Care este procedura de arhivare a documentelor?

Prevederi privind arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile se regasesc in Sectiunea F din Norma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobata prin OMEF 3512/2008.

Potrivit acestora, persoanele prevazute la art. 1 din Legea 82/1991, republicata, au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dupa caz.

Termenele de pastrare prevazute de aceasta norma sunt:

-    termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani,
-    termenul de pastrare a registrelor si a documentelor justificative si contabile este de 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu urmatoarele exceptii:
-    facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.
-    Documentele prevazute in anexa 4 la OMEF 3512/2008 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
-    documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

Documentele prevazute in anexa 4 la OMEF 3512/2008 care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii 82/1991, republicata sunt:
1. Nota de receptie si constatare de diferente                                  
2. Bon de primire in consignatie                                                
3. Bon de predare, transfer, restituire                                         
4. Bon de consum                                                              
5. Bon de consum (colectiv)                                               
6. Fisa limita de consum                                                   
7. Dispozitie de livrare                                                       
8. Fisa de magazie                                                              
9. Fisa de magazie (cu doua unitati de masura)                                
10. Lista de inventariere                                                        
11. Lista de inventariere                                                      
12. Lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice)                    
13. Chitanta                                                                     
14. Chitanta pentru operatiuni in valuta                                       
15. Dispozitie de plata/incasare catre casierie                                  
16. Decont pentru operatiuni in participatie                                     
17. Ordin de deplasare (delegatie)                                               
18. Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
19. Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe)                              
20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)                
21. Nota de debitare-creditare                                                   
22. Extras de cont                                                               
23. Borderou de primire a obiectelor in consignatie                              
24. Borderou de iesire a obiectelor in consignatie                               
25. Jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice)                 
26. Fisa  de cont pentru operatiuni diverse                                      
27. Fisa  de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei)              
28. Document cumulativ                                                           
29. Document cumulativ                                                         
30. Decizie de imputare                                                          
31. Angajament de plata                                                     

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea 82/1991, republicata, documentele contabile se arhiveaza in conformitate cu prevederile Legii 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:
   - documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
   - gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
   - dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
   - evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Documentele eliminate din arhiva se predau unitatilor de colectare a deseurilor de hartie.