Tratamentul cheltuielilor cu diurna acordata incepand cu 1 februarie 2013

expert contabil Anca Ivanov

Incepand cu 1 febuarie 2013, in urma modificarii Codului fiscal prin O.G. nr. 8/2013, cheltuielile cu indemnizatia de deplasare acordata salariatilor vor fi tratate astfel:

- suma care nu depaseste 2,5 x nivelul legal stabilit pentru institutiile publice este considerata cheltuiala deductibila pentru societate (art. l21 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal);
- suma care depaseste nivelul mentionat mai sus va fi tratata ca venit asimilat salariilor (art. 55 alin. (2) lit. i) din Codul fiscal), impozitata ca atare si se va include in baza de calcul al contributiilor sociale (Titlul IX2 din Codul fiscal).

Nivelul legal pentru institutiile publice - baza de calcul pentru analiza cheltuielilor cu diurna - este prevazut in urmatoarele acte normative:

- pentru deplasarile in tara: H.G. nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului, cu modificarile si completarile ulterioare;
- pentru deplasarile in afara tarii: H.G. nr. 518/1995 privind unele drepturi si obligatii ale personalului roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar, cu modificarile si completarile ulterioare.

Conform art. 9 din H.G. nr. 1.860/2006, indemnizatia zilnica de delegare sau de detasare in tara este de 13 lei. Asadar, suma maxima deductibila pentru societatile comerciale este de 13 lei x 2,5 = 32,5 lei/zi.

Pentru indemnizatia de delegare in exteriorul tarii, diurna legala se va alege din Anexa 1, H.G. nr. 518/1995 - Nivelul diurnelor si plafoanelor de cazare, in functie de tara in care are loc delegatia.

La randul lor, sumele prevazute in Anexa 1 s-au actualizat periodic, astfel:

- incepand cu 3 iulie 2010, diurna externa s-a micsorat cu 25%, fata de nivelul stabilit prin H.G. nr.
518/1995, conform Legii nr. 118/2010;

- incepand cu 1 ianuarie 2011, diurna externa s-a majorat cu 15%, fata de nivelul acordat pentru luna octombrie 2010, conform Legii nr. 285/2010;

- incepand cu 1 iunie 2012, diurna externa s-a majorat cu 8%, fata de nivelul acordat pentru luna mai 2012;
- incepand cu 1 decembrie 2012, diurna externa s-a majorat cu 7,4%, fata de nivelul acordat pentru luna noiembrie 2012, conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 19/2012.

Suma maxima deductibila pentru societatile comerciale va fi pentru o delegatie in Italia, de exemplu, de 35 euro x 0,75 x 1,15 x 1,08 x 1,074 x 2,5 = 87,5 euro/zi.



ATENTIE!


Atentie la urmatoarele reguli atunci cand se calculeaza diurna pentru delegatiile interne:

- pentru a se considera in delegatie, salariatul trebuie sa fie trimis intr-o localitate aflata la o distanta de cel putin 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca;
- numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegatie se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare;
- pentru delegarea cu o durata de o singura zi, precum si pentru ultima zi, in cazul delegarii de mai multe zile, indemnizatia se acorda numai daca durata delegarii este de cel putin 12 ore.

Atentie la urmatoarele reguli atunci cand se calculaeaza diurna pentru delegatiile externe:

- perioada pentru care se acorda diurna in valuta se determina in functie de mijlocul de transport folosit avandu-se in vedere:

1. momentul decolarii avionului la plecarea in strainatate si momentul aterizarii avionului la sosirea
in tara;
2. momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a forntierei de stat a
Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara;
- pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel: 50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore;
- in cazul in care masa se suporta de catre partenerii externi sau este platita de catre angajator, angajatul beneficiaza numai de 50% din diurna.

Documentele justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate a cheltuielilor ocazionate de delegatiile interne si externe si modul lor de completare sunt reglementate in O.M.F.P. nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile. Acestea sunt:

1. Ordinul de deplasare (delegatie), cod 14-5-4;
2. Ordinul de deplasare (delegatie) in strainatate, cod 14-5-4/a;
3. Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe), cod 14-5-5;
4. Decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale), cod 14-5-5/a.
in cazul deplasarilor externe, documentele care atesta perioada pentru care se acorda diurna sunt:

1. biletul de avion, in cazul in care deplasarea se face cu avionul;
2. biletul de tren, in cazul in care deplasarea se face cu trenul;
3. copia pasaportului cu vizele de iesire si intrare in tara, in cazul deplasarilor in afara U.E.;
4. copia foii de parcurs, in cazul in care deplasarea se face cu autoturismul.

Justificarea sumelor reprezentand transport si cazare se efectueaza, dupa caz, cu factura fiscala, biletele de avion sau tren, bonul fiscal pentru combustibil etc. care se anexeaza decontului de cheltuieli mentionat mai sus.

Diurna se calculeaza in functie de numarul de zile de delegatie si se consemneaza in Decontul de cheltuieli ca indemnizatie de deplasare, nefiind nevoie ca angajatul sa prezinte documente justificative privitoare la cheltuirea ei.


EXEMPLU:

Delegatia in interiorul tarii

SC ABC SRL trimite in delegatie un salariat pentru incheierea unui contract cu un partener din alta localitate decat cea in care societatea are sediul. Localitatea de destinatie se afla la 300 de km distanta, iar delegatia urmeaza sa dureze 5 zile.


Salariatul primeste la plecare un avans de 4.000 de lei pe baza unei "Dispozitii de plata catre casierie", avans care se inscrie pe verso in formularul "Ordin de deplasare".

Inregistrarea contabila a avansului:

542                  =                  5311             2.000 lei
"Avansuri de trezorerie"            "Casa in lei"


La intoarcerea din delegatie, salariatul prezinta urmatoarele documente:
- bilet de tren dus - intors in valoare de 150 de lei;
- factura de cazare de la hotel in valoare de 600 de lei.

Conform contractului individual de munca, diurna care se acorda de catre societatea in discutie este de 100 de lei/zi. Se calculeaza, asadar, indemnizatia de delegare in valoare de 5 zile x 100 lei/zi = 500 lei.

Salariatul restituie avansul necheltuit in valoare de 2.000 lei - (150 lei + 600 lei + 500 lei) = 750 de lei pe baza de "Dispozitie de incasare" catre casierie.

Cheltuielile deductibile cu indemnizatia de delegare sunt 5 zile x 32,5 lei/zi = 162,5 lei si se vor inregistra in contul 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari".

Diferenta intre cheltuielile legale cu diurna si diurna acordata de societate in valoare de 500 lei - 162,5 lei = 337,5 lei va fi considerata venit asimilat salariilor pentru angajat si propunem inregistrarea sa intr-un analitic al contului 425 "Avansuri acordate personalului".

Inregistrarile cont abile la decontarea cheltuielilor in urma delegatiei interne

Cheltuielile cu transportul, cazarea si indemnizatia de delegare:


625                  =         542              150 lei + 600 lei +162,5 lei = 912,5 lei
"Cheltuieli cu deplasari,     "Avansuri de trezorerie"
detasari si transferari"

Evidentierea diferentei de diurna:


425. Dpvl                    =                                   542             337,5 lei
"Avansuri acordate personalului/       "Avansuri de trezorerie"
analitic. Diurna peste valoarea legala"

Restituirea avansului necheltuit:


5311                         =                         542                 750 lei
"Casa in lei"                          "Avansuri de trezorerie"


La sfarsitul lunii, cand se calculeaza salariile cuvenite, diurna acordata in plus fata de diurna legala se adauga la fondul de salarii.

Presupunem ca pe stat este un singur salariat care primeste un salariu brut de 2.000 de lei/luna. Vom suplimenta salariul sau brut cu suma reprezentand diurna acordata peste indemnizatia legala de delegare: 2.000 lei + 337,5 lei (dat fiind ca acordarea unei diurne de 100 de lei/zi este prevazuta in contractul individual de munca, deci nu se va retine din salariul angajatului):


641                      =              421               2.337,5 lei
"Cheltuieli cu salariile personalului" "Personal - salarii datorate"
421                      =               %                   1.021,5 lei

"Personal - salarii datorate"             444                298 lei
                      "Impozitul pe venituri de natura salariilor"
                                        4372                 12 lei
                            "Contributia personalului la fondul de somaj"
                                         4312                 245 lei
                      "Contributia personalului la asigurarile sociale"
                                         4314                129 lei
                         "Contributia angajatilor pentru asigurarile
                                        sociale de sanatate"
                                         425. Dpvl             337,5 lei
                       "Avansuri acordate personalului/
                           analitic. Diurna peste valoarea legala"



6451 = 4311.Fond accidente de munca       4 lei

"Contributia unitatii la "Contributia unitatii la fondul
asigurarile sociale" pentru accidente de munca"

6452 = 4371                  12 lei
"Contributia unitatii pentru "Contributia unitatii la fondul de somaj"
ajutorul de somaj"

6452 = 447.Creante salariale              6 lei
"Contributia unitatii pentru "Fonduri speciale - fondul de garantare
ajutorul de somaj" a creantelor salariale"

6453 = 4313                     122 lei

"Contributia angajatorului pentru       "  Contributia angajatorului pentru
asigurarile sociale de sanatate"       asigurarile sociale de sanatate"

6451 = 4311                       486 lei

"Contributia unitatii la "Contributia unitatii la
asigurarile sociale" asigurarile sociale"

6451 = 4311. Concedii și indemnizatii                20 lei

"Contributia unitatii la "Contributia unitatii la fondul de concedii
asigurarile sociale" si indemnizatii"