2. Infiintarea, autorizarea si functionarea in Romania a reprezentantelor

Societatile comerciale si organizatiile economice straine numite in continuare persoane juridice straine pot fi reprezentate in Romania:

• 

  Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

  Vezi AICI detalii

  

  Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

  Vezi AICI detalii

  

  Declaratia Unica 2024 Impozit pe venit Contributii CAS si CASS

  Vezi AICI detalii
  care functioneaza in temeiul autorizatiei eliberate de Ministerul Economiei si Comertului pe baza de cerere;
• de birouri romanesti specializate, inclusiv cele infiintate din proprie initiativa – pe baza de contract incheiat cu aceste birouri.

Caracteristicile distinctive ale reprezentantelor sunt urmatoarele:

• reprezentantele apartin nerezidentilor persoane juridice straine. Persoanele juridice straine care pot deschide reprezentante in Romania sunt societatile comerciale si organizatiile economice straine. Conform pct. 17 si pct. 25 de la art. 7, Capitolul III „Definitii“ din Titlul I „Definitii generale“ din Codul fiscal, persoanele juridice straine sunt nerezidenti care nu sunt infiintati in conformitate cu legislatia Romaniei si care nu au locul de exercitare a conducerii efective in Romania;
• reprezentantele persoanelor juridice straine sunt constituite in scopul de a face reclama in Romania firmei straine care a infiintat-o, de a furniza informatii pentru cercetari stiintifice sau pentru activitati analoage care au un caracter preparator sau auxiliar pentru persoana juridica straina care a infiintat reprezentanta respectiva;
• reprezentanta persoanei juridice straine nu este abilitata sa faca fapte de comert, conform prevederilor pct. 18 alin. (1) din normele metodologice de la art. 122 din Codul fiscal. Faptele de comert sunt mentionate in Codul comercial roman, Titlul II, art. 3;
• reprezentanta nu constituie sediu permanent al persoanei juridice straine care a infiitat-o atata vreme cat nu depaseste obiectul de activitate mentionat anterior, respectiv nu intreprinde acte si fapte de comert.

In cazul in care reprezentanta depaseste obiectul de activitate, realizand acte si fapte de comert, ea devine un sediu permanent al persoanei juridice nerezidente, iar modalitatea de impunere se modifica, in sensul ca de la taxa fixa stabilita pentru reprezentanta se trece la impozitul pe profit stabilit pentru sediu permanent.

Sediu permanent al unei persoane juridice straine, asa cum este definit la art. 8 alin. (1), Capitolul III „Definitii”, Titlul I „Dispozitii generale” din Codul caracteristici fiscal, inseamna un loc prin care se desfasoara integral sau partial activitatea unui reprezentante nerezident, fie direct, fie printr-un agent dependent;

Caracteristici reprezentante

• reprezentantele nu au statut de agent dependent al unei persoane juridice straine, ele apartinand in intregime persoanei juridice straine.

Prin agent dependent al unei persoane juridice straine se intelege persoana fizica sau juridica rezidenta care nu apartine persoanei juridice straine si care actioneaza in Romania in numele nerezidentului, avand imputernicirea de a incheia in mod curent contracte in numele persoanei juridice straine sau care are imputernicirea de a mentine in Romania un stoc de produse sau bunuri din care livreaza produse sau bunuri in numele nerezidentului.

Definitia agentului dependent este prevazuta la alin. 5 al art. 8 din Capitolul III, Titlul I din Codul fiscal.

IMPORTANT:

In toate cazurile, reprezentantele sunt lipsite de personalitatea juridica, nefiind inregistrate la Oficiul Comertului.

INFIINTAREA REPREZENTANTELOR

Etapele infiintarii reprezentantelor sunt: depunerea cererii pentru autorizare, emiterea autorizatiei de functionare, inregistrarea la Camera de Comert si Industrie si eliberarea codului fiscal.

Cererea pentru autorizarea de functionare a reprezentantei se adreseaza Ministerului Economiei si Comertului de catre persoana juridica staina, in care vor fi mentionate:

• sediul social al firmei straine;
• obiectul activitatii reprezentantei in concordanta cu obiectul de activitate al persoanei juridice straine solicitante; ❒ durata de functionare a reprezentantei;
• numarul si functiile persoanelor propuse a se incadra la reprezentanta.

ATENTIE!

In cazul in care aceste persoane sunt straine, in cerere se va mentiona: nume, prenume si domiciliul lor in strainatate, functia pe care o au la persoana juridica straina si functia pe care o au la reprezentanta.

In cazul persoanelor romane care lucreaza in cadrul reprezentantei, acestea nu pot cumula si o alta functie intr-o unitate de stat cu sediul in Romania.

