Documente necesare pentru justificarea consumului de carburanti

Autor: Mihaela Benta, valabil la 19-Ian-2011

Intrebare:
Ce documente primare sunt necesare pentru justificarea consumului de carburanti pentru parcul auto al societatii format din autoturisme si autovehicule pentru transport marfa, cu un tonaj mai mare de 3.5 t.
In ce situatii trebuie intocmita foaia de parcurs si in ce situatii fisa activitatii zilnice pentru autovehicule; cadrul legal, circuitul si regimul acestor documente. Sunt obligatorii in contabilitate?
Foaia de parcurs si FAZ-ul pot fi emise pe calculator intr-un program informatic, sau trebuiesc utilizate formularele tiparite si completate de mana?

Raspuns:
Incepand cu 01 ianuarie 2009, documentele financiare utilizate in activitatea financiar-contabila sunt reglementate de OMFP 3512/2008.
 
Astfel, nici unul dintre documentele amintite de dvs., chiar daca sunt cunoscute, nu sunt reglementate, nu exista un model tipizat si nici nu exista instructiuni de utilizare. Astfel ca fiecare societate comerciala poate utiliza situatii centralizatoare sau chiar aceste formulare in forma pe care activitatea practica le-a institiut in viata reala.
 
Din punctul de vedere al justificarii consumurilor, dupa cum se cunoaste, documentele justificative sunt bonurile de combustibil, facturile sau bonurile de consum daca a existat anterior o aprovizionare.
 
Din punctul de vedere al foii de parcurs, enuntarea legislativa a acestui document se regaseste in Regulamentul privind circulatia auto in Romania aprobat prin OUG 195/2002, act normativ ce stabileste in sarcina conducatorului auto obligatia de a prezenta foaia de parcurs. Actul normativ nu reglementeaza formatul si modul de utilizare, completare sau circuitul acestui document.
 
Astfel, ca si concluzie, consideram documente justificative bonul de achizitie carburanti/factura/bonul de consum, iar in baza acestor documente dvs. puteti construi situatii financiar contabile astfel incat realizati o urmarire optima cantitativa asupra consumului de carburanti.
 
De asemenea, consideram ca aveti obligatia prezentarii foii de parcurs catre organele de control in forma pe care dvs. o considerati utila societatii. Retinem totusi ca si acesta trebuie sa fie un document justificativ ce va contine elementele minimale stabilite de OMFP 3512/2009. Aceste documente se pot tine si cu ajutorul tehnicii de calcul, urmand a se asigura forma tiparita la orice solicitare.