Cheltuieli de protocol. Monografie contabila si documente justificative necesare pentru o microintreprindere

Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol cu partenerii de afaceri, este recomandat sa se tina cont de cateva detalii legislative.

Vom afla in continuare de la expertul nostru ce monogafie contabila este corecta in acest caz, dar si ce documente trebuie intocmite.
 

Cheltuieli de protocol la microintreprindere: raspunsul specialistului

Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol cu partenerii de afaceri, este recomandat ca responsabilul cu organizarea acestei actiuni sa intocmeasca un referat prin care motiveaza necesitatea acestei actiuni. Pe langa referatul respectiv mai puteti intocmi invitatii pentru partenerii de afaceri, procese verbale incheiate cu acestia, contracte incheiate, note de negociere, oferte. In referatul respectiv este recomandabil sa se mentioneze scopul actiunii, de exemplu:

- discutii privind imbunatatirea modului de derulare a contractelor deja existente;

- purtarea tratativelor pentru continuarea derularii contractului incheiat pentru o anumita perioada de timp;

- extinderea afacerii pe noi piete de desfacere a produselor;

- mentinerea relatiilor comerciale.

Asadar prioritara este demonstrarea faptului ca mesele respective sunt in legatura cu businessul dvs si puteti furniza o lista demonstrativa cu directorii, agentii de vanzari de exemplu , ai firmelor cu care colaborati , care au participat la evenimentul de la restaurant.
 

Cheltuieli de protocol - monografia contabila

Ghidul practic al contabilitatii in 2024 Legislatie explicata - Exemple detaliate - Monografii contabile complete

Vezi AICI detalii

Registrul de Evidenta Fiscala PFA

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

- inregistrarea facturilor primite se efectueaza pe seama cheltuielilor de protocol
6231 = 401

- plata  acestora
401 = 5121/5311

Cheltuielile de protocol sunt cheltuielile ocazionate de acordarea de cadouri, tratatii si mese partenerilor de afaceri, efectuate in scopul afacerii. Exemple de cheltuieli care se incadreaza la cheltuileli de protocol:

-cheltuieli cu alimente;
- acordarea unor cadouri;
- tratatii si mese acordate partenerilor de afaceri.
 
Pentru organizarea de mese oferite partenerilor de afaceri se exercita integral dreptul de ducere a TVA-ului, fara ca suma TVA sa fie limitata la deducere in situatia depasirii plafonului in care aceste cheltuieli sunt deductibile la calculul impozitului pe profit.Deductibilitatea intereseaza mai putin insa in cazul unei microintreprinderi.

Pentru a justifica efectuarea unor cheltuieli de protocol cu partenerii de afaceri, este recomandabil ca responsabilul cu organizarea acestei actiuni sa intocmeasca un referat prin care motiveaza necesitatea acestei actiuni.

De asemenea, se poate intocmi un Deviz care sa contina toate cheltuielile aferente acestei activitati, pentru a justifica incadrarea in cheltuieli de protocol a cheltuielilor mentionate.

Potrivit prevederilor art. 25 alin (3)  lit. a) din Codul fiscal, au deductibilitate limitata cheltuielile de protocol in limita unei cote de 2% aplicata asupra profitului contabil la care se adauga cheltuielile cu impozitul pe profit si cheltuielile de protocol.
 
In cadrul cheltuielilor de protocol se includ si cheltuielile inregistrate cu taxa pe valoarea adaugata colectata potrivit prevederilor titlului VII, pentru cadourile oferite de contribuabil, cu valoare mai mare de 100 lei;

 Cu privire la TVA, in ceea ce priveste cadourile acordate partenerilor de afaceri, potrivit prevederilor art. 270 alin. (8)  lit. c) din Codul fiscal si pct. 7 alin. (12) lit. a) din Normele metodologice de aplicare, NU constituie livrare de bunuri, iar persoanele impozabile nu au obligatia de a colecta TVA pentru bunurile de mica valoare, acordate gratuit in cadrul actiunilor de protocol, daca valoarea fiecarui cadou oferit este mai mica sau egala cu plafonul de 100 lei, exclusiv TVA. Cadoul cuprinde unul sau mai multe bunuri oferite gratuit. In cazul prezentat, societatea ofera cadouri care depasesc individual plafonul de 100 lei, exclusiv TVA.

Avand in vedere ca in speta prezentata se depaseste acest plafon, societatea va insuma valoarea depasirilor de plafon aferente perioadei fiscale, care constituie livrare de bunuri cu plata, si colecteaza taxa, daca la achizitia cadourilor s-a dedus TVA. Se considera ca livrarea de bunuri are loc in ultima zi lucratoare a perioadei fiscale in care au fost acordate bunurile gratuit si a fost depasit plafonul. Baza impozabila, respectiv valoarea depasirilor de plafon, si taxa colectata aferenta se inscriu in autofactura prevazuta la art. 319 alin. (8) din Codul fiscal, care se include in decontul intocmit pentru perioada fiscala in care persoana impozabila a acordat bunurile gratuit in cadrul actiunilor de protocol si a depasit plafonul.

Asa cum se mentioneaza la art. 25 alin. 3 lit. a) cheltuiala cu TVA colectata se incadreaza la cheltuieli de protocol, care este deductibila  limitat.

Asadar, in situatia in care se deduce TVA , se va colecta TVA pentru depasirea plafonului mentionat mai sus .
 
Masa la restaurant este considerata un serviciu, din punctul de vedere al TVA, potrivit pct.18 din Normele metodologice, date in aplicarea art. 278 din Codul fiscal:
 
18. (1) In sensul TVA, serviciile de restaurant si de catering reprezinta servicii care constau in furnizarea de produse alimentare si/sau de bautura, preparate sau nepreparate, pentru consumul uman, insotita de servicii conexe suficiente care sa permita consumul imediat al acestora. Furnizarea de produse alimentare si/sau de bautura este numai unul dintre elementele unui intreg in care predomina serviciile. Serviciile de restaurant constau in prestarea unor astfel de servicii in spatiile prestatorului, iar serviciile de catering constau in prestarea unor astfel de servicii in afara localurilor prestatorului.
 
(2) Furnizarea de produse alimentare si/sau de bauturi, preparate sau nu, fie cu transport, fie fara, dar fara vreun alt serviciu conex, nu se considera a fi servicii de restaurant sau catering in sensul alin. (1).
 
Astfel, masa servita la restaurant impreuna cu partenerii de afaceri este considerata prestare de serviciu si nu o livrare de bunuri. In aceste conditii, nu se aplica limita cadoului de 100 lei pana la care nu se aplica TVA.
 
Daca masa servita partenerilor de afaceri este justificata ca fiind acordata in scopul activitatii economice, conform art. 297 alin. (4) din Codul fiscal, atunci TVA este deductibila integral.
 

Raspuns oferit pe portalcontabilitate.ro de Vera Constantin - Expert contabil.