La cererea pentru autorizarea de functionare a reprezentantei vor fi anexate urmatoarele acte:

• originalul atestarii din partea camerei de comert sau a altui organ din tara in care isi are sediul persoana juridica straina, prin care sa se confirme existenta legala, obiectul activitatii si capitalul social al acestei persoane juridice straine;
• o confirmare de bonitate din partea bancii prin care isi desfasoara principalele operatiuni financiare persoana juridica straina in cauza;
• statutul sau documente alte privind forma de organizare si modul de functionare al persoanei juridice straine;
• imputernicirea autentificata privind reprezentantii desemnati sa angajeze valabil persoana juridica straina care a cerut autorizatia;
• dovada depunerii in devize convertibile a sumei de 1.200 dolari SUA reprezentand taxa de timbu aferenta cererii si eliberarii autorizatiei respective. Aceasta taxa de timbru este aferenta unui an calendaristic, iar eliberarea de autorizatii de functionare pe o perioada mai mare de un an se face numai cu perceperea taxei proportional cu numarul de ani prevazuti in cererea de autorizare. Eliberarea autorizatiei de functionare in cursul anului se face cu perceperea din taxa anuala de timbru a sumei corespunzatoare trimestrelor ramase pana la finele acelui an, inclusiv trimestrului in curs.

Majorarea cu 10% a taxei de timbru are loc atunci cand reprezentanta persoanei juridice straine solicita sa efectueze sau sa intermedieze activitati de comert exterior si pentru alte firme straine decat cea pe care o reprezinta.

In termen de 30 de zile de la data inregistrarii cererii, Ministerul Economiei si Comertului emite autorizatia sau motivat o respinge.

AUTORIZATIA DE FUNCTIONARE

Autorizatia pentru functionare cuprinde:

• obiectul de activitate al reprezentantei;
• conditiile de exercitare a activitatii;
• durata de functionare a reprezentantei;
• sediul reprezentantei.

In perioada stabilita pentru analizarea cererii de eliberare a autorizatiei de functionare a unei reprezentante pot aparea urmatoarele situatii:

• renuntarea de catre persoana juridica straina la cererea de autorizare inainte de aprobarea eliberarii acestei autorizatii de catre Ministerul Economiei si Comertului;
• respingerea de catre Ministerul Economiei si Comertului a cererii de autorizare de functionare a reprezentantei persoanei juridice straine.

In cazurile prezentate mai sus, persoanei juridice straine i se restituie 80% din taxa de timbru platita pentru autorizare.

Nu se restituie taxa de timbru cand:

• persoana juridica straina renunta la autorizatia aprobata pentru functionarea reprezentantei sau

Ministerul Economiei si Comertului retrage aceasta autorizatie in conditiile prevazute la „Incetarea functionarii reprezentantei“ din pagina R 11/004.

In termen de 15 zile de la data eliberarii autorizatiei, reprezentanta se inregistreaza la:

• Camera de Comert si Industrie a Romaniei. Pentru inregistrarea la aceasta institutie este necesar sa se prezinte originalul autorizatiei de functionare eliberat de Ministerul Economiei si Comertului si o copie dupa aceasta autorizatie.

Originalul se va viza de catre Camera de Comert si Industrie a Romaniei, fiind inapoiat reprezentantei, iar copia va ramane la aceasta institutie.

• Organul fiscal in a carei raza teritoriala isi are sediul si de la care va primi cod fiscal de platitor de impozite si taxe.

Pentru a primi cod fiscal, reprezentanta trebuie sa prezinte urmatoarele documente: cod originalul autorizatiei de functionare vizat si de Biroul Reprezentante din cadrul fiscal Directiei generale a finantelor publice judetene, o copie dupa aceasta autorizatie vizata, doua formulare IMP 1.0, unul fiind completat cu datele reprezentantei din Romania a persoanei juridice straine, iar celalalt fiind completat cu datele persoanei juridice straine.

Persoanele juridice reprezentate in Romania au obligatia sa comunice Ministerului Economiei si Comertului in termen de cel mult 30 de zile eventualele modificari intervenite in obiectul lor de activitate, capitalul social sau sediul si sa solicite modificarea autorizatiei de functionare a reprezentantelor lor din Romania.

IMPORTANT:

Reinnoirea autorizatiilor de functionare a reprezentantelor se face anual sau la expirarea perioadei pentru care s-a solicitat autorizatia de functionare.

ATENTIE!

Reinnoirea autorizatiilor este supusa taxei anuale de timbru mentionate mai sus, cu respectarea acelorasi dispozitii mentionate anterior privind intocmirea cererii de eliberare a autorizatiei de functionare si a actelor necesare la depunerea acestei cereri la Ministerul Economiei si Comertului.

In cazul in care, prin conventii de evitare a dublei impuneri sau prin alte acorduri internationale la care Romania este parte, sunt stabilite alte conditii de autorizare si functionare a reprezentantelor, vor fi aplicate dispozitiile din acele conventii sau acorduri.

INCETAREA FUNCTIONARII REPREZENTANTEI

• incetarea functionarii reprezentantei are loc atunci cand:
• persoana juridica straina inceteaza a mai functiona;
• persoana juridica straina dispune incetarea activitatii reprezentantei, caz in care va instiinta despre aceasta Ministerul Economiei si Comertului.

 

Lichidarea activitatii reprezentantei se va efectua in termen de 90 de zile de la instiintare;

• retragerea autorizatiei de functionare a reprezentantei de catre Ministerul Economiei si Comertului pentru urmatoarele motive:
• nerespectarea obligatiilor fiscale ale reprezentantei;
• incalcarea de catre personalul reprezentantei a dispozitiilor legale din Romania privind ordinea publica;
• depasirea obiectului de activitate prevazut de autorizatie.

IMPORTANT:

Ministerul Economiei si Comertului va notifica persoanei juridice straine, precum si reprezentantei, retragerea autorizatiei de functionare, acordand un termen de 90 de zile pentru lichidarea activitatii reprezentantei.

Obligatiile reprezentantei unei persoane juridice straine sunt urmatoarele:

• efectueaza in numele persoanei juridice straine numai actele juridice si activitatile conforme cu obiectul de activitate stabilit prin autorizatia de functionare, fara a fi abilitate de a efectua in nume propriu fapte de comert;
• reprezentanta autorizata sa functioneze are obligatia de a cere in scris, in caz ca doreste modificarea si/sau intregirea obiectului de activitate in termenele si conditiile Decretului-lege nr. 122/1990 inainte de a proceda la activitati diferite de obiectul stabilit initial;
• persoanele juridice straine care au reprezentante in Romania au obligatia de a depune o declaratie anuala la autoritatea fiscala competenta pana la data de 28 (29) februarie a anului de impunere. Aceasta declaratie poate fi semnata si depusa si de catre reprezentantul reprezentantei din Romania.
• persoanele juridice straine care infiinteaza sau desfiinteaza o reprezentanta in cursul anului fiscal au obligatia de a depune o declaratie fiscala la autoritatea fiscala competenta, in termen de 30 de zile de la data la care reprezentanta a fost infiintata sau desfiintata. Aceasta declaratie poate fi semnata si depusa si de catre reprezentantul reprezentantei din Romania;
• reprezentanta desfasoara activitatea cu respectarea dispozitiilor legale in vigoare, referitoare la domeniul economico-financiar, valutar si al ordinii publice;

IMPORTANT:

Persoanele juridice straine raspund solidar cu:

• reprezentantele lor din Romania pentru actele si activitatea acestora;
• cu angajatii incadrati la reprezentante pentru daunele rezultate din faptele comise de acestia pe teritoriul Romaniei.Raspunderea solidara a persoanei juridice straine inseamna ca aceasta suporta alaturi de reprezentanta si de angajatii acesteia consecintele incalcarii legislatiei de catre acestia.
• reprezentanta plateste impozite si taxe pentru activitatea desfasurata in Romania, stabilite in conditiile legii.

Astfel reprezentanta unei persoane juridice straine plateste urmatoarele impozite si taxe:

• impozit pe reprezentanta potrivit prevederilor Capitolului II din Titlul V al Codului fiscal;
• impozit pe cladiri in cazul in care persoana juridica straina este proprietara cladirii in care isi desfasoara activitatea reprezentanta, conform prevederilor Titlului IX din Codul fiscal;
• taxa pe mijloacele de transport care apartin reprezentantei, potrivit prevederilor Titlului IX din Codul fiscal. Reprezentanta are obligatia de a inregistra mijloacele de transport la organele locale pe a caror raza teritoriala se afla inregistrata reprezentanta;
• taxa pe valoarea adaugata pentru aprovizionari de bunuri si servicii, dar nu au drept de rambursare a T.V.A. pentru acestea;
• reprezentantele sunt obligate sa conduca urmatoarele evidente:
• evidenta contabila prevazuta de legislatia in vigoare in Romania. Reprezentantele vor conduce contabilitatea in partida simpla, in care vor reflecta veniturile si cheltuielile efectuate in cursul anului fiscal. Anual vor incheia, pentru anul precedent, bilant si cont de profit si pierderi din care sa rezulte toate veniturile si cheltuielile reprezentantei din anul expirat. Cheltuielile efectuate de reprezentanta vor fi dovedite cu documente financiar-contabile intocmite in conditiile legii. Conducerea contabilitatii in partida simpla se realizeaza cu ajutorul Registrului-jurnal de incasari si plati;
• evidenta persoanelor care activeaza in cadrul reprezentantei.

IMPORTANT:
Avand in vedere ca este necesara tinerea unei evidente contabile a veniturilor si cheltuielilor, va sugeram ca unul dintre salariati sa fie angajat in calitate de contaabil.