Ce trebuie facut pentru evitarea amenzilor si raspunderii legale legate de pastrarea arhivei

Pastrarea si depozitarea corecta a documentelor este esentiala pentru orice organizatie din Romania, atat din perspectiva conformitatii legale, cat si pentru a evita riscurile semnificative asociate nerespectarii reglementarilor. In contextul legislativ actual, Legea Contabilitatii nr. 82/1991 si Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 stabilesc reguli clare privind gestionarea, arhivarea si distrugerea documentelor. Incalcarea acestor prevederi poate atrage amenzi semnificative si alte sanctiuni legale care pot afecta grav activitatea si reputatia unei companii.

Incepand cu depozitarea neconforma a arhivei si continuand cu lipsa organizarii, toate aceste situatii pot atrage raspunderi. In continuare, vom enumera cele mai importante aspecte de luat in considerare.

Corectitudinea, acuratetea si accesibilitatea documentelor: Legea impune ca toate documentele contabile sa fie intocmite si arhivate intr-o maniera clara, corecta si transparenta, pentru a putea fi utilizate facil pe parcursul timpului, dar in special in cadrul controalelor fiscale sau auditurilor.

Depozitarea lor in spatii adecvate este, de asemenea, un aspect important de luat in considerare. Daca depozitarea arhivei nu este conforma si se face in spatii insalubre, umede, cu acces la lumina naturala directa si fara instalatii speciale de prevenire a incendiilor aceste lucruri pot duce la deteriorarea documentelor si, implicit, la o serie de sanctiuni.

Perioada de pastrare a documentelor: Legea arhivarii stabileste termene clare pentru pastrarea documentelor, in functie de importanta acestora. De exemplu, documentele cu relevanta istorica se pastreaza permanent, cele legate de activitati administrative trebuie pastrate timp de 50 de ani, in timp ce alte documente pot fi distruse dupa expirarea termenului minim de pastrare. Nerespectarea acestor termene si a conditiilor de pastrare poate duce la pierderea unor documente importante si sanctiuni.

Gestionarea documentelor in conformitate cu Legea Contabilitatii nr. 82/1991 si Legea Arhivelor Nationale nr.16/1996 este esentiala pentru evitarea amenzilor, altor riscuri legale si pastrarea unei bune reputatii. Fiecare companie trebuie sa implementeze un sistem solid de arhivare si sa respecte toate reglementarile privind pastrarea si distrugerea documentelor. Astfel, se pot preveni sanctiuni, se asigura conformitatea legala si se protejeaza activitatea pe termen lung.

Obligatia de predare a documentelor catre Arhivele Nationale: Conform legii, anumite categorii de documente, considerate de importanta istorica, trebuie predate Arhivelor Nationale.

Destructurarea si eliminarea documentelor: Legea impune proceduri stricte pentru distrugerea documentelor, inclusiv necesitatea unui aviz din partea Arhivelor Nationale in cazul unor documente considerate importante. Distrugerea sau pierderea neautorizata a documentelor poate atrage raspunderea penala a celor implicati.

Nerespectarea reglementarilor enumerate poate duce la o serie de amenzi semnificative, nepastrarea documentelor conform Legii Contabilitatii pot ajunge pana la 50.000 de lei, iar in cazul incalcarii Legii Arhivelor Nationale, acestea pot fi de pana la 25.000 de lei, in functie de gravitatea incalcarii, dar si sanctiuni penale, distrugerea sau pierderea documentelor importante poate atrage raspunderea penala, in special in cazurile in care documentele sunt necesare pentru controale fiscale sau judiciare.

Riscurile legale si sanctiunile din cauza nepastrarii corecte a documentelor sunt reale. Prin experienta de peste 17 ani, SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare asigura conformitatea legala si siguranta documentelor. Alegeti sa protejati compania de amenzi si sanctiuni, cu solutii profesionale si eficiente de arhivare. Contactati-ne pentru o evaluare gratuita a arhivei si discutati cu reprezentantii nostri despre cele mai bune solutii pentru compania dvs.

Cu stima,

SDA – Servicii de Depozitare si Arhivare