Arhivare documente: procedura, termene de pastrare pentru documente contabile si cadrul legal

Arhivarea documentelor financiar-contabile nu este doar o obligatie legala, ci si o practica esentiala pentru buna desfasurare a activitatii unei companii. Asadar, este fundamental sa se inteleaga importanta acestui proces din mai multe perspective.

De ce este importanta arhivarea documentelor contabile

In primul rand, arhivarea documentelor contabile asigura un acces rapid si eficient la informatiile relevante din trecut. Aceasta accesibilitate este vitala atunci cand sunt necesare clarificari sau verificari ale tranzactiilor si operatiunilor financiare anterioare. Contabilii pot accesa rapid documentele arhivate pentru a raspunde solicitarilor interne sau pentru a furniza informatii solicitate de autoritatile fiscale.

In al doilea rand, documentele arhivate servesc ca mijloc de proba in diverse situatii legale. Acestea pot constitui evidenta respectarii legilor fiscale si a regulamentelor financiare in cazul unor controverse sau litigii.

In plus, arhivarea documentelor financiar-contabile ofera o perspectiva cronologica asupra tuturor operatiunilor efectuate intr-un anumit interval de timp. Acest aspect este deosebit de util in procesul de audit intern sau extern, permitand auditorilor sa evalueze conformitatea si integritatea financiara a companiei.

Arhivarea documentelor se poate realiza fie pe suport hartie, fie pe suport electronic. Mai jos, vei gasi informatii despre tipurile de documente ce trebuie arhivate, cat timp se pastreaza documentele contabile, conditiile impuse pentru arhivare si consecintele legale pentru cei care nu respecta aceste obligatii.

Termene de arhivare pentru documente financiar-contabile

Pastrarea documentelor contabile este esentiala pentru o gestiune financiara eficienta. In acest sens, contabilii trebuie sa respecte normele referitoare la cat timp se pastreaza actele contabile.

Termene de pastrare documente contabile

Termen 5 ani

Statele de salarii

Nota de receptie si constatare de diferente;

Bon de primire in consignatie;

Bon de predare, transfer, restituire;

Planul de conturi general Functiunea si corespondenta conturilor

Vezi AICI detalii

Marea Carte Verde a Monografiilor Contabile

Vezi AICI detalii

Examenul de ACCES la STAGIUL CECCAR 2024

Vezi AICI detalii

Fisa limita de consum;

Dispozitie de livrare;

Fisa de magazie;

Lista de inventariere;

Chitanta;

Chitanta pentru operatiuni in valuta;

Dispozitie de plata/incasare catre casierie;

Decont pentru operatiuni in participatie;

Ordin de deplasare (delegatie);

Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate pentru transporturi internationale;

Decont de cheltuieli pentru deplasari externe;

Decont de cheltuieli valutare transporturi internationale;

Nota de debitare-creditare;

Extras de cont;

Borderou de primire a obiectelor in consignatie;

Borderou de iesire a obiectelor in consignatie;

Jurnal privind operatiuni diverse;

Fisa de cont pentru operatiuni diverse;

Document cumulativ;

Decizie de imputare;

Angajament de plata.

Situatii financiare anuale, raportari semestriale

Registrul-inventar

Cartea mare

Documentele prin care se atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani (achizitii de imobilizari) se pastreaza pe durata de viata utila, adica pe dura amortizarii contabile.

Procedura arhivare documente contabile

Arhivarea pe suport hartie

• Documentele se aranjeaza in dosare, in ordinea cronologica producerii sau inregistrarii in contabilitate.

• Gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.

Documentele financiar-contabile se grupeaza in dosare, de maximum ....300....... file.
Documentele financiar-contabile se grupeaza anual, nu pe perioade mai mari.

La gruparea documentelor se urmareste asezarea documentelor de acelasi fel, cu acelasi termen de pastrare, in ordine cronologica, de exemplu:
- facturi achizitie, facturi emise, avize de insotire, documente de gestiune interna - note de intrare-receptie, fise de magazie, bonuri de consum, bonuri de predare-primire etc.;
- se arhiveaza distinct documentele de achizitie a unor imobilizari corporale cu durata de viata mai mare de 5 ani, care trebuie pastrate pe durata de viata a acestora;

In cazul in care numarul de documente este redus, se pot grupa toate documentele Financiar-contabile emise si primite intr-un exercitiu financiar cu termen de arhivare 5 ani.

• Dosarele se snuruiesc si se leaga.

• Filele se numeroteaza.

Prima fila din dosar va purta numarul 1.
Numerele se inscriu cu pasta pe fiecare fila intr-un loc vizibil (centru, colt, sus, jos).

Urmatoarele informatii se inscriu pe coperta fiecarui dosar:

• denumirea societatii;

• continutul dosarului-tip, documente (facturi, state, note contabile etc.);

• perioada in care au fost emise documentele (data initiala si data finala);

• numarul de file;

• termenul de pastrare al documentelor cuprinse in dosar conform prevederilor legale.

Dosarele se predau la arhiva societatii.

Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente in al doilea an de la constituire, pe baza de inventar si proces-verbal de predare-primire.

Dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare.

Evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Prin respectarea procedurilor de pastrare a documentelor in arhiva, societatea se asigura ca informatiile esentiale sunt accesibile in orice moment si in conditii de siguranta.

Arhivarea electronica - care este procedura de arhivare documente

Procedura de arhivare documente asigura o gestionare organizata si sistematica a informatiilor, respectand standardele legale. De asemenea, procedura de arhivare electronica contribuie semnificativ la reducerea spatiului fizic necesar pentru depozitarea documentelor, facilitand in acelasi timp cautarea si recuperarea acestora.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, cu modificarile ulterioare.

Nu este necesara semnarea electronica a arhivei.

Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre pastrare documente in forma electronica in cadrul unei arhive electronice.

Documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.
Informatiile in format electronic vor fi stocate si pe dischete/CD-uri/stick-uri si vor avea aceleasi termene de pastrare ca si cele pe suport de hartie.

Stocarea prin mijloace electronice a facturilor reprezinta stocarea datelor prin echipamente electronice de procesare, inclusiv compresia digitala, si de stocare si utilizand mijloace prin cablu, unde radio, sisteme optice sau alte mijloace electromagnetice.

Societatile trebuie sa asigure stocarea copiilor facturilor pe care le-a emis sau care au fost emise de client ori de un tert in numele si in contul sau, precum si a tuturor facturilor primite.

Orice societate poate decide locul de stocare a facturilor, cu conditia ca acestea sa fie puse la dispozitia autoritatilor competente fara nicio intarziere ori de cate ori se solicita acest lucru.

Locul de stocare a facturilor nu poate fi situat pe teritoriul unei tari cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca sau la dreptul de a accesa documentele prin mijloace electronice, de a descarca si de a utiliza facturile respective.

Ca regula generala, societatile care au sediul activitatii economice in Romania au obligatia de a stoca pe teritoriul Romaniei facturile emise si primite, precum si facturile emise de client sau de un tert in numele si in contul sau.

Pot fi pastrate pe teritoriul altui stat facturile electronice pentru care societatea garanteaza accesul online organelor fiscale competente.

In situatia in care locul de stocare nu se afla pe teritoriul Romaniei conducerea societatii trebuie sa comunice organelor fiscale competente locul de stocare a facturilor.

• Persoane responsabile

Pregatirea documentelor in vederea arhivarii acestora se efectueaza de catre persoanele care au produs/inregistrat in contabilitate respectivele documente justificative.

Primirea dosarelor in arhiva si inscrierea acestora in Registrul de evidenta al arhivei se vor executa de catre angajatii desemnati prin decizia administratorului.

• Dispozitii finale

Procedura va fi adusa la cunostinta personalului care executa activitatea respectiva.
Procedura intra in vigoare la data de ................... .

Cum se face eliminarea din arhiva entitatii a documentelor financiar contabile

Eliminarea din arhiva a documentelor

• La expirarea timpului de pastrare se constituie o comisie sub conducerea administratorului care constata expirarea timpului de pastrare pentru anumite documente

• Comisia este compusa din: presedintele comisiei, secretarul comisiei si un numar impar de membri din randul specialistilor proprii;

• Comisia se intruneste anual in perioada ....1-30 martie... pentru a analiza fiecare unitate arhivistica in parte. Hotararea luata se consemneaza intr-un proces-verbal.

• Comisia intocmeste un proces-verbal prin care constata:

- documentele al caror termen de arhivare s-a scurs;
- perioada din care acestea provin.

Se propune eliminarea documentelor din arhiva si distrugerea acestora.
Procesul-verbal este semnat si aprobat de administratorul societatii.

• Pe baza procesului-verbal intocmit de aceasta comisie, insotit de inventarul documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare se procedeaza la eliminarea documentelor din arhiva.

• Scaderea documentelor eliminate se consemneaza in Registrul de evidenta al arhivei.

Documentele se scot din evidentele arhivelor si se pot elimina numai in baza proceselor-verbale ale comisiilor.

In cazul administratorului unic, acesta poarta raspunderea pentru selectionarea documentelor ce urmeaza a fi arhivate.

Potrivit prevederilor legale documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.

Raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Model de proces-verbal de eliminare a documentelor din arhiva

S.C. ............. S.R.L.

PROCES-VERBAL nr. din ....................
de eliminare a documentelor .............. din arhiva

Comisia de selectionare, numita prin Decizia nr. .......... din data........., selectionand documentele din anii ....... - .......... avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare prevazute de legislatia in vigoare.

Presedinte comisie, Membri,
..................... ..................... .....................
(numele si prenumele) (numele si prenumele)

Semnaturi..........

Distrugerea documentelor financiar contabile la expirarea termenului legal de arhivare

Documentele financiar-contabile care au depasit termenul legal de pastrare se distrug fie:

- de catre firma dvs. – se numeste o Comisie speciala in acest sens in conformitate cu procedura interna a societatii (la procedura de arhivare trebuie sa aveti si pasii/etapele de distrugere a acestor documente), se intocmeste un proces verbal cu privire la decizia de distrugere a documentelor care au depasit perioada legala de arhivare (vor fi enumerate intr-o anexa cu elemente minimale de identificare, inclusiv data emiterii si termenul legal de arhivare). Distrugerea poate fi efectiv realizata de angajati special numiti prin decizie interna

- de catre o firma specializata in baza deciziei de distrugere documente emisa de Comisia numita in acest sens. Documentele se vor preda la unitati specializate care vor prelua documentele respective si vor realizeaza aceasta operatiune de distrugere.

In baza Deciziei de distrugere se opereaza scaderea acelor documente din Registru de evidenta a arhivei.