiv factura se poate intocmi de catre un tert in urmatoarele conditii: 
- furnizorul/prestatorul trebuie sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent ca emiterea de facturi va fi realizata de un tert cu cel putin o luna calendaristica inainte de a initia aceasta procedura, si sa anexeze la scrisoare numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului; 
- factura trebuie sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului;
-factura trebuie sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin. (5) din Codul fiscal; 
- facturile sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Autofacturarea

Neprimirea facturii din partea furnizorului/prestatorului dumneavoastra nu va absolva de vina de a nu inregistra in contabilitate operatiunea ce a fost deja executata/prestata.

Cazurile in care trebuie sa emiteti autofactura sunt urmatoarele:
1. in cazul oricarei livrari de bunuri sau prestari de servicii catre sine daca sunteti
inregistrati in scopuri de TVA;

2. in cazul in care efectuati o expediere sau un transport al unor bunuri mobile corporale din Romania catre alt stat membru pentru a le utiliza in scopul activitatii proprii economice;

3. in cazul in care nu va aflati in posesia facturii emise de furnizorul sau prestatorul dumneavoastra (pentru achizitiile intracomunitare si pentru alte cazuri expres prevazute de lege).

Trebuie sa inscrieti informatiile din factura emisa prin autofacturare in jurnalele pentru vanzari si sa le preluati ca taxa colectata in decontul de taxa.

Sunteti obligati sa intocmiti autofactura pana cel tarziu in a 15-a zi lucratoare a lunii
urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei.

Desi, incepand cu 1 ianuarie 2008 data pana la care aveti obligatia de a emite factura este cel tarziu a 15-a zi calendaristica a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, observam ca legiuitorul nu a modificat corespunzator si textele de la autofactura, care se refera in continuare la zile lucratoare. Intrucat diferenta de tratament este desigur nejustificata, concluzia cea mai probabila este ca ne aflam in fata unei omisiuni de corelare a legiuitorului.

Autofactura trebuie sa cuprinda urmatoarele informatii:
a) un numar de ordine secvential si data emiterii autofacturii;
b) denumirea/numele si adresa partilor implicate in operatiune;
c) codul de inregistrare in scopuri de TVA;
d) data faptului generator, in cazul unei achizitii intracomunitare;
e) codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat in alt stat membru;
f) indicarea, pe cote, a bazei de impozitare si suma taxei datorate;
g) numarul sub care este inscrisa autofactura in jurnalul de cumparari, in registrul pentru nontransferuri sau in registrul bunurilor primite, pentru bunurile mobile corporale, transportate dintr-un alt stat membru in Romania, pe care persoana impozabila trebuie sa le completeze.

In momentul in care primiti factura de la furnizorul dumneavoastra sunteti obligati
sa inscrieti pe factura o referire la autofacturare, iar pe autofactura, o referire la factura.