Receptie de marfuri. Care sunt documentele financiar contabile necesare?

Specialistul Irina Dumitrescu ne spune in randurile urmatoare care sunt documentele financiar contabile necesare la receptia de marfuri. 

Iata cum se procedeaza in cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului. 
 

Receptie de marfuri - documente: raspunsul specialistului

Documentele financiar contabile sunt reglementate de OMFP 2634/2015.

Potrivit acestuia, receptia bunurilor (altele decat investitii/mijloace fixe) se efectueaza pe baza Notei de receptie si constatare de diferente (NIR) insa aceasta este obligatorie doar in anumite situatii. In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

Astfel, conform Anexei nr. 2 la OMFP 2634/2015 Norme specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, Nota de receptie si constatare de diferente (NIR) serveste ca:

- document pentru receptia bunurilor aprovizionate;
- document justificativ pentru incarcare in gestiune;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.

Nota de receptie si constatare de diferente se foloseste ca document de receptie obligatoriu numai in cazul:

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Ghidul practic al contabilului din domeniul constructiilor

Vezi AICI detalii

Cartea verde a contabilitatii

Vezi AICI detalii

Manualul Contabilului Incepator - stick USB

Vezi AICI detalii

In cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR-ului, receptia si incarcarea in gestiune, dupa caz, si inregistrarea in contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care insoteste transportul (factura, avizul de insotire a marfii etc.).

In cazul in care bunurile materiale sosesc in transe, se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.

In conditiile in care nu se inscriu datele valorice in Nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.

In situatia in care se constata diferente la receptie, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati).

Pct. 35 din Normele generale de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile cuprinse in Anexa nr. 1 la ordinul mai sus mentionat, stabilleste ca, in cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.

In conditiile in care documentele financiar-contabile (documentele justificative si documentele contabile) sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor trebuie sa aveti in vedere si prevederile pct. 11 din aceste norme care stabilesc ca semnatura nu constituie element obligatoriu in astfel de situatii insa societatea trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, dispus si aprobat, dupa caz, efectuarea operatiunilor respective.
 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Irina Dumitrescu - Economist.