Tratamentul deplasarilor externe

TRATAMENTUL DEPLASARILOR EXTERNE

Deplasarile externe in interes de serviciu se fac in baza Deciziei managerului general al societatii, in care se va inscrie elemente cu privire la numele angajatului, tara si orasul de destinatie, durata deplasarii, alte mentiuni referitoare la nivelul maximal al cazarii (atunci cand acesta depaseste nivelul mentionat in Hotararea nr. 518 din 10 iulie 1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare), cheltuieli suplimentare(transport in tara respectiva, roaming, etc.), firma care organizeaza deplasare.

TRATAMENTUL AVANSULUI SPRE DECONTARE

In momentul plecarii in deplasare in interes de serviciu, personalul poate sa primeasca un avans in conformitate cu H.G. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu toate modificarile si completarile ulterioare.

Avansul se acorda in momentul plecarii in deplasare pentru:

- diurna,

- cazare,

- transport,

- taxe de viza,

- carburant,

- cheltuieli de protocol,

Dosarul Permanent al Clientului Model Editabil si Recomandari

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile 2024 varianta tiparita

Vezi AICI detalii

Ghidul Practic al Monografiilor Contabile 2024

Vezi AICI detalii

- alte cheltuieli cu justificare ulterioara.

In termen de 48 ore de la intoarcea pe teritoriul tarii noastre, angajatii au obligatia de a justifica avansul acordat pe baza de documente legale justificative. Nu se admit copii ale documentelor care au stat la baza tranzactiiilor.

DETERMINAREA CUANTUMULUI DIURNEI

Cuantumul d iurnei se determina in functie de mijlocul de transport folosit, luand in considerare:

- momentul decolarii avionului, la plecarea in strainatate si momentul aterizarii, la sosirea in tara;

- momentul trecerii cu trenul sau mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei.

Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore diurna se acorda astfel:

- 50% pana la 12 ore si

- 100% pentru perioada care depaseste 12 ore.

JUSTIFICAREA DECONTULUI DE CHELTUIELI

Angajatii vor anexa la decont urmatoarele documente:

- copie a pasaportului cu vizele de iesire si intrare in tara,

- biletele de avion sau de tren,

- tichete de imbarcare,

- copie a foii de parcurs, in functie de caz.

In cazul in care masa se suporta de catre partenerii externi sau este platita de catre angajator, angajatul beneficiaza numai de 50% din diurna.

TRATAMENTUL CAZARII

Plafonul de cazare se acorda la nivelul prevazut pentru fiecare tara in care are loc deplasarea.

Depasirea plafoanelor stabilite se aproba de catre conducatorul societatii pe baza documentelor de plata.  

TRATAMENTUL TRANSPORTULUI

Transportul extern se poate efectua cu avionul, trenul sau mijloace auto. Pentru transportul cu mijloace auto se va analiza daca cheltuielile aferente sunt inferioare tarifelor practicate in cazul calatoriei cu avionul sau cu trenul.

Angajatii pot calatori numai la clasa economic, transportul la business class se poate efectua numai cu aprobarea conducerii societatii.

Transportul dus – intors, pe distanta dintre aeroport sau gara si locul de cazare, se face cu mijloace de transport in comun sau cu taxiul si se deconteaza in baza documentelor justificative originale.

DISPOZITII TRANZITORII

Valuta necesara pentru acoperirea unor eventuale cheltuieli neprevazute precum si cele pentru convorbiri telefonice, faxuri, comisioane de schimb si altele asemenea, se acorda in limita unei sume de pana la 20% din totalul diurnei si plafonului de cazare, la care are dreptul personalul conform mandatului aprobat.

In cazul in care personalul se deplaseaza cu mijloace auto, societatea va acorda in avans sumele necesare pentru plata carburantilor si lubrifiantilor, luand in considerare consumul specific al acestora, precum si pentru plata taxelor rutiere, de transbordare, inclusiv asigurarea pentru raspunderea civila.

Societatea poate suporta, in functie de la caz la caz, decontarea urmatoarelor cheltuieli:

- costul transportului in trafic international,

- cheltuieli medicale, pentru vaccinuri si medicamente specifice unor tari cu clima greu de suportat, pentru spitalizare si interventii chirurgicale in cazuri de urgenta,

- cheltuieli in legatura cu decesul in strainatate si transportul in tara al decedatilor, comisioane si taxe bancare,

- cheltuieli pentru obtinerea vizelor de intrare in tarile respective,

- taxe de inscriere si/sau participare la congrese,

- conferinte,

- simpozioane,

- seminarii, colocvii sau alte evenimente.

Justificarea sumelor cheltuite in valuta , cu exceptia celor reprezentand drepturile de diurna, se face pe baza de documente originale si se aproba de conducerea societatii. In situatia in care in unele tari nu se elibereaza documente sau acestea sunt retinute de catre autoritati, sumele cheltuite se justifica pe baza de declaratie data pe propria raspundere, confirmata de reprezentanta Romaniei in tara de destinatie si referat aprobat de conducerea societatii.

Sumele in valuta folosite in alte scopuri, pierdute, furate sau cheltuite fara respectarea conditiilor pentru care au fost acordate , se recupereaza in valuta de la cei vinovati. Eventualele penalitati de intarziere, se calculeaza in lei pe baza cursului de schimb valutar la data depunerii sumei datorate.  

In cazul utilizarii de persoane care nu sunt angajati ale societatii, pe baza de contracte si conventii civile pentru care scopul deplasarii sau delegarii este in legatura cu activitatea societatii, se vor acorda acestora pe perioada in care isi desfasoara activitatea in alta localitate decat cea de domiciliu, indemnizatii de delegare si li se deconteaza cheltuielile de transport si cazare in conditiile stabilite pentru salariatii societatii si in masura in care prin documentele incheiate s-a prevazut aceasta.