Incasari facturi de utilitati la magazin. Inregistrari contabile

Intrebare: Un magazin alimentar vrea sa aiba ca activitate secundara incasare contravaloare facturi de utilitati (facturi Vodafone, Orange, RDS, Electrica etc. ) de la populatie prin intermediul unui aparat pus la dispozitia firmei de catre o alta firma, pentru care va primi un comision, iar banii incasati se vor achita la firma care este proprietarul acelui aparat. Poate sa aiba aceasta activitate, fara sa fie autorizat de BNR pentru aceste tipuri de tranzactii si ce fel de autorizatii trebuie sa detina, ce conditii trebuie sa indeplineasca? Daca poate avea aceasta activitate ce document trebuie sa emita, cand incaseaza contravaloarea facturilor (chitanta, bon fiscal) si cum se vor inregistra aceste operatiuni in contabilitate?

Raspuns: Din punct de vedere fiscal, activitatea de incasare a unei facturi de la un tert in scopul platii catre un alt tert este reglementata de art. 137 alin. (3) lit. e) din Codul fiscal si nu este o activitate supusa TVA.

Normele metodologice pentru acest articol stabilesc faptul ca decontarea intre societatea ce colecteaza banii si beneficiarul de drept al sumelor pot deconta aceste sume prin emiterea unei facturi. Aceasta factura de decontare este scutita de TVA si are rolul exclusiv de a fi document justificativ pentru suma decontata intre societatea ce factureaza utilitatile si societatea ce incaseaza banii.

Din punct de vedere contabil, sumele se inregistreaza pe seama debitorilor si creditorilor, fara a afecta veniturile si cheltuielile societatii dvs.

Incasare suma de la o persoana fizica:
5311 „Casa in lei” = 462 „Creditori diversi”

Plata facturii de utilitati:
462 „Creditori diversi” = 5121 „Conturi la banci in lei”.

Societatea dvs are obligatia sa emita bon fiscal daca incaseaza sume de la persoane fizice, conform art. 1 din OUG 28/1999 privind casele de marcat fiscale. Va recomandam sa discutati acest aspect cu persoana progamatoare a casei de marcat fiscale pentru ca aceste incasari nu sunt in sfera TVA si trebuie evidentiate distinct de incasarile obisnuite ale societatii. La incasare se va preciza “sume in contul unui furnizor de utilitati”.

Consideram ca societatea trebuie sa aiba in obiectul de activitate alte intermedieri financiare cod CAEN 6499. Nu consideram ca se necesita autorizarea BNR pentru aceste tipuri de activitati.