Inregistrare cheltuieli de deplasare. Cum procedam?

Urmeaza sa vedem prin analiza de fata in ce mod inregistram in contabilitate si ce tratament fiscal aplicam pentru bonurile fiscale cu cheltuieli de protocol, ocazionate de deplasarea directorului general in interes de serviciu, in afara localitatii unde se afla locul muncii. In contextul dat, se precizeaza ca toate cheltuielile de deplasare se introduc in contabilitate cu decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) si ordin de deplasare pentru deplasarile in tara.

Drepturile si obligatiile personalului pe perioada delegarii si detasarii sunt reglementate de HG 1860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii, in cadrul localitatii, in interesul serviciului

Potrivit dispozitiilor art. 9, salariatul aflat in delegare sau detasare intr-o localitate situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care isi are locul permanent de munca primeste o indemnizatie zilnica de delegare sau de detasare, indiferent de functia pe care o indeplineste si de autoritatea sau institutia publica in care isi desfasoara activitatea. Numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare sau detasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare.

Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar.

In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de restituit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de dispozitie de incasare (cod 14-4-4 sau cod 14-4-4/a, dupa caz).

Banii primiti și cheltuiti pe perioada delegarii, nu trebuie justificati. In contabilitate se inregistreaza suma cheltuita și nu contravaloarea bonurilor cu apa.

Conform prevederilor Legii 168/2013 privind aprobarea OG 8/2013 pentru modificarea si completarea Legii 571/2003 privind Codul fiscal si reglementarea unor masuri financiar-fiscal, incepand cu data de 1 iulie 2013 prevederile referitoare la limitarea deducerii cheltuielilor cu indemnizatia de deplasare (art. 21, alin. 3, lit. b) au fost abrogate. Ca urmare, sumelor acordate salariatilor peste limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice, le sunt aplicabile prevederile art. 55, alin. (2), lit. i) din Codul fiscal
si cele ale art. 296, indice 4, alin. (1), lit. m).

Pentru deplasarile in tara nivelul diurnei pentru institutiile publice prevazut de HG 1860/2006, cu modificarile ulterioare, este de 13 lei/zi, si o suma deductibila de 13 lei/zi x 2,5 = 32,5 lei/zi.

Diferenta reprezentand diurna acordata salariatilor peste limita de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru institutiile publice se include in veniturile salariale si in baza de calcul a contributiilor sociale in luna in care este acordata.

Cheltuielile cu diurna se inregistreaza in evidenta contabila cu ajutorul ct. 625 "Cheltuieli cu deplasari, detașari si transferari".

Din punct de vedere al inregistrarilor in evidenta contabila și al calculelor privind impozitul pe venit și contributiile aferente, exemplifica urmatoarele:

-        Salariul brut                 =        1.800 lei

-        Diurna acordata           =             80 lei (2 zile x 40 lei)

-        Suma deductibila         =             65 lei (32,5 lei x 2 zile)

(la impozitul pe venit)

         
-        Acordarea avansului de deplasare conform Ordinului de deplasare

 

542              =                  5311            80 lei

"Avansuri de                     "Casa in lei"

trezorerie"

 

          625              =                  542              65 lei

"Cheltuieli cu deplasari,      "Avansuri de trezorerie

detașari si transferari"

 

-        Inregistrarea statului de plata

641              =                  421           1.815 lei (15 lei provin de la depașirea limitei cheltuielilor cu diurna)

 

421              =                  %                 517 lei

                                                 4312             191

                                                 4314            100

                                                 4372                9

                                                   444            202    (1.265 x 16%)

                                                   542              15

                             

Cotele de contributii (10,5%, 5,5%, 05%) se aplica la 1.815 lei.

          1.815 - 250 deducerea pers - 300 contributii = 1.265 lei

 
-        Plata salariului

 

421              =                  5311            1.298 lei (1.815 - 517)
 

Cheltuielile de natura indemnizatiei de deplasare, indiferent de marimea lor, sunt considerate deductibile la calculul impozitului pe profit pentru societate, iar sumele respective sunt impozitate la salariat.

Daca intrebarea d-voastra se refera la cheltuielile efectuate de directorul companiei cu acordarea de tratatii pentru partenerii de afaceri din localitatile in care s-au deplasat, atunci sunt aplicabile prevederile art. 21, alin.(3), lit. a) din Codul fiscal.

Daca directorul societatii nu are un contract individual de munca incheiat cu societatea, atunci toate cheltuielile cu diurna sunt nedeductibile (art. 21, alin. (1)).