Monografie contabila: Cum procedam pentru serviciile IT?

In randurile de mai jos, stabilim cum vom intocmi monografia contabila in ceea ce priveste activitatea unei firme in domeniul IT, avand urmatoarele achizitii: gazduire de site-uri web (inregistrare domeniu, taxa anuala), softuri cu abonament achizitionate de pe un site de la un furnizor american, achitate cu cardul online (factura este in dolari, plata se face din cont de lei cu conversia la cursul bancii), achizitie de telefon mobil si o garantie suplimentara de 2 ani.

Administratorul firmei efectueaza si frecvente deplasari in tara si strainatate la conferinte, expozitii sau pentru prestari srvicii la sediul clientului care poate fi in alt oras.

Vom stabili daca are drept de diurna si daca sunt deductibile cheltuielile aferente cu combustibil, taxi, abonament transport. Firma are contract de comodat pentru masina care se foloseste exclusiv pentru firma.

Achizitii domenii web (imobilizari necorporale) si servicii de gazduire:
 
Achizitionarea unui domeniu web este o achizitie de imobilizari necorporale, avand in vedere ca este un activ cu un pret bine determinat, care aduce beneficii economice viitoare.
Gazduirea este un serviciu si va fi contabilizat separat.
Inregistrarea in contabilitate a domeniului se efectueaza:
208 = 404
Inregistrarea facturilor de gazduire:

Bugete cash flow rentabilitate risc - ghid practic

Vezi AICI detalii

Cartea Verde a Contabilitatii

Vezi AICI detalii

Totul despre documentele de contabilitate primara Solutii de organizare a gestiunilor

Vezi AICI detalii

Din punct de vedere al tva, furnizarea de programe informatice software standard prin internet sunt considerate prestari de servicii, potrivit punctului 8 alin. (11) din Codul fiscal.
.
In ceea ce priveste TVA, conform art. 307 alin. (2) din Codul fiscal, taxa este datorata de orice persoana impozabila care este beneficiar al serviciilor care au locul prestarii in Romania conform art. 278 alin. (2) si care sunt furnizate de catre o persoana impozabila care nu este stabilita pe teritoriul Romaniei.

Potrivit punctului 15 alin. (7) din Normele metodologice ale Codului fiscal, serviciile prevazute la art. 278 alin. (2) din Codul fiscal, prestate de prestatori stabiliti in afara Uniunii Europene catre beneficiari persoane impozabile care sunt stabiliti pe teritoriul Romaniei, urmeaza aceleasi reguli ca si serviciile intracomunitare in ceea ce priveste determinarea locului prestarii si celelalte obligatii impuse de prezentul titlu, dar nu implica obligatii referitoare la declararea in declaratia recapitulativa, conform prevederilor art. 325 din Codul fiscal, indiferent daca sunt taxabile sau daca beneficiaza de scutire de taxa, si nici obligatii referitoare la inregistrarea in scopuri de TVA specifice serviciilor intracomunitare prevazute la art. 316 si 317 din Codul fiscal.

 
In concluzie, locul serviciului fiind stabilit in Romania, aveti obligatia platii tva. Daca ati fi fost platitor de tva, plata tva s-ar fi factut prin aplicarea taxarii inverse. Pentru ca sunteti neplatitor de tva, veti plati efectiv tva prin decontul 301 Decont special de taxa pe valoarea adaugata (OPANAF 592/2016), sectiunea 4.
 
Din punct de vedere contabil, softul este o imobilizare necorporala, identificabila, care aduce beneficii economice viitoare, iar abonamentul este o prestare de servicii.

Inregistrarea facturii de soft:
208 = 404
208 = 446 tva 20%
Plata tva:
446 = 5121
Inregistrarea abonamentului:
628 = 401
628 = 446 tva 20%
Plata tva:
446 = 401
Plata facturilor cu cardul in lei nu este reglementata. Daca softul va permite, puteti inregistra direct la contul in lei plata:
401 = 5121 suma in lei asociata cu factura in valuta si
6651 = 5121 diferenta de curs nefavorabila
sau
5121 = 7651 diferenta de curs favorabila
 
Achizitia telefonului cu garantie extinsa:
 
Costul de achizitie al bunurilor cuprinde pretul de cumparare, taxele de import si alte taxe (cu exceptia acelora pe care persoana juridica  le poate recupera de la autoritatile fiscale), cheltuielile de transport, manipulare  si alte cheltuieli care pot fi atribuibile direct achizitiei bunurilor respective. Garantia extinsa este o cheltuiala care poate fi atribuibila direct achizitiei, deci va fi inclusa in costul telefonului. In functie de valoarea acestuia si de politicile contabile adoptate, telefonul poate fi incadrat ca obiect de inventar sau mijloc fix:

Obiect de inventar:

303 = 401 valoare telefon inclusiv garantie extinsa
sau
214 = 404 valoare telefon inclusiv garantie extinsa
 
Deplasari decontate administratorului:
 
In primul rand, pentru deducerea cheltuielilor cu autoturismul si pentru a dovedi ca este utilizat exclusiv pentru activitatea economica, veti intocmi obligatoriu foi de parcurs.
 
Incepand cu anul 2016, s-a introdus posibilitatea acordarii indemnizatiilor si oricaror alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare, si pentru administratori, directori, manageri si membrii ai directoratului.

Potrivit art. 76 aliniatul (2) litera m) din Legea 227/2015 privind Codul fiscal, regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplica si pentru indemnizatiile si orice alte sume de aceeasi natura, altele decat cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport si cazare primite pe perioada deplasarii, in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul desfasurarii activitatii, astfel cum este prevazut in raportul juridic, de catre administratorii stabiliti potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de catre directorii care isi desfasoara activitatea in baza contractului de mandat potrivit legii, de catre membrii directoratului de la societatile administrate in sistem dualist si ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, precum si de catre manageri, in baza contractului de management prevazut de lege, pentru partea care depaseste plafonul neimpozabil stabilit astfel:

- in tara, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizatie, prin hotarare a Guvernului pentru personalul autoritatilor si institutiilor publice;
in strainatate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna prin hotarare a Guvernului pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar;

In aplicarea prevederilor art. 25 alin. (1) din Codul fiscal, sunt cheltuieli efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, fara a se limita la acestea, cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului;
 
Cu ajutorul  contului 542 "Avansuri de trezorerie"se tine evidenta avansurilor de trezorerie.
 
Potrivit Ordinului 2634/2015, documentele in baza carora administratorului i se deconteza cheltuielile sunt urmatoarele:

Pentru deplasarile interne,  Ordinul de deplasare - Cod 14-5-4 sau Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe - Cod 14-5-5);
Pentru deplasarile externe, Decont de cheltuieli - Cod 14-5-5;
Documentele care atesta cheltuiala efectuata (facturi, bonuri, chitante, bonuri cu valoare fixa, orice document emis de un tert in baza caruia s-a achitat o suma) pe perioada deplasarii.
 
Pentru cheltuielile in valuta, transformarea acestora in lei se efectueaza la cursul BNR valabil la data efectuarii fiecarei operatiuni sau la data depunerii decontului in conformitate cu optiunea societatii inscrisa in politicile contabile - potrivit punctului 306 alin. (2) din Reglementarile contabile aprobate prin OMFP 1802/2014.
 
In concluzie, se poate acorda diurna si administratorului, iar cheltuielile cu deplasarile acestuia sunt deductibile conform art. 25 alin. (1) din Codul fiscal.

Raspuns oferit pentru www.portalcontabilitate.ro de Daniel Crevelescu - Economist