Utilitatea si utilizatorii informatiei dintr-o balanta contabila

Balanta de verificare serveste:
- la verificarea exactitatii inregistrarilor;
- la controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica;
- la intocmirea situatiilor financiare.

Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele inscrise in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.

ATENTIE!
Balanta contabila este sinteza activitatii unei companii. Pe baza datelor din balanta (coroborate cu alte rapoarte de detaliu) se declara impozite la stat, se intocmesc situatii financiare, depinde existenta companiei in intregime.
Consecintele pot fi foarte grave daca nu se urmaresc corelatiile, prevederile legale, daca nu se efectueaza controlul sumelor cu alte rapoarte de detaliu. Un contabil poate raporta gresit impozite la stat sau poate prezenta un bilant neconform cu realitatea.



Datele financiare din balanta de verificare sunt baza pentru incadrarea societatilor in anumite criterii de marime astfel:

Incadrarea ca „firma mica” potrivit Legii Contabilitatii se efectueaza pe baza indicatorilor determinati din situatiile financiare anuale, respectiv a balantei de verificare, incheiate la finele exercitiului financiar precedent, utilizandu-se cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii aceluiasi exercitiu financiar.

Pentru intocmirea situatiilor financiare anuale, in locul celor simplificate, incadrarea in criteriile de marime prevazute de Ordinul nr. 3.055/2009 se efectueaza la sfarsitul exercitiului financiar, pe baza indicatorilor determinati din situatiile financiare ale exercitiului financiar precedent celui de raportare si a indicatorilor determinati pe baza datelor din contabilitate si a balantei de verificare incheiate la finele exercitiului financiar curent, utilizandu-se cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar. Situatiile financiare anuale sunt supuse in mod obligatoriu auditului financiar.

ATENTIE!
Legea contabilitatii republicata mentioneaza: constituie contraventie urmatoarele fapte:
2. nerespectarea reglementarilor emise de Ministerul Finantelor Publice, … cu privire la:
b) utilizarea si tinerea registrelor de contabilitate;
si se sanctioneaza cu amenda, dupa cum urmeaza:
- cele prevazute la pct. 2 lit. a), b) si c), cu amenda de la 300 lei la 4.000 lei.



Verificarea datelor din balanta contabila si astfel “interogarea” contabilului cu privire la inregistrarile din contabilitate se poate face de catre:
- managementul sau conducerea societatii;
- managementul sau conducerea grupului din care face parte societatea;
- organele fiscale;
- alte autoritati, functie de specificul activitatii;
- cenzor sau auditor financiar.

Necesitatile de conducere, control si analiza a agentilor economici impun o generalizare, o prezentare in ansamblu a activitatii lor, care se realizeaza cu ajutorul bilantului.
Legatura dintre cont - care furnizeaza informatii asupra fiecarui element de activ si de pasiv - si bilant - se oglindeste situatia de ansamblu a activitatii intreprinderii la un moment dat - se realizeaza prin centralizarea si verificarea exactitatii datelor cu ajutorul balantei de verificare.

Rolul balantei de verificare rezulta din functiile acesteia, si anume:

a) Functia de verificare (control) a exactitatii operatiilor economice in conturi

In timpul efectuarii inregistrarilor in conturi, a transpunerii datelor din documente in registre contabile si cu ocazia diferitelor calcule facute in conturi, se pot strecura si greseli. Unele erori se pot identifica cu balanta de verificare, care asigura verificarea exactitatii inregistrarilor din conturi si a egalitatii bilantiere (A = P), prin egalitatile care trebuie sa existe intre coloanele balantei, ceea ce ii justifica si denumirea.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unui tablou care cuprinde coloane pentru denumirea si simbolul conturilor, soldurile initiale (debitoare si creditoare), rulajele (debitoare si creditoare) si soldurile finale (debitoare si creditoare). Astfel, ea verifica:

- corelatia dintre egalitatile generate de dubla inregistrare a operatiilor patrimoniale in contabilitate, respectiv a concordantei dintre totalul inregistrarilor din registrul jurnal si totalul rulajelor debitoare si creditoare din balanta;
- concordanta dintre totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din cartea mare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare din balanta.

Soldurile initiale ale conturilor reprezinta situatia de la inceputul perioadei, preluata din bilantul incheiat la sfarsitul perioadei precedente. In acest mod se asigura, prin intermediul balantei de verificare, legatura dintre bilantul initial si conturi.



Rulajele reprezinta totalitatea miscarilor, iar soldul final - diferenta dintre soldul initial, plus cresterile, minus micsorarile elementului respectiv. Soldurile finale fiind preluate in bilantul final, acesta face legatura si intre conturi si un nou bilant.

Verificarea inregistrarilor in conturi si a egalitatii bilantiere se reflecta prin cele trei serii de egalitati ale balantei, si anume:
- suma soldurilor initiale debitoare = suma soldurilor initiale creditoare;
- suma rulajelor debitoare = suma rulajelor creditoare;
- suma soldurilor finale debitoare = suma soldurilor finale creditoare.

ATENTIE!
Daca nu se asigura aceste egalitati, s-au produs omisiuni sau greseli care trebuie depistate.


b) Functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi

Prin centralizarea datelor dispersate din conturi cu ajutorul balantei conturilor se asigura informatiile privind volumul modificarilor in structura patrimoniului, rezultatelor financiare atat pentru perioada curenta, cat si cumulul din perioada precedenta.

c) Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant

Balanta de verificare concentreaza informatiile din conturile sintetice, servind la elaborarea bilantului. Astfel, soldurile finale ale conturilor sintetice de activ si de pasiv sunt trecute in balanta de verificare, de unde sunt preluate, prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului.

Soldurile initiale ale conturilor la inceputul anului sunt preluate din bilantul de deschidere a exercitiului care, potrivit principiului intangibilitatii, trebuie sa corespunda cu bilantul de inchidere a exercitiului precedent. Deci ea face legatura intre procedeele de baza a metodei contabilitatii.

d) Functia de legatura intre conturile sintetice si conturile analitice

Aceasta functie se realizeaza cu ajutorul balantelor de verificare ale conturilor analitice, intocmite pentru fiecare cont sintetic. Balantele conturilor analitice verifica concordanta dintre conturile analitice si contul sintetic din care fac parte.


e) Functia de analiza a activitatii economico-financiare

Grupand datele contabilitatii curente, balanta de verificare indeplineste si functia de instrument de analiza a activitatii economice prin confruntarea pe fiecare cont in parte, pe grupe de conturi si pe total, a datelor de la sfarsitul perioadei de gestiune cu cele de la inceputul ei. Ea are un rol deosebit de important in analiza situatiei economico-financiare pe perioade scurte de timp si in intervalul dintre doua bilanturi, fiind singurul instrument de centralizare a activitatii unitatilor patrimoniale.

In concluzie, balanta de verificare reprezinta un procedeu al metodei contabilitatii prin intermediul caruia se asigura gruparea, centralizarea si verificarea exactitatii datelor din conturi, legatura dintre conturile sintetice si cele analitice, controlul egalitatii bilantiere, legatura dintre bilantul initial si conturi, si dintre conturi si bilantul final